商务英语信函写作

六、具体
• 在商务信函中 ,要尽可能使所传递的信息具 体、准确而形象。 • We hope the equipment will be delivered to our company as soon as possible.(×) • Please deliver the equipment to our company before next Friday. (√)
五、简洁
• 有力、 生动的措词是增强国际商务信函有效性的 一大法宝。 • ABC Corporation was founded fifty years ago and it now has branch offices in four states and it employs nearly 400 individuals. (×) • ABC Corporation was founded fifty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. (√) • As what you have requested ,we are sending you our newest catalog. (×) • As requested, … (√)
少用否定形式
• 在商务信函中，出现一些否定和消极面的信息是难免的，如 涨价等，在这种情况下，要尽量强调积极面，减少负面词汇。 积极因素较消极因素更能激发对方兴趣 ，获得对方认同。 • 尽量少用否定词，“not，can’t”等；避免使用消极的词汇， “delay，unacceptable”等，多使用积极词汇， “reasonable，appreciate”等，“Please be assured that…” • We do not believe that you will have cause for dissatisfaction. (×) • We feel surely that you will be entirely satisfied. (√) • We cannot fill your order because you failed to send your check. (×) • We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check. (√)
礼貌、委婉语气
• 礼貌可以带来友谊，使对方阅读后产生好 感。委婉礼貌用语在wk.baidu.com务信函中既可委婉 地拒绝对方的要求或条件，而又能保持友 好的贸易关系。因此在商务信函中，要学 会用委婉的语气来指出对方的不尽如人意 之处。
礼貌、委婉语气
• We regret having to remind you that we have not received your payment of the balance of US $5 000. • We have not received your payment of the balance of US $ 5000. You have to replace the damaged records. We will appreciate it if you replace the damaged records. If understood your letter correctly, I would immediately accept your offer. Your letter is not clear at all, I cannot understand it.
“四部式” 正文结构
• 商务信函由四部分组成 ，即引言(introduction) 、 详情(details) 、 应答(response)和结束语(close) 。 • 引言：出于礼貌 ，常常通过告知事由或提及彼此 以前的联系引出正文 ，而不是开门见山谈具体的 事情 ，以免唐突与失礼。 • 常用句型：
平头式
商 务 信 函 的 格 式
（ 完 全 平 头 式 ）
商务信函的格式
• • • • •
基本部分： （1）信头 （2）日期：英国12 July 2003；July 12,2003 （3）信内地址 （4）称呼语：Dear Sirs（写给某个机构而非具体某个人）； Dear Sir or Madam（写给某个不知姓名的部门或机构负责人） • （5）正文 • （6）信尾客套语：置于信函正文空出2-4行处
称呼
Dear Sir (s) /Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Miss Jones/ Dear Sam
结尾敬语
Yours faithfully Yours sincerely
• （7）签名
英文商务信函的组成部分
• • • • 其他部分： （1）附件（Enclosure，Enc.） （2）档号（Ref.） （3）标题（Subject）：信函内容的简要提示，置于称呼语 下方，中间空一行。标题一般要大写 • （4）抄送副本（Courtesy Copy，C.C.），信函的副本需抄 送给第三方“C.C. Ravi Gopal, General Manager” • （4）邮寄说明：航空By Air-Mail；挂号信Registered；快信 Express；Printed Matter 印刷品； Confidential 密件
二、体谅
• 与其他写作不同 ，商务英语信函写作强调的是信 息沟通的效果 ，不仅要关心内容的正确与完整 ， 还必须重视对方的反应 ，只有站在对方的立场上 思考和处理问题 ，才能获得满意的沟通效果。 • 应注意强调对方利益。在商务英语写作中 ，对方 获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么 利益以及这些利益是否能满足他们的需要。
用陈述句表示委婉的祈使意义
• 信函涉及的双方为贸易伙伴，地位是平等 的。因此，一方如果希望另一方采取某种 行为，一般都不使用祈使句型，而用陈述 句表示自己的愿望，至于对方是否采取这 种行动则留待对方定夺。 • It would be appreciated if you could send us your shipping instructions. (√) • Don’t forget to send us your shipping instructions. (×)
2014年8月
知识目标
