浅析采购业务的内部控制制度设计(10页)

浅谈采购业务的内部控制制度设计

摘要：采购业务活动是企业经营活动的重要内容，长期以来一直备受关注，完善的采购业务内部控制制度对于降低企业的采购和生产成本、提高企业的市场竞争力、阻塞管理漏洞具有很大的促进作用。通过对采购业务存在的问题的分析，找出企业采购业务内部控制的不足，在请购、采购、验收与保管、审核、退货、付款结算等环节进一步加强对采购业务的内部控制。

关键词：采购业务内部控制制度设计

随社会经济的快速发展，市场竞争加剧，企业必须加强企业自身的生产经营能力，降低生产经营成本。而采购成本又是企业生产成本必不可少的一部分，在企业的发展过程中起着举足轻重的作用。所以加强对采购业务的管理、完善其内部控制制度显得尤为重要。另外采购又可以说是企业利润的一个重要源泉，如果采用科学的方法进行采购，不仅可以降低采购成本，还可以使企业利润和竞争力得到大幅度提升。因此，为了降低采购成本、增加企业利润，就必须对采购工作加以规范，其中重要的一条途径是加强和完善采购业务的内部控制制度。一．采购业务过程中存在的问题

（一）不相容职务没有做到相分离，没有完善的内部牵制制度，很多采购活动缺乏有效的监督，容易出现收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等现象。

企业在采购的请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款的执行等岗位在大多数情况下没有做到相分离，没有独立稽核控制活动，甚至连起码的内部牵制都没有，对采购活动严

重缺少监督。在这种情况下，采购业务的相关人员很可能相互勾结，徇私舞弊，收取回扣，套取企业的资金财产和物资。例如：询价与确定供应商职位没有做到相分离就会使相关人员与供应商合谋，从中收取回扣，骗取公司钱财，甚至影响采购物资的质量，存在价格高质量低劣的情况，不仅影响企业产品的质量更影响采购成本。再者请购与审批为同一人时会出现自己请购自己审批，目前不少企业存在这种情况，这样很容易使企业资金物资流失。以上这些都会严重危害企业的经济利益。

（二）采购业务没有生产计划和采购预算。表现为以下几个方面：

①盲目采购，使得存货堆积，采购成本上升，同时大量存货占用太多的资金，在一定程度上会造成企业流动资金周转困难。

②采购不及时，或不能一次性提供企业生产所需的物资，物资不能及时供应，影响下一步产品的生产，影响生产进度，甚至造成生产停滞不前，难以准时交货。

③采购成本过高，使生产成本相应的提高，影响企业利润的增加。由于缺乏采购计划和预算使得在进行材料采购时因为采购数量的问题使得企业不能在物资采购时获得价格优惠，零散的采购没有集中起来形成采购规模，难以获得供应商的优惠价格；每次采购批量小，次数多，运输成本高，采购成本高相应增加，从而导致产品成本加大，失去产品在价格上的竞争优势。

④付款不及时，影响企业的信誉以及企业形象。因为缺乏现金预算，没有周密的采购付款计划，企业资金短缺，不能及时安排付款，使企业信誉受损，影响企业的长远发展。

（三）相关业务人员缺乏一定的业务素质。

因为自身业务素质问题，使得业务人员在物资采购时可能存在缺乏询价技巧等问题，不能获得供应商的底价；另外不能熟练的辨别材料质量的好坏优劣；不了解相应的财经法规，使得业务人员因违反国家法律法规可能遭受外部的处罚和遭受一定的经济损失；相关业务人员在采购过程中利用职权徇私舞弊，偷工减料，收取回扣，使企业集体财产流入私人的口袋。

（四）缺乏对供应商的管理。具体表现在以下几个方面：

①没有对供应商的具体情况进行深入细致调查。对供应商的信誉、资料不够了解，会造成在材料采购时材料质量的不合格或者缺斤少两等问题；交货期没有保障，

不能及时安排生产或不能及时交货，既增加了经济成本又增加了时间成本。

②缺乏系统完善的供应商管理制度。在平时没有建立供应商档案，只有在进行物资采购时才会加强对供应商的关注，必然带来选择的盲目性，不能保障以最低采购价格、最优条件完成采购。采购方无法及时了解供应商的情况，只能通过增加存货来避免不确定事件的发生，从而造成采购、库存成本的大大增加。

