电话管理制度

1. 目的：

为了规范电话的申请、装机、使用、撤销及费用的控制和有效管理，公司在大力提倡降本增效的背景下，特制订本制度。

2. 范围：

本制度适用于北京迪安临床检验所。

3. 管理职责：

3.1 行政部是公司电话管理的归口管理部门：

3.1.1 负责根据总公司《电话管理制度》，修订本制度；

3.1.2 负责电话使用协议的签订；

3.1.3 负责电话机的安装统筹及审批工作；

3.1.4 负责电话的安装、撤销、铺线工作；

3.1.5 负责电话费用的统计、分析、分摊工作；

3.1.6 行政部负责电话费用的控制工作及异常电话费用核查和处理；

3.1.7 负责和电信的外部沟通、协调工作，包括电话使用当中出现的故障维修、电话费用的不准确、电信信息的不准确等等。

3.2 其它各部门负责：

3.2.1 负责电话机安装的申请工作；

3.2.2 负责本部门电话费用异常情况的查处工作。

4. 电话管理内容：

4.1 电话安装原则：

4.1.1 公司所有的电话一律不开通国际长途；

4.1.2 公司总经理、副总经理、各部门主管各单独开通一部电话，开通国内长途和拨打手机短号功能；

4.1.3 各个部门（除主管外）原则上只能开通一部市内电话（如果部门已经开通长途，只开通一部长途电话）；

4.1.4 各个部门（除主管外）根据业务情况确定是否开通国内长途电话，若予以开通的，此长途电话有需明确使用负责人，并且长途功能可以上锁；

4.1.5 驻外办事机构原则上不安装固定电话；因特殊原因需安装话机的，提出书面申请和陈述理由，公司仅承担座机费用，其余话费一律自理；随业务开展有安装固定电话且通话必须时，酌情处理。

4.1.7 对于除以上安装原则的其他安装需求，需要履行特殊审批流程。

附：《北京迪安临床检验所电话分布一览表》

4.2 电话安装的申请和审批：

4.2.1 对于在电话安装原则内，由行政部与各部门主管确认签字后直接安装；

4.2.2 对于在电话安装原则外，各个部门电话的安装，需部门主管填写《电话安装申请单》，由行政部经理审批后，方可安装。

4.3 电话的安装流程：

4.3.1 行政部负责填写和保存《电话安装申请单》；

4.3.2 IT专员根据《电话安装申请单》与电信公司联系电话安装事宜，电话安装好后与行政专员进行信息反馈确认。

4.3.3 电话出现故障后，由各个部门向IT专员提出电话维修申请，IT专员负责电话故障查处和解决工作；

4.3.4 电话损坏无法使用需报废的，由各个部门负责填写表二《电话报废申请》，经部门主管确认后，把申请单交给行政部签字，IT专员负责电话的报废确认工作。

4.4 电话的撤销流程：

4.4.1 由各个部门填写表三《撤销电话申请单》，行政部经理审批后，IT专员对电话进行撤销工作；

4.4.2 根据具体业务情况，行政部对各部门的电话撤销与否进行评判，站在公司整体立场上，有权利对各

部门的多余电话进行撤销，并由行政专员填写《撤销电话申请》，经行政部经理审批后，由IT专员负责撤销工作。

4.5 电话费用分析和控制措施：

4.5.1 行政专员负责制作每个月《电话费用的分摊表》和《电话异常表》（单次电话通话时间超过10分钟）；并在每个月的20日，以邮件的形式，把公司整体《电话费用分摊表》和《电话异常表》发给公司总经理、分管副总经理及各个部门主管；

4.5.2 行政专员负责每个月把公司整体《电话分摊表》和《电话异常表》张贴于公司告示栏；

4.5.3 各个部门主管负责对本部门《电话异常表》里面的异常情况进行排查，并对每个异常电话写明原因，部门主管签字确认，于每个月的25日将排查情况反馈给行政部；

4.5.4 行政专员负责对各个部门的异常电话进行调查，确认不是由于公司业务而产生的异常电话费用或者是长途电话费用，由打电话的当事人承担相应的电话费用；

4.5.5 一经行政部查实当事人有隐瞒事实情况，当事人承担相应的电话费用，并对当事人进行全公司通报批评，在当月工资里面负激励100元；行政部在异常电话调查中，触及到当事人隐私的，产生的影响及后果由当事人自负；

4.5.6 对打信息台而产生的费用，如果能找到责任人，由责任人承担拨打信息台而产生的费用，并在公司进行通报批评；如果找不到责任人，由该电话的使用人进行分摊；

4.5.7 各部门对本部门产生的电话费用有异议的，可以提请行政部复核。由于电信出现的费用差错，行政专员把情况反馈给IT专员，由IT专员和电信公司进行沟通解决；

4.5.8 行政部有义务和责任同电信公司进行积极的沟通，争取更多电信业务的优惠政策；

4.6 电话使用要求：

4.6.1 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内尤其在上班时间拨打私人电话，禁止长时间拨打私人电话。

4.6.2 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，每次的通话时间能控制在10分钟以内。

4.6.3 接听电话要求规范、礼貌。标准用语为：“您好，迪安！”；如应对方要求需进行转接时，说“请稍等！”；

如被转接用户占线，说“电话占线，请稍后再拨！”；如转接外线电话无人接听时，可礼貌地请来电者留言并予以转告。

4.6.4 各位员工应爱护电话，注意使用方式，保持电话的正常使用及延长使用年限。

4.6.5公司组建固定电话虚拟网，所有虚拟网用户通话需拨打短号。如无法知晓网内用户的号码，可向总机查询或通过总机转接或上公司网站进行查询。

5. 相关文件与表单

BJDA-RF-006-01 《电话安装申请单》

BJDA-RF-006-02 《电话报废申请》

BJDA-RF-006-03 《撤销电话申请单》

BJDA-RF-006-04 《电话费用的分摊表》

BJDA-RF-006-05 《电话异常表》

鞠躬尽瘁，死而后已。——诸葛亮