质量体系文件编码规定
质量管理体系文件分类与编号规定
质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件；4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系FHC－－－凤凰城SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS------标准、规范、图纸等技术性文件JL------质量记录A,B,C---版本第五条质量手册编号格式Q/FHC.SC--XXXX发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式Q/FHC.CX.XX--XXXX发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式Q/FHC.GL.XX文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定。
（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式FHC.JL.XXX顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
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质量体系文件编号规则
1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。
3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。
5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。
5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。
5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。
质量体系文件和技术文件编号规定
质量体系文件和技术文件编号规定
1. 管理体系以文件编号作为唯一性标识，文件编号按文件代号、文件类别、文件顺序、年代号顺序排列:
FGHFDGSJC / ×× / ×× — ××××
年代号
文件顺序号
文件类别号 文件代号 文件类别号：SC ——质量手册
CX ——程序文件 ZD ——作业指导书 JL ——质量活动记录
文件代号：以“ ”拼音缩写代表—— JC
2. 外来文件沿用原编号，如有多本，可按照顺序编号
3. 样品记录、原始记录编号规定：
记录顺序号（三位数） 年代号（两位数） 试验样品代号
4.
记录顺序（三位数） 年代号（两位数）
试验项目代号
5．检测报告编号规定：
顺序号。
（电脑管理系统
中的检测报告，其编号由
电脑按顺序自动给出）
月份（两位数）
年代（四位数）。
质量体系文件编码规则.doc
质量体系文件编码规则
CY/QM/BG-001
1目的
为便于文件的检索和管理，确保质量管理体系文件得到有效控制。
2适用范围
适用于本公司除技术类文件外的所有质量管理体系文件的编码。
3 文件编码规定
3.1质量手册
不编码，按版次和生效日期区分
3.2程序文件
CY / QP
—
发布年号
文件顺序号（用两位数表示）文件代号
本公司名称拼音字头缩写
3.3质量管理体系支持性文件
CY / QM / —
文件序号
部门拼音字头缩写
文件代号
本公司名称拼音字头缩写
注：A 部门拼音字头缩写：
质控中心“ZK”；销售中心“XS”；
办公室“BG”；制造部“ZZ”；
技术中心“JS”；人力资源部“RZ”；
-1-
监督部“JD”；财务结算中心“CW”；
物流中心“WL”信息中心“XX”。
B 序号以部门单独排列，为三位数。
3.4质量计划类文件
不编码以产品合同号（或产品名称）和文件名称标识3.5质量记录表格
CY / JL —
记录序号
记录代号
本公司名称拼音字头缩写
-2-。
体系文件编号规则
12）质量管理体系描述
13）质量管理体系
14）管理职责
15）资源管理
16）产品实现
17）测量、分析和改进
18）程序文件和部门关系矩阵图
19）体系条文和部门关系矩阵图
20）过程关系定位图
4.2.3质量体系文件
4.2.3.1标识
HBAL--PXXX
顺序号以数字表示
程序文件代号
公司名称代号
1.目的
为了正确地指导制定质量体系文件,使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理,确保质量体系的有效运行;
2.范围
本导则适用于本企业体系文件的编制;
3.职责
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施;
4.管理内容
4.1质量体系文件
4.1.1质量手册代号:QM
4.1.2程序文件代号:P
4.2.5质量记录
4.2.5.1标识
4.2.5.2 HDXL--QRXX-XX
顺序号以数字表示
对应程序文件顺序号
记录代号
公司名称代号
4.2.5.3结构
按企业实际需要确定,内容必须包括:
a.名称
b.标识
c.栏目
d.填写人
e.填写日期
f.确认人
编制
审核
批准
⑨3.定义：无
⑩4.职责：质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施
⑾5.内容：
质量体系文件