③没有建立长期的合作关系。由于采购方与供应商没有建立长期合作伙伴关系，而是一种短期合作关系，这种供应关系往往是临时性的，双方缺乏有效的合作与协调，因此，供应商很少为采购方做出过多让步，往往是竞争多于合作。（五）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

（六）采购合同与采购成本方面存在的风险问题：

①采购合同方面存在的风险问题：

A．签订虚假的合同套取现金，使得企业财务受损。由于采购流程和审批环节存在的缺陷，导致相关业务人员运用职务便利与合同的对方签订虚假合同以谋取公司的财产，套取公司的资金，给企业带来巨大的损失。

B．价格虚高，合同条款表述不清。有些合同表述不够清晰，使得合同双方在出现问题时找不到表述清楚且合理的依据，造成合同纠纷，带来不必要的损失。C．合同条款执行不严，未能有效的追究违约责任。合同中未能具体规定相关问题产生时谁该负责相应的责任，比如出现材料质量、规格不合格，或材料缺斤少两双方该怎样明确责任。

永昌钢厂与华隆公司的购销工业用角钢签订的一份合同可以对以上B、C两点进行相应的解释：（1）永昌钢厂为华隆公司提供工业用角钢1000吨（2）华隆公司交货前预付货款40%，货到后全部付清货款。（3）永昌钢厂在签订合同后，在两个月内全部交货。（4）未尽事宜，相互协商解决。

该合同的合同条款表述不清，双方在材料的单价、规格、型号、质量要求及金额等方面没有具体的规定，没有说明违约责任，没有相关的费用承担责任。D．合同行为不当。一些供应商为了自身利益可能会采取一些不正当手段，如对采购人员行贿，套取公司采购标底，给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品等，以此损害公司经济利益。

②采购成本方面存在的风险：

A．采购的前期费用偏高，采购的前期工作包括：市场调查、质量评审、信用评估、供需洽谈、派出人员现场调查。这些如果控制不好就会导致信息虚假，差旅费过高。

B．采购的价格对企业不利。采购价格是企业采购成本的主要部分，它会影响企业的生产成本，进而影响产品的销售成本。采购成本过高会使产品的销售价格上升，导致企业的销售利润下降。

C．采购的数量批量不合理。采购的数量批量会影响企业物资采购的价格，影响物资采购的成本、资金占用成本、缺货成本。合理的采购数量和批量会使企业获得价格优惠，同时还可以降低采购时所要发生的的运输费。不合理的采购数量和批量不仅会使企业的流动资金减少，资源浪费，还会增加成本，不利于企业的发展。

D．采购原料的质量特性不符合要求。不同的产品所要求的材料的质量不同，如果没根据产品的具体要求而购进的物资不仅会浪费企业资金资源，还会影响生产进度和产品的质量。

二、企业采购业务内部控制制度设计的意义

由于在采购业务中存在不少的问题，所以加强采购业务的内部控制、完善采购业务内部控制制度设计对与企业的长远发展以及企业经济效益的提高有着重要的意义。

1．有利于完善内部牵制制度，加强对采购业务的监督与管理，使职员之间职责分工更加明确。

采购业务中由于职务分工不明确，不相容职务往往没有做到相分离，使得在材料采购中往往会出现徇私舞弊，利用职务便利谋取私利，收取回扣。通过采购业务内部控制制度设计可以有效的减轻这一现象，有力的加强企业的内部控制。2．有利于规范公司采购管理，减少违法违纪行为。

采购业务是企业日常生产的基本业务，其业务繁琐，内容复杂，比较容易出现违法违纪的行为，比如齐齐哈尔第二制药有限公司的假“亮菌甲素注射液”事件，该厂采购执行人员和相关主管人员违反物料采购规范和药品生产质量管理法规及相关规章制度，严重违规操作，导致发生重大伤亡事故，损害商家和消费者