地铁项目档案管理措施

地铁项目档案管理措施

作者：汪晶玉

来源：《中国科技博览》2013年第08期

[摘要]随着信息技术的快速发展，各个领域都正在实现信息化管理，以高效率适应现代的发展速度。地铁工程档案对地铁建设的发展过程的真实记录。随着地铁工程的快速建设，形成大量的工程档案，而原始的档案管理方法已不适用，如何实现档案信息化管理？本文就地铁工程档案信息化管理的措施进行阐述，以供参考。

[关键词]地铁项目；档案管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）08-128-01

前言

所谓的地铁工程建设项目档案是指地铁建设单位各部门及地铁工程各参建单位在日常管理、施工等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、照片、录音带、录像带、光盘、荣誉证书、实物等不同形式的历史记录。如何更好的实现档案信息化管理，节省人力物力及提高工作效率具有非常重大意义。

一、地铁工程档案信息化管理的措施

（1）丰富档案信息资源，加强地铁工程档案管理

在建立地铁工程档案管理的过程中，要首先明确工程档案管理的工作流程，充分利用信息资源，因为档案信息资源建设的好坏直接影响档案信息化管理的水平，是档案信息化管理的重要内容。一是要实现电子文件的准确、可靠，电子文件要与纸质文献同时进行，并严格按照纸质档案数据进行建档。在确保电子文件可靠性的同时，还要加强地铁工程档案电子文件的监督指导，只有确保电子文件在制定过程的准确性、在文件鉴定和文件归档过程中的完整性，才能保证文件的真实性、资料信息的有效性，才能真正为地铁工程建设提供可靠依据。地铁工程管理部门有利的领导也是加强工程档案建设的重要措施，为了确保电子文件在资源上的可靠和准确性，可以建立档案管理网络，使整个工程的建设连成一个整体，使地铁施工各部门进一步了解电子文件，并实现对于电子文件的重视。二是实现电子文档归档，电子文件应当同纸质文档同时归档，同时，电子文件还应该加入到档案数据库和本机数据库中，使工作人员在查阅的过程中，更加便捷，节约时间提高效率，充分发挥电子文件的优越性。三是要想充分发挥信息的积极作用，努力实现档案数据库的建设，同时还要加强件数据库的建立，将数据进行有效整合，为档案的信息管理带来便利，并进一步提高储存的安全性。为了更加方便电子数据的查找，还要积极建立和完善档案目录数据库，使计算机档案目录与档案资料一起进行归档。地铁

工程建设复杂，涉及到城市、线网、交通、消防、安全等各个方面，档案范围广阔、数据繁多，因此可以在地铁工程信息化过程中要建立档案目录中心，为档案的数字化做准备。四是为了充分实现档案的信息化，应该制定地铁工程档案管理手册和录入、修订、考核、管理等工作流程，使信息化建设建设有“依”管理有“据”，保证信息资源的充分利用。五是加强档案信息化基础设施的建立，只有建立了完善的档案信息化基础设施才能有效的实现档案信息化，同时，实现档案目录数据也需要稳定的基础设施系统做后盾。建立稳定、可靠的局域网，配备扫描机、打印机等，完善计算机设备，保证网络中的每台计算机都能够快速、便捷的查询文献资料，提高档案利用率。规范的档案管理系统软件，能够更加方便的实现地铁电子档案资料的查阅和浏览，因此，可以通过电子档案信息基础设施的建立来进一步实现信息资源的利用。

（2）健全信息管理制度，加强地铁工程档案管理

传统的档案管理制度主要是适应于纸质档案管理，要想进一步跟上信息化的步伐，完善地铁工程档案，就要建立新的地铁工程档案管理制度。为了确保工程档案资料的有效、准确性，就要对工程过程中产生的各种工程文件资料进行及时的记录、整理。建立各种管理措施，使文件的接受、采集、保管等环节得到进一步的完善，使电子档案在移交的过程中能够得到完整的保护，使资料在过程中得到充分利用。还要建立操作技术管理制度，使操作技术规范化，档案信息化处理要建立在规范、统一的标准之上。网络化的建立都要以一个标准为前提，只有按照标准进行构建才有可能实现操作的规范化，地铁档案信息化的建立也要有一个实行标准，只有这样才能保证地铁工程档案建立的可靠性、有效性。要想实现档案管理的科学化、规范化，可以建立统一的档案管理制度，为信息的输入和输出、工程项目的进一步管理、规范做好基础。要想实现电子档案的安全，就要加强档案安全管理，完善档案安全管理体系。进一步监督电子文件归档工作，实现文件资料的真实性；为了确保档案数据库的安全，还要努力实现计算机档案管理系统的管理，为档案数据安全提供有利的环境；为了实现地铁档案数据库的安全，可以加强对地铁内部局域网的管理，同时还要严格控制外网，对两者实行严格的分离。在实现设施安全管理的同时，档案信息化安全还要提高工作人员信息安全意识，同时防止人为的信息外露。为了实现人员的安全管理，在档案的管理中要严格遵守法律规范，执行《档案法》的有关规定，切实做好安全保密工作。

（3）提升档案人员素质，加强地铁工程档案管理

地铁工程档案管理实现信息化，这就需要打破以前传统的管理方式，在管理中加强信息技术要求，不管是档案信息的搜集、接收、整理还是归档，都需要工作人员具有较高的计算机技术。要想实现高水平的档案信息化，档案人员应该充分实现档案知识与计算机技术的结合，实现两者的优化组合，充分体现档案信息化的优势。在档案信息化的管理中，管理人员应该具备网络安全保护技术，保护网络安全，防止档案信息外泄，同时防止外界恶意的黑客攻击，从而实现档案信息的安全。工程档案信息化还需要培养档案网络服务、数据库分析和软件开发等方面的人才，实现档案在管理、检索中的信息化。要想改变传统的档案管理方式，还需要加强建

设工程档案信息化管理培训，为档案信息化培养高素质人才，不仅实现对现有员工的培养，还可以从外引进档案信息化管理方面的人才，优化管理人员的知识结构，实现人员内部的互相学习，进一步提高管理水平。地铁工程档案管理部门还要加强对地铁公司一些专业部门的培训力度，实现一些二级单位档案管理人员的信息化培训，使他们增强档案管理理论和技能以及地铁工程建设的相关知识，同时也要加强计算机技术的培养，进一步实现地铁工程档案知识与计算机知识的融合。同时还要实现档案管理人员理论与实践相结合，经常带领他们到地铁施工现场，进行一些实践知识的讲解，帮助他们理解档案管理中的一些理论知识，使其在工程档案检查中具有独立判断的能力，真正履行其职责，实现档案信息化的有效管理。在提高知识能力的同时，还要加强档案人员的工作责任感，增强档案信息的保密性，在信息的搜集、整理过程中认真负责，实现档案信息的完整、有效。在培养、引进人才的同时，还要经常进行经验的交流，实现经验互补，弥补自身知识的不足，共同探讨工作规律，实现信息化管理的不断创新。

二、结束语

在我国城市建设在急速发展，城市规模也在不断扩大，地铁成为城市化建设的重要标志，地铁工程档案管理是保证地铁质量，进行日后地铁修改、整顿的重要依据。随着信息化的发展，地铁工程档案管理也在不断与时俱进，档案管理信息化已经成为档案管理的主要发展趋势，它不仅具有节省人力、物力资源的优势，也能够实现档案查阅的快速、便捷，更有利于档案信息的储存，加强地铁档案信息化建设，提高电子文件的归档质量，实现档案的信息化管理，是信息时代档案现代化管理的需要。