内控-资质证件管理

企业内部控制—资质证件管理

一、业务目标

1.规范公司资质证件的注册、使用、年检、变更等事项，确保公司注册信息有效、安全。

2.保证系统内资质证件申报材料数据记录真实、完整。

3.资质证件申报、管理、使用过程中，确保各项财务信息的真实准确。

4.资质证件管理、使用符合国家法律、法规的规定。

二、业务风险

1.资质证件管理不当，影响公司各项战略目标的实现。

2.公司资质申报材料未经审批或超越授权审批和申报执行不当，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失和企业经营效率低下。

3.申报资料中数据界定不准确，可能导致申报材料中财务报告信息不真实、不完整。

4.公司资质证件申报材料的披露不符合国家法律、法规规定，可能遭受外部处罚，给公司带来经济和信誉损失。

三、业务范围

本业务流程主要描述公司与资质证件管理有关的内控制度。包括岗位职责及授权管理、工商注册及证照管理等流程。

四、业务流程描述

1.岗位职责及授权

.公司行政主管部门为本单位各类资质证照、证件的主管部门，全权负责对本单位的资质证照、证件的注册、保管及使用实施管理。

.公司设专门档案室、档案管理人员对各类资质证照、证件实施规范化管理。

2.证照证件的申报及管理

.工商注册

.工商注册申请

（1）新建项目获得审批后，总部战略投资发展部应向总部档案室提交总裁签字的《发展项目审批表》，由总部档案室负责指导公司督办工商注册。

（2）由总部档案室负责与片区联系，确定负责工商注册的经办人。

（3）经办人首先按要求填写《工商注册申请表》，经公司负责人签字批准，报总部档案室备案后，经办人到当地工商局领取工商注册的相关申报材料空白表。

（4）经办人填写申报材料，填写好的申报材料先电子扫描发送到总部档案室审核备案，然后向当地主管的工商局申报。

（5）工商申报材料要求：确保填写内容合法，信息与证据一致，签字是本人实签(不得代签)，数据准确无误；任何申报事项必须填写申请表，经片区领导审批同意；填报内容涉及合资方信息的必须经公司法务部进行审核确认；不得在空白或未经审核的工商申报材料上加盖印章。

（6）工商申报获得注册批准，并拿到营业执照后，经办人应在三日内将营业执照扫描并发送到公司档案室备案。

（7）经当地工商局备案的工商注册材料，复印后加盖工商局的档案查询章，一式两份。公司保存一份，寄送总部档案室一份，分别按照《档案分类管理办法》进行归档保存。

.工商注册年检

（1）工商注册获得批准后，营业执照必须每年例行年检，确保在年检有效期内使用；

（2）营业执照年检，在每年的3月-6月期间办理，不得逾期年检；

（3）每次办理营业执照年检，经办人填写工商年检申报材料，应确保所填信息合法、真实、有效，扫描后发送公司档案室备案，然后向当地工商局申报年检。

.工商注册变更

（1）工商注册变更，由公司负责人确定一名行政主管部门或财务人员作为经办人，自始至终完成变更工作；

（2）经办人填写《工商变更申请表》，经单位负责签字批准，报总部行政部备案后，由经办人到当地工商局领取工商变更材料空白表；

（3）经办人填写工商变更申报材料，应确保所填信息合法、真实、有效，扫描后发送到公司档案室审核备案，然后方可向当地工商局申报变更；

（4）工商注册变更完成后，经办人应在三日内将变更后的营业执照扫描发送到公司档案室备案；

（5）经当地工商局备案的工商注册变更材料，复印后加盖工商局的档案查询章，一式两份。分（子）公司保存一份，寄送公司档案室一份，分别按照《档案分类管理办法》进行归档保存。

.工商注册注销

（1）公司需要注销，先提交书面注销申请，获得总部、董事会的书面签字批准。

（2）公司确定专职的工商注销经办人，先填写《工商注销登记表》报负责人签字批准，上报总部行政部备案后，实施注销；

（3）注销公司应成立清算小组，实施清算并出具清算报告。清算报告应确保数据准确、符合实际，没有法律漏洞，填报的工商注册申报材料信息合法、真实、有效，清算小组成员的签名必须是本人实签；

（4）经办人将清算材料扫描后发送到总部行政部和档案室备案，然后到当地工商局申报注销。领取工商注销材料，并办理登报发布注销声明等；

（5）工商注销完毕后，公司经办人应将组织机构代码证、税务登记证等其他证照一并办理注销手续，银行办理基本帐户销户手续，并在一周内将注销产生的原件寄送至总部档案室入档。

3.其它资质证件的管理

.其他资质证件，包括：组织机构代码证、税务登记证、生产许可证、种畜禽生产经营许可证、动物防疫合格证、饲料企业审查登记证、卫生许可证、排污许可证等一切生产经营所必须的证件；

.其他资质证件的申请办理流程，参考以上工商注册申请流程，由公司负责人指定负责的经办人，按政府主管部门的要求相继办理。

4.证照管理

.公司合法经营使用的一切证照证件，应集中统一保管在一个行政主管部门档案柜，指定专人进行保管，并建立台帐。注明证照的下证时间、有效期及保管人姓名等信息。

.证照证件原件严禁外借使用。内部使用需要外带，必须由使用人填写《借阅登记表》，经公司总经理批准后方可外带。

.证照证件的保管人需定期检查证照证件的信息与实际是否一致、是否过期、是否遗漏年检等。如有不符，应及时办理变更或年检手续。

.公司营业执照需进行年检、变更、注销时，应按照工商注册程序严格执行审批程序。与之相对应的组织机构代码证、税务登记证等其他资质证件须同时办理变更手续，确保信息一致。

五、相关制度目录

《中华人民共和国公司法》、《公司资质、证照管理流程》、《工商企业登记管理条例》、《中华人民共和国公司登记管理条例》、《社团登记管理条例》、《公司认证管理制度》。

六、主要控制点

1.资质申报的申请

2.资质证照的审核

3.资质证照的年检审核

4.资质证照的使用管理

七、相关检查资料

《资质申报申请》、《资质申报材料审核审批表》、《资质申请附件材料》、《财务统计报表》、《工商注册信息查询》、《税务登记证》、《营业执照》、《商标台账》、《组织机构代码证》、《专利证》、《公司体系认证资料》、《XX级龙头企业证书》、《排污许可证》。