• 掌握信封和信函的基本构成和行文要求
• 掌握商务信函的写作原则
• 掌握商务信函的写作技巧
• 了解商务信函的文体特点
大纲
商务信函的信封格式
商务信函的格式
商务信函写作七原则 商务信函的写作技巧 商务信函的文体特点 常用商务信函写作
信封（缩格式）
信封
（1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务 必与封内地址一致，寄信人姓名前无需加头衔或 职称 （2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置， 包括尊称/头衔、工作部门、姓名、地址、邮编 （3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是： 先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先 写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省 及邮政编码，最后写国名
“四部式” 正文结构
• 详情：具体说明事宜及具体要求。这部分 是正文的核心。如涉及几件不同事项 ，应 该按照主次顺序分几个段落进行说明 ，通 常是一个段落说明一个事项；同时，在叙 述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常 把涉及限制、 付款、 罚款、赔偿等不好的 信息放在最后。
“四部式” 正文结构
• 应答：该部分是第二部分的延续，可以是 要求对方确认、 答复或寄来价目表，也可 以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对 方询价或咨询。可根据具体情况来确定这 一部分内容是否有存在的必要。 • 结束语：通常是以一个相关的短句结束全 文，是在完成以上三部分之后表示礼节性 的一句客套语。
• We refer to your Order No. 8 and regret to say that … • Thank you for your letter dated… • Through the courtesy of our Commercial Counselor’s Office in London , we learned that you are interested in doing business with us.
七、正确
• 商务英语信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业 形象等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行 商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业英语信函写作 的最重要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号 无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的 信息、数字、事实准确无误。 • We strongly demand immediate payment in full or partial payment with a statement of when you will pay the balance. • 我们强烈要求你们马上全部付款或者部分付款，但要说明 何时将余款付清。 • 在普通英语中，“balance” 表示“平衡”，而在商务英 语中则表示“结余, 余额”。
• We shall take a firm line with the firm. • 第一个 “firm” 的意思是 “strong”，第二个 “firm” 的意思是 “company”。在一句话中 ， 要避免重复使用一个有两种不同含意的词。 • We shall take a strong line with the firm.
二、体谅
• “You attitude”在商务交际活动中以对方为中心，站 在对方的角度考虑问题，尽量照顾对方的感受，满足 对方的需求，以达到我方成功交际的目的。 • We allow you 2 percent discount for cash payment. • You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. • We have received your letter about shipment． • Thank you for your letter regarding shipment． • We are glad to have got your business card and some of your samples． • You kindly presented your business card and some of your samples．
三、完整
• 完整不是冗长啰嗦，它指的是商务信函中应包括 所有必要的信息。一封完整的商业信函应该是对 对方提出的问题逐一做答而且对自己要表达的重 要信息说明清楚。 信函的完整性有助于建立良好 的企业形象，节省双方的商务往来时间而达到预 期的效果，避免因重要信息不全而引起的不必要 的纠纷。
四、清楚
• 商务英语信函写作最重要的原则。一封含 糊不清、 辞不达意的书信会引起误会与歧 义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注 意选择准确、 简炼的词以及正确的句子结 构。
商务信函写作七原则
完整 Completeness
清楚 Clarity
体谅 Consideration
7C原则
简洁 Conciseness
礼貌 Courtesy
具体 Concreteness
正确 Correctness
一、礼貌
• 礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌 周到的信函可赢得对方好感。 • 在信函中宜多用 “It will be highly appreciated that …”，“It is our pleasure to…” ，“We feel dread fully sorry that …”，“We regret that …”等礼貌用 语。