规划局档案管理办法

关于印发《姜堰市规划局档案管理暂行办法》的通知

作者：规划局办公室来源：本站原创点击数： 1331 时间：2009-10-30 13:52:01 姜规发〔2009〕22号

关于印发《姜堰市规划局档案管理

暂行办法》的通知

机关各科室，信息中心、监察大队：

《姜堰市规划局档案管理暂行办法》已经局长办公会研究通过，现印发给你们，希认真贯彻执行。

二〇〇九年十月三十日

主题词：文秘工作档案管理办法通知

抄送：市史志档案办公室

姜堰规划局办公室 2009年10月30日印发

共印15份

姜堰市规划局档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为全面规范规划系统档案管理工作,提高档案利用效率，逐步实现档案管理的标准化、制度化,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《国家档案局机关档案工作业务建设规范》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规和规定，制定本办法。

第二条本办法所称的机关档案（以下简称档案），是指局机关各科室、开发区分局以及市规划信息中心、市规划监察大队在工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作应遵循下列原则：统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全。

第四条档案管理的基本要求：集中统一管理，门类收集齐全，科学分类和确定保管期限；规范有序，合理利用，确保安全。

第五条档案管理的基本任务为：

（一）对档案进行收集、整理、立卷和归档，实施统一集中管理并积极提供利用。

（二）接受上级档案主管部门的指导和检查，按规定向上级档案馆移交档案。

（三）加强档案管理业务建设和信息化建设。

（四）对局系统档案管理工作进行指导和监督。

（五）办理其它档案业务工作。

第二章档案机构及管理职责

第六条局档案工作由局档案工作领导小组统一领导。领导小组组长由分管局领导担任,成员由各科室(单位)负责人和专职档案管理人员组成。

第七条局办公室是局档案管理工作的牵头责任部门，组织实施收集、整理、保管、利用等各项档案工作，具体工作由局档案室承办。人事档案和会计档案由局办公室根据有关规定管理。各科室(单位)根据工作情况指定兼职档案管理人员负责本科室（单位）档案工作。

第八条局档案工作领导小组的主要职责为：

（一）负责对局系统档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。

（二）负责审定年度档案工作计划，并指导监督各相关部门落实。

（三）负责指导和组织档案鉴定及销毁工作。

（四）围绕全局中心工作，组织开发档案信息资源，开展业务培训和业务交流，提高档案管理整体水平。

（五）负责对违反本办法的行为和人员提出处理意见建议。

（六）负责组织实施局研究决定的关于档案管理的其它工作。

第九条专职档案管理人员的职责为：

（一）认真贯彻上级有关档案工作的方针政策、法律法规，学习档案专业知识，爱岗敬业，忠于职守，保障我局档案工作规范高效开展。

（二）根据有关业务规范，承办档案接收、整理、保管、提供利用和移交工作。

（三）负责编制年度档案工作计划，并会同兼职档案管理人员执行落实。

（四）具体指导各科室（单位）的档案工作。

（五）负责编制检索工具，采取多种形式提供利用。

（六）积极参与档案业务培训活动和档案信息资源开发利用工作。

（七）承办局档案工作领导小组及局办公室交办的其它工作。

第十条兼职档案管理人员的职责为：

（一）参与制定和执行年度档案工作计划。

（二）根据有关管理规定和业务规范，承办本科室（单位）档案的收集、保管、初步整理工作。

（三）负责做好档案形成记录，编制移交档案目录，及时办理档案移交。

（四）承办局档案工作领导小组交办的其它工作。

兼职档案管理人员的工作应与其所承担的科室（单位）日常工作一并考核。

第三章档案分类与编号

第十一条全宗内档案设文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、实物档案、人文档案、声像档案7个一级类目。

第十二条编制档号应兼顾唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性原则。

第十三条文书档案、人事档案根据上级档案管理部门和人事部门的要求分类编号；业务档案、会计档案、实物档案、科技档案、声像档案根据我局工作需要分类编号。

第十四条文书档案采用年度—问题（组织机构）分类法

文书档案的档号结构为：全宗号—年度号—问题（组织机构）—保管期限—案卷号。

第十五条业务档案设用地类、建设工程类、违法建设处理类、编制成果类等4个二级类目，采用年度—问题分类法。

业务档案的档号结构为：全宗号—年度号—类别号—案卷号。

第十六条会计档案采用年度—名称分类法，设会计凭证、总帐、明细帐、现金银行、会计报表、其它会计业务6个二级类目。

会计档案的档号结构为：类别号—年度号—案卷号。

第十七条实物档案采用年度—载体形式编制案卷号。排列顺序为领导人重要题词、奖状（奖牌、奖旗、奖杯）、证书、模型、其它实物。

实物档案的档号结构为：类别号—年度号—案卷号。

第十八条科技档案设基建档案、设备档案2个二级类目。基建档案采用年度—项目形式编制案卷号，设备档案采用年度—型号形式编制案卷号。

科技档案的档号结构为：类别号—年度号—案卷号。

第十九条声像档案采用年度—载体形式编制案卷号。排列顺序为照片、录音带、录像带、磁（光）盘、其它声像档案。

声像档案的档号结构为：类别号—年度号—案卷号。

第二十条其它档案按年度编制案卷号。

其它档案的档号结构为：类别号—年度号—案卷号。

第四章文书档案的归档范围

第二十一条根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，凡反映我局工作活动，具有查考利用价值的文件材料，均属文书档案归档范围。包括：对外行文材料；收文材料；承办或参加的重要会议材料；总结计划和重要的工作报表；组织沿革、大事记和年鉴等。

第二十二条涉及我局行文的档案应归档以下要件：各级机关（单位）的来文；拟办和批办意见；承办记录；有关会议纪要；行文的报签稿；审签人签发手稿；正式文本；根据有关规定应归档的业务材料；根据行文的特殊要求应归档的其它材料。

第二十三条局党组会、局长办公会、局业务会、专题业务会以及局内部其它重要会议的纪要应归档以下要件：审签人签发手稿；会议纪要的报签稿；正式