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
⑿6.使用记录
无
编 制
⒀
审 核
⒁
批 准
⒂
“①”处填写公司名称；
质量体系文件编码规则
层次号
组织代号
2.2编码说明
2.2.1组织代号：为“JCZX”，意指“**检测中心”。
2.2.2文件层次号：质量手册以 A表示，程序文件以B表示，规章制度、作业指导书等第三层文件以C表示，中心质量记录记录以D表示。
2.2.3中心内部门代号：
01━━主任室 02━━微生物小组
03━━药残小组
2.2.6文件序号：用三位阿拉伯数字表示(各种记录的修改版次用“-”加阿拉伯数字流水号表示)。
审 核
批 准
标题:
质量体系文件编码规则
文件编码
JCZX-C-004
发布实施ห้องสมุดไป่ตู้
2006年12月01日
本规则规定了质量体系文件和档案编码的编制方法，以利于本中心质量体系文件和档案进行编码。适用于本中心质量体系文件和档案的编码(不含行政管理及其他文件档案)。
1编码规则
1.1编码组成
1质量体系文件编码共为10位，由3部分组成。
质量体系受控文件编号规则
质量体系受控文件编号规则
1目的
为了符合ISO9001质量管理体系标准的要求，规范文件编号的规则，特制定本规范，对公司范围内所有质量体系受控文件编号方法进行约定。
2适用范围
本规范适用于公司质量体系受控文件的编号。
3职责
3.1技术部负责本规则的制定,对本规则的制定负有解释权；
3.2其他各部门严格按照本文件规定执行。
4文件编号格式说明
4.1质量手册的编号
格式：“GH - QM”
说明：GH代表广汇公司缩写
QM代表质量手册
4.2程序文件编号
格式：‘QP’‘-’X.X.X ‘-’No
说明：QP代表程序文件
X.X.X即程序文件对应质量手册条款编号
No即文件序号，同一质量手册可能包含多个程序文件，为此通过该序号予以区分。
4.3三级文件编号
格式：‘WI’‘-’DT - FY ‘-’XXX
说明：WI代表三级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
表1、部门代号说明
4.4四级记录表格编号
格式：‘FM’‘-’ DT - FY ‘-’XXX
说明：FM代表四级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
质量管理体系文件分类与编号规定
质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件;4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系FHC－－－凤凰城SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS——-——-标准、规范、图纸等技术性文件JL-————-质量记录A,B，C-——版本第五条质量手册编号格式Q/FHC。
SC—-XXXX发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式Q/FHC.CX.XX--XXXX发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式Q/FHC。
GL.XX文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号,无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定.（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式FHC。
JL。
XXX顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件,文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色);技术图纸使用技术资料专用章（红色）;通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控"专用标识，标识为:受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
质量体系文件编号规则
质量体系⽂件编号规则1⽬的1.1为了使公司内部的管理体系⽂件统⼀协调，达到规范化和标准化要求,对⽂件编号、版本变更、部门代码及⽂件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适⽤于与正裕⼯业有限公司管理体系有关的⽂件编号的管理。
3定义3.1⽆4涉及部门4.1所有部门5⼀般原则5.1质量⼿册的编号原则5.1.1质量⼿册的编号为：A DD QM-流⽔号ADD——公司英⽂名称QM——质量⼿册的英⽂缩写流⽔号——从01⾄995.1.2版本：第⼀次出版，版本号为“A”，⼆版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，⽤0⾄9的阿拉伯数字表⽰。
5.2程序⽂件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——⽂本格式代号；XXX——⽂件流⽔号（从001⾄999）；5.2.2⽂本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流⽔号/版本号ADD——公司名称的英⽂缩写；F——表格的英⽂缩写；流⽔号——从001⾄999；版本号——⾸版为“A”，⼆版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序⽂件附表以外的编号，程序⽂件的表格编号规则见《程序⽂件编写程序》。
