医院档案管理

⑤本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政 领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话 稿等文件材料。
⑥本单位各种基础数字统计报表和分析材料。如：党员、团员、干部、离退休干 部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、 纪检监察案件统计报表，主管业务统计报表，财务决算， 审计结论等。（容易 遗漏的重点）
把握好十类文件材料的收集工作
1）“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、通告、函、批复、 批转文件等； 2）“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等； 3）公布性文件，如公告、通告、布告等； 4）内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等； 5）记载性文件，如大事记、工作日志、组织沿革等； 6）报道性文件； 7）契约性文件，如协议、合同、意向书等； 8）证明性文件，如介绍信存根、组织关系存根等； 9）照片、音像、实物； 10）电子文件，包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类电子文件等。
可以如此理解排列规则：
• 在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列 • 同一事由的归档文件应集中排列在一起 • 同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列 • 不同事由的归档文件应按照时间顺序排列 • 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
具体的排列方法可分为二步
第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来，可按文 件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。
一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质 相配套的其他载体形式的资料是否齐备。 二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续 是否完备。
三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。 用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料， 不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材 料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件 与 传真件一同存档。随着办公自动化的普及， 对 无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本 和文件签批单即可。
这些材料来自四个方面，一是本单位形成的； 二是上级单位颁发的；三是下级单位上报的； 四是同级单位和不相隶属单位抄送的。
国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围与档案保 管期限规定》中明确了企业文件材料归档范围。
可以理解为能够反映本单位主要职能和基本历史面貌的， 对本单位工作、国家建设和历史研究有利用价值；对维护国 家、集体和公民权益等发面具有凭证价值的；对本单位具有 查考价值的；以及需要贯彻执行的、报送的重要文件材料是 档案工作者所需要收集的。 企业职能：经营管理、生产技术 管理、行政管理、党群工作、公司治理、产业管理或项目管 理、事业部制的机构设置、派出机构的管理等。
要根据事先制订的文书档案保管期限表，将文件划分为永久、定期 两类。 定期分30年、10年。保管期限代码：分别为“1、2、3”或“Y、C、 D”对应代表永久、长期、短期。
需要注意的是：
一是注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值，如请示和批复。在 划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系，将密不可分和有必 然逻辑联系的放在一起来判定它的价值；
3、机构----年度----保管期限分类法 4、年度----问题----保管期限分类法
5、保管期限----年度----问题分类法 6、问题----年度----保管期限分类法
7、年度----保管期限分类法
8、保管期限----年度分类法
推荐分类方法：
以采用“年度——组织机构—— 保管期限”进行分类为例， 室编件号应在同一年度同一组织机构的一 个保管期限内从 “1” 开始逐件流水编号。例如办公室1999年形成永久、长 期、短期三个保管期限的归档文件，编号后形成三条流水。 同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
有很多，有文书档案（或称公文档案）、科学技术档
案、人事档案、公共档案、私人档案、专业档案、工程档案、 会计档案、音像档案等等。
在我国，仅就文书档案而言，按形成的时期和性质分， 又有明清档案、民国档案、革命历史档案和建国以后形成的 档案等。
(一)本单位制定的法规政策性文件材料; (二)本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料; (三)本单位职能活动中形成的重要业务文件材料; (四)本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示， 重要的报告、 总结、综合统计报表等; (五)本单位机构演变、人事任免等文件材料; (六)本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文 件材料; (七)上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料; (八)同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、 批复等文件材料。
二 是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值，如果与本单位主要 职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高，反之就低。不 论是上级、 下级还是本单位形成的文件，主要看文件内容的重要程度、 作用大小；
三是研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。
四是要从长远考虑文件的作用价值，就高不就低。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法归 档文件的排列次序的过程，排列的原则即事由原则，也就是将同一事由 的相关文件排列在一起。事由可以指一件事、一次活动。例如一次请示 或报告，批复收到后，就要以视为事由办理完毕，一次会议或一 项活动 可以视为一个事由，按事由排列文件即反映了文件之间的联系，又可以 存取方便，便于检索。
文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者 拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批 条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分， 应与文件作为一件。
排列时注意批复在前，请示在后； 正文在前， 附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件 的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材 料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材 料在后。
收集文件—归档范围审查—分类— 组件— 修整装订—判定保管期限—排列— 加盖填写归档章—编目—装盒— 填写盒内备考表—填写档案盒封面脊
