会议接待之前期准备工作详解
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（四）下发会议通知、登录代表名单 1、责任人：文秘材料小组。 2、责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会 单位。通知内容应包括： （1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执（附表 2） （9）会址交通导引 3、会议通知以传真（以后可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》（附 表 3），制作会议名册。登录内容应包括： （1）单位 （2）姓名 （3）职务 （4）性别 （5）民族
（二）明确会议概况 1、全体办会人员应明确会议基本情况，了解以下的基本内容： （1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等） （5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准。
（三）选定办宾馆 1、责任人：后勤保障小组。 2、责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括： （1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位） （2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等） （3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等） （4）交通（便利与否）
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会议接待之前期准备工作详解
一、会务工作的总体思路 （一）任务分解：把会务工作分解成各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均要有专人来负责。 （三）周密计划：每项任务均须要制订严密的工作计划。 （四）逐项落实：计划的每个环节、步骤都要严格落实。
二、会前准备 （一）成立会务组 1、会务组组长：总体负责。 2、文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议 纪要以及总结起草。 3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障等事宜。 4、任务分解后形成《会务工作分派表》（附表 1），相关责任人签字。
地址：山东省青岛市市北区延吉路 76 号中海大厦 网址：http://www.haian.org 电话：0532-80900819
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（5）当期有无接待能力 3、综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导 批准后，立即完成以下工作： （1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣 （2）根据会议预算领取支票
三、会中服务 （一）接站 （二）签到 （1）在正式报到前日，应完成以下工作：
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①将分装好会议材料的文件袋运至宾馆 ②统一领取代表餐券并分装至文件袋 ③统一领取代表房间钥匙 ④在房门上粘贴印有代表姓名的纸张 ⑤花卉、水果等分发到各房间 ⑥准备好签到簿、订票登记单等待用 （2）签到工作包括以下环节： ①在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌） ②在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到 （3）代表签到过程包括 ①在《会议房间安排表》上签到 ②领取会议文件袋 ③领取房间钥匙 ④确认返程日期及订票 四、会后收尾 （一）退房、送站 （二）结账
（七）会场安排 1、责任人 2、责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作： 会议室 领导临时休息室 各次分会的会场布局，包括： 大会还是圆桌会 座次安排 花卉摆设 话筒音响 灯光 摄影、摄像负责人
（八）文体活动安排
（九）房间安排 1、责任人：后勤保障小组。 2、责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括： （十）《会议册》
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（6）到达航班与到达时间 （7）是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《接站安排表》。
（五）准备会议材料、用品 1、责任人：两组分工协作。 2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括： （1）会议代表名单（附房间号） （2）日程安排，各项活动地点及注意事项等 3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括： （1）与会领导桌签（可由宾馆代为制作） （2）会议代表证（可由宾馆代为制作） （3）会场条幅（可由宾馆代为制作） （4）文件袋、笔记本、笔 （5）录音机、照相机、摄像机 （6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要） （7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发） （8）药箱（备常用药品）答案补充 六）餐饮安排
（二）明确会议概况 1、全体办会人员应明确会议基本情况，了解以下的基本内容： （1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等） （5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准。
（三）选定办宾馆 1、责任人：后勤保障小组。 2、责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括： （1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位） （2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等） （3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等） （4）交通（便利与否）
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一、会务工作的总体思路 （一）任务分解：把会务工作分解成各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均要有专人来负责。 （三）周密计划：每项任务均须要制订严密的工作计划。 （四）逐项落实：计划的每个环节、步骤都要严格落实。
二、会前准备 （一）成立会务组 1、会务组组长：总体负责。 2、文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议 纪要以及总结起草。 3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障等事宜。 4、任务分解后形成《会务工作分派表》（附表 1），相关责任人签字。
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（5）当期有无接待能力 3、综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导 批准后，立即完成以下工作： （1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣 （2）根据会议预算领取支票
三、会中服务 （一）接站 （二）签到 （1）在正式报到前日，应完成以下工作：
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①将分装好会议材料的文件袋运至宾馆 ②统一领取代表餐券并分装至文件袋 ③统一领取代表房间钥匙 ④在房门上粘贴印有代表姓名的纸张 ⑤花卉、水果等分发到各房间 ⑥准备好签到簿、订票登记单等待用 （2）签到工作包括以下环节： ①在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌） ②在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到 （3）代表签到过程包括 ①在《会议房间安排表》上签到 ②领取会议文件袋 ③领取房间钥匙 ④确认返程日期及订票 四、会后收尾 （一）退房、送站 （二）结账
（七）会场安排 1、责任人 2、责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作： 会议室 领导临时休息室 各次分会的会场布局，包括： 大会还是圆桌会 座次安排 花卉摆设 话筒音响 灯光 摄影、摄像负责人
（八）文体活动安排
（九）房间安排 1、责任人：后勤保障小组。 2、责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括： （十）《会议册》
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（6）到达航班与到达时间 （7）是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《接站安排表》。
（五）准备会议材料、用品 1、责任人：两组分工协作。 2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括： （1）会议代表名单（附房间号） （2）日程安排，各项活动地点及注意事项等 3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括： （1）与会领导桌签（可由宾馆代为制作） （2）会议代表证（可由宾馆代为制作） （3）会场条幅（可由宾馆代为制作） （4）文件袋、笔记本、笔 （5）录音机、照相机、摄像机 （6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要） （7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发） （8）药箱（备常用药品）答案补充 六）餐饮安排