5.4外来⽂件的编号为：5.4.1FD-类别-流⽔号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来⽂件的英⽂缩写；□□——外来⽂件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来⽂件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---⾏政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类⽂件。
5.4.3外来⽂件来源处名称为客户名称的两位英⽂或汉语拼⾳缩写；5.4.4⼊库年⽉⽇作为外来⽂件的⽂件版号。
5.5各类外来⽂件的流⽔号为各⾃独⽴的流⽔系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流⽔号ADD——公司英⽂缩写；□□——⽂件格式；其中⽂件格式缩写： FAX---传真⽂件； MTR---会议记录。
体系文件编号规则
4.2.1.2 结构1. 目的为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于 文件管理，确保质量体系的有效运行。
2. 范围本导则适用于本企业体系文件的编制。
3. 职责质量部负责本导则的编制和管理，各相关部门负责本导则的实施。
4. 管理内容4.1 质量体系文件4.1.1质量手册（代号:QM ）4.1.2程序文件（代号:P ）4.1.3作业文件（代号:W ）4.1.4质量记录（代号:QR ）4.2 质量体系文件编写的标识和结构4.2.1质量手册4.2.1.1 标识 1） 封面2） 目录3） 修改控制4） 总经理声明5） 概述6） 手册简介7） 公司概况8） 范围与应用9） 组织结构10) 质量方针与质量目标11) 术语和定义12) 质量管理体系描述13) 质量管理体系14) 管理职责 顺序号（以数字表示） 质量手册代号 公司名称代号16） 产品实现17） 测量、分析和改进18） 程序文件和部门关系矩阵图19） 体系条文和部门关系矩阵图20） 过程关系定位图422质量体系文件4.2.2.1 标识4.2.2.2 结构a. 封面b. 正文1. 目的2. 范围3. 定义4. 职责5. 工作程序6. 相关文件7. 使用记录4.2.3作业文件作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。
其结构格式 原则上不求统一，但同一性质的作业文件结构上要一致。
4.2.3.1 标识表示）部门代号：总经理一GM 品技部-TD 、销售部-SD 、生产部-PD 、管理部-GD 财务部-FD发放编码：总经理一01品技部--02、销售部--03、生产部--04、管理部--05、财务部一064.2.3.2作业文件格式要求作业文件除了图纸和工艺文件外，其他指导性作业标准应该按照下述格式进行编制，如图例：HBAL -- P XXX顺序号（以数字表示）部门文件编号（以字母 作业文件代号公司名称代号②文件编号：HDXL-W-GD-01 ①无锡华帝线缆有限公司③文件版次：第 A 版 第0次修改④体系文件编写规则 ⑤文件页码：第1页共4页 ⑥生效日期：2009/01/01(13)(14) (15) ⑦ 1.目的：为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于文件管理，确保质量体系的有效运行。
某公司质量体系文件分类及编号规范
公司质量体系文件分类及编号规范
4.1文件分类
4.1.1质量管理体系文件分为三个层次：
第一层次：质量手册
第二层次：程序文件
第三层次：作业性文件（技术文件、管理性文件；外部文件、法律、法规）；4.1.2技术文件包括：用户需求分析设计、图纸、系统流程图、规范、工艺文件、作业指导书、项目质量计划、施工组织设计、施工措施、方案及顾客提供的图样资料、质量记录、设备资料等。
4.1.3管理性文件包括：与质量管理体系有关的公司文件、工程合同、采购文件、通知、规定、纪要、外来文件等。
4.2文件编号
4.2.1文件层次代码：
（1）管理手册—01
（2）程序文件—02
（3）质量计划—03
（4）作业指导书—04
（5）记录编号按<<记录控制程序>>执行
4.2.2质量手册Q/JLXX -01- xxxx
年代号
手册代号
公司名称拼音缩写 QMS
4.2.3程序文件Q/JLXX -02/X xxxx
年代号
顺序号
文件层次号
公司名称拼音缩写 QMS
4.2.4质量计划的编号
Q/JLXX — 03 / X — XXXX
年代号
序号（根据全公司项目先后顺序编号）
文件层次号
公司名称拼音缩写 QMS
4.2.5作业指导书:
Q/JLXX—04/X—XXXX
年代号
顺序号
文件层次号
公司名称拼音缩写
QMS。
质量管理体系文件记录编号规则
质量管理体系文件记录编号规则集团档案编码：[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]对文件和记录的编号作出明确的规定，使每份文件和记录都有规定的编号，便于文件记录的识别和检索。
2、适用范围适用于公司质量管理体系有关文件和质量管理体系运行记录、施工过程记录和工程质量记录的编号。