背—上架（档案柜）
（以文书档案整理为例 ）
1、
凡是本单位工作活动中形成、办理完毕的，
对以后工作有考查利用价值的公文、电报、各 种记录、单位出版物以及各种图表、册簿、照 片、录音、录象等都应齐全完整地收集起来，
①本单位领导和有关部门负责人参加上级单位召开的会议带回的文件材料，尤其 是本单位领导在会议上的讲话 、发言以及会议上印发本单位的典型材料。 （开 会带回来的东西很重要，尤其是开会时有发言稿的）
②代上级单位拟稿并被采用的文件定稿和印本。
③上级单位批转、转发本单位的文件。
④国家、省、市和上级单位领导视察、调查、检查本单位、本系统工作时的指示、 讲话、题词和声像等材料。
件，即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件 （自然件），在实际操作中， 将收集来的文件按本级、上级、 下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文 件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
以下文件必须作为一件排列在一起：
上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级 的请示、 正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制 件、多种文字形成的同一文件、报表、名册、图册等一册 （本）为一 件，来文与复文可为一件等等。
归档章应盖在每份归档文件的上方中间空白处。
编号项目分为必备项和选择项，必备项包括全宗号、年度、保管期限和 件号，选择项主要是机构（问 题）项。
全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号，可暂不填写。年度 是指归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。如二 OO一年表示为 “2001”，不能简化为“01”。保管期限分为永久、30 年、 10年。件号分室编件号和馆编件号两项，室编件号即单位档案室在 归档文件排列后的顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内， 按文件排列顺序从“1”开始排。馆编件号是档案移交进馆后，按档案馆 的有关规定填写的顺序号，可以不填。
在工作中要注意，一是确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文 必 档”，档案是由文书材料等转化而来，但只有处理完毕又具有查考利 用价值的文书，才能转化为档案。
二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定审查、鉴定、 销 毁，处理不归档文件时，要妥善处 置防止泄密。
以正确的方式管理和保护档案，以保证其真实性、可靠性、完整性 和可用性 。
⑦本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工 作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。（全面反映本单位单项职能工作 的文件材料）
⑧本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料。
⑨本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称 评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（涉及单位及个人的 文件材料是利用高频文件）
——《中华人民共和国档案法》第二条
首先，档案是一定历史时期、一定政权机关形成的。 第二，档案是在各机关的活动中形成的。 第三，档案是逐年形成的。 第四，档案是在各项工作或生产活动中形成的。
我们档案管理人员在进行档案整理的时候，必须尊重 历史，历史上档案是怎样形成的，就应该怎样去整理，不能 凭主观想的一套去整理。这一点是非常重要的。
⑶合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合 同管理执行情况的文件材料。（此项为科技档案，也是收集的重点）
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文 书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
归档的文件材料一定是原件— 即原始凭证，而不能是复印件。 记 录了社会实践活动过程的， 保存了工作痕迹。如复制件应加盖复制单位 戳记的文件材料，亦应收集归档。 归档的文件材料应保持文件的原貌， 不可随意改变其内容、形式 、状态等。 没有原始性就没有真实性。
按年度分类将文件按其形成年Байду номын сангаас分类。
跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、 统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的 文件， 统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会 议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成 年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
《归档文件整理规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，
即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层 次和类别，构成有机体系的过程。
分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
复式分类法与分类方案
1、年度----机构----保管期限分类法 2、保管期限----年度----机构分类法
第二步再将不同事由的文件排列起来，可按事由形成时间先 后或重要程度排列，也可按作者或承办者的级别排列，会议 文件等成套文件可集中排列。
需要注意的问题：
一是不宜按收发文字号排列归档文件，造成一个事由分散排 列；
二是实行 “随办随归”的单位，应确保同一归档文件排列在 一起；
三是注意零散文件的处理，确保归档文件的齐全完整。
⑯本单位领导班子及成员的述职报告。（易漏掉的材料）
⑰政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如 ⑴用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；
⑵招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、 专家意见、竞标结果 ，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材 料；
⑩本单位制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。
⑪本单位编印的简报、出版物定稿、样本。包括单位沿革、大事记、年鉴、组 织史、志书等。
⑫本单位请示与上级单位的批复，下级单位的请示与本机关的批复。 ⑬本单位与外单位签订的各种合同、协议书等。 ⑭本单位检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。 ⑮新闻媒介（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本单位工作活动的文 章、图片、采播通知单等。
张娜 人力资源部 2020.09.28
档案是行政管理、文化与思维活动的唯 一可靠证据，是社会演变的特有反映 。 档 案是决策、行动和记忆的记录。
——《档案共同宣言》（在挪 威首都奥斯陆召开的第42届国际档案圆桌会议暨2010年度 大会通过)
是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和 其他组织以及个人从事经济、政治、文化 、社会、 生态文明、军事、外事 、科技等方面活动直接形成 的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式的历史记录。