建筑公司合同部合同审查资料管理制度

建筑公司合同部合同审查资料管理制度

一、背景及目的

建筑公司合同部负责对公司所签订的各类合同进行审查，确保合同内容的合法性和合规性。为了提高合同审查工作的效率和准确性，确保合同资料的有序管理，特制定本《建筑公司合同部合同审查资料管理制度》。

二、适用范围

本制度适用于建筑公司合同部全体工作人员，包括合同审查员、文件管理员等。

三、合同审查资料的分类与管理

1. 合同审查资料的分类

根据合同的性质、内容和重要性，合同审查资料分为以下几类：

(1) 投标文件：包括招标文件、投标书等；

(2) 合同文件：包括正式合同和补充协议等；

(3) 技术文件：包括设计文件、施工图纸等；

(4) 业务资料：包括合同备忘录、变更通知等。

2. 合同审查资料的管理

(1) 归档编号：对于每一个合同审查资料，需进行归档编号，以便后续查阅和管理。

(2) 文件保存：合同审查资料应采用电子文档形式保存，并在文件

服务器中建立相应的文件夹进行分类存储。

(3) 审查记录：合同审查员应记录每一份合同审查的过程和结果，

并将审查意见及时通知合同起草人。

(4) 文件备份：对于特殊重要的合同文件，应进行定期备份，并存

储在安全可靠的服务器或云存储平台上，以防止文件丢失或损坏。

四、合同审查资料的申请与借阅

1. 合同审查资料的申请

(1) 借阅申请：任何合同部员工需要借阅合同审查资料，均需提前

向文件管理员提交借阅申请。

(2) 申请审批：文件管理员收到借阅申请后，将进行审批，并根据

具体情况确定借阅期限及借阅人员。

(3) 借阅登记：文件管理员需在借阅册上登记借阅人员、借阅文件、借阅日期等相关信息。

2. 合同审查资料的借阅注意事项

(1) 借阅期限：借阅期限原则上不超过3个工作日，若需要延期，

应提前向文件管理员进行申请并获得批准。

(2) 保密要求：借阅人员应严格遵守保密制度，不得将借阅文件外

借或泄露给其他人。

(3) 文件归还：借阅人员应在借阅期限到期前将文件归还给文件管

理员，并进行登记确认。

五、合同审查资料的销毁

1. 销毁条件：合同审查资料的销毁需符合以下条件：

(1) 合同已履行完毕或终止；

(2) 合同审查资料的保管期限已满。

2. 销毁程序：

(1) 提交申请：文件管理员收到合同部员工的销毁申请后，将进行

审批，并核对相应的合同信息。

(2) 销毁方式：对于纸质文件，应采取机密文件粉碎机进行销毁；

对于电子文件，应进行彻底删除，以防止恢复。

六、附则

本制度自发布之日起执行。对于合同部工作人员违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。

以上是《建筑公司合同部合同审查资料管理制度》的内容，旨在规

范合同部的合同审查工作、合同资料的分类与管理、以及借阅和销毁

等方面的要求。建立和健全合同资料管理制度，将对公司的日常运营

和合同风险控制起到积极的推动作用。