3、职责质量管理部负责质量管理体系文件和管理体系运行记录编号的控制与管理。
生产技术部负责工程技术文件和施工过程记录和工程质量记录编号的控制与管理。
公司办公室负责公司文件及其相关文件和记录编号的控制与管理。
其他相关单位负责本单位的文件和记录编号的控制与管理。
4、编号规则质量手册编号程序文件编号例：管理评审控制程序的编号YSJA/CX—56同一条款下有多种程序文件按以下方式编号YSJA—CX—□□—□例：材料采购控制程序的编号YSJA/CX—74—1作业指导书、技术交底编号公司发布的通用作业指导书编号例：质量计划编制指南编号YSJA/ZY—04各单位、部门编制的专业作业指导书编号例：机电安装公司编制的专用作业指导书编号JA机电/ZY—05—01技术交底编号质量计划、施工组织设计、施工方案、质量通报编号例：2011年编制的第一份施工方案YSJA/SF—2011—01—03公司管理制度编号公司文件、合同文件等其他公司内部自制文件编号按公司行政文件编号的相关要求执行。
质量记录编号程序文件下的记录编号通用作业指导书下的记录编号专用作业指导书下的记录编号 各项管理制度下的记录编号 外来文件记录的编号外来文件，国家标准、规范规定的记录使用其原编号或按其规定的编号规则编 外来文件的记录无原编号和无编号规则的编号 未印编号的文件和记录在标题的正下方或右下方按编号规则编号并填上。
5、附录 单位名称 代码 简称 单位名称 代码 简称 第一项目部 YX 一项 经理办公室 JB 经办 第二项目部 EX 二项 市场经营部 SJ 市经 第三项目部 SX 三项 生产技术部 SJ 生技 第四项目部 SX 四项 质量管理部 ZG 质管 第五项目部 WX 五项 企业策划部 CH 策划 第六项目部 LX 六项 财务部 CW 财务 机电安装公司 JD 机电 劳培行管部 LX 劳行 锅炉安装公司 GL 锅炉 安全环保部 AH 安环 金属结构公司 JG 结构 物资购配中心 WP 物配 混凝土构件厂HG混构武装保卫部WB武保质量管理体系文件／记录编号规则 YSJA/ZY －2010A 板－03 质量管理体系文件／记录编号规则 YSJA/ZY －2010A 板－03 质量管理体系文件／记录编号规则 YSJA/ZY －2010A 板－03。
3.质量体系文件编码管理标准作业规程
质量体系文件编码管理标准作业规程1目的确保公司内部所有质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管理。
2适用范围适用于公司质量体系文件和资料`，包括质量手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。
3职责品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。
4程序要点4.1文件和资料的编码除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。
4.2文件分类与编码规则4.2.1质量手册（采用“A”作为代码）。
编码格式：XXX/A—※※—※※文件发布年号标准要素号质量手册代码公司名4.1.2程序文件（采用“B”作为代码）。
编码格式：XXX/B—※※—※※文件发布年号标准要素号程序文件代码公司名4.2.3各类计划(采用“QP”缩写)。
编码格式：XXX/A—※※—※※—※※文件发布年号部门代码标准要素号质量计划缩写公司名4.2.4标准作业规程（代用“C”作为代码）。
编码格式：XXX/C—※※—※※规范序号部门代码规范代码公司名4.2.5质量记录。
a.程序文件要求的记录编码格式：编码格式：XXX/B—※※—※※—※※该文件记录表格该要素文件的序号标准要素号程序文件代码公司名b.标准作业规程要求的记录编码格式：编码格式：XXX/B—※※—※※—※※该文件记录表格规范序号部门代码规范代码公司名4.2.6其他文件资料编码。
a.审核报告（采用“IQR”缩写）：编码格式：XXX/IQR—※※—※※※※评审年度评审报告序号评审报告缩写公司名b.管理评审报告（采用“MQR”缩写）：编码格式：XXX/MQR—※※—※※※※评审年度评审报告序号评审报告缩写公司名4.3代码4.3.1公司代码用英文全称XXX表示。
4.3.2文件和资料名称代码：质量手册—A 程序手册—B 标准作业规程——C质量计划—QP 外来文件—ED 审核报告—IQR 管理评审报告—MQR 4.3.3要素号与GB/T19002—1994idtISO9002:1994第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。
质量管理体系文件编号规定和标识规则
质量管理体系文件编号规定和标识规则一、一级文件（质量手册）编号规定质量手册编号由三部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX第二部分：文件级别。
质量手册的文件级别用A表示。
第三部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：质量手册XX – A – 0英文简写版本号二、二级文件（程序文件）编号规定程序文件编号由四部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。
第二部分：文件级别。
程序文件的文件级别用B表示。
第三部分：流水号。
用1、2、3……依次排序。
第四部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：程序文件版本号XX – B – 1 - 0英文简写流水号三、三级文件编号规定三级文件编号由五部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。
第二部分：文件级别。
三级文件的文件级别用C表示。
第三部分：文件类别。
三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。
a）工作依据类型：“法规”表示为“FG”“规章”表示为“GZ”“公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”）“其他文件”表示为“QT”（意为“其他”）b）作业指导书作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。
“规范”用“GF”表示“指南”用“ZN”表示“标准”用“BZ”表示c）岗位职责用“ZZ”表示第四部分：流水号。
用1、2、3……依次排序。
第五部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：三级文件流水号XX – C –（LB）– 1 – 0英文简写文件类别版本号四、四级文件编号规则四级文件编号由五部分组成（每部分中间以“-”连接）：第一部分：公司英文简写，即XX第二部分：文件级别。
四级文件的文件级别用D表示。
第三部分：四级文件类型四级文件类型由三部分组成：用途+使用范围a）按用途分类，可分为：注册类、临床类、服务类、检查类、调查类、综合类、其他类。
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质量体系文件编码规定
编号:ZY—XZB—1002页码:第1页/共2页
质量体系文件编码规定
1．0目的
1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。
便于文件的识别、追溯和
控制。
1．0适用范围
2．1本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。
3．0职责
3.1行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。
4．0编码规定
4.1质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。
4．2代号
4．2．1公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如：XZB——行政人事部CWB——财务部JYB——经营部
GCB——工程部BAB——保安部YLB——园林清洁部
YCG——怡翠花园管理处DLG——电力大楼管理处NXG——能兴大楼管理处YDG——移动通信管理处FYG——法院管理处RJG——软件科技园管理处
KTB——怡翠花园康体部（其他依次类推）
4．2．2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示：
ZL——质量手册CX——程序文件ZY——作业指导书JL——质量记录
4．2．3顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属内容，后二位代表顺序。
程序文件前二位的编号是—00，作业指导书前二位的编号如下：
a)按职能部门、管理处区分
10—行政人事部管理20—工程部管理30—保安部管理
40—经营部管理50—财务部管理60—园林清洁部管理
70—其他部管理90—社区中心康体部管理（其他依次类推）
b)按管理处内部专业管理区分
80—接管验收管理81—公共场地管理82—设备设施管理
83—清洁绿化管理84—消防管理85—保安队管理
86—综合管理（其他依次类推）
4.3质量体系文件的编码方法
4．3．1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：
程序文件代号
作业指导书修改状态:0
质量体系文件编码规定
编号:ZY—XZB—1002页码:第2页/共2页
4．3．2作业指导书的编码由文件类别号、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达
形式如下图：
ZY——□□□——□□□□
顺序号
部门代号
作业指导书代号
4．3．3质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成，表达形式如下图：
部门代号
质量记录代号
4．4文件的版号和修改编号
4．4．1质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、……表示，当文件换版，则依次更换，质量记录的版号与其支持的文件版号一致。
4．4．2质量手册、程序文件、作业指导书文件每页均设“修改状态”栏，其后的修改编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次某章节，递加1，依次顺序为0、1、2、3、……；质量记录表格如发生修改在表格右上角的质量表格编码后增加修改编号，从1开始，每修改一次递加，依次顺序号是1、2、3……
4.4.3质量记录表格在未修改前不标注修改状态，修改后的修改状态在表格右上角编码下用（1）、（2）、（3）、·表示，每修改一次均应换页。
4.5质量体系文件的发放号由2位阿拉伯数字表示，每一个部门（或人员）用一个2位阿拉伯数字表示。
5．0引用文件和记录表格。