财务人员如何做好与非财务人员的沟通

第十章如何做好与非财务人员的沟通Communicating with non-financial staff

很多财务人员都不善长沟通，尤其是在跟其他部门的沟通时，动不动甩出几句：“我们没有这个预算”，“你们部门的费用额度用完了”，“我们严格执行预算，没有别的办法”’we don’t have that budget’, ‘your department has over spent’’, ‘we are running the budget with no flexibility’等冷冰冰硬邦邦的话。这样结果不是被奚落为“小会计”就是被戏称为“账房老大”‘tough nut’ , ‘watchdog’；想在外企里有立足之地和发展空间，没有良好的沟通技能可能让你举步维艰。在跟财务以外的部门沟通时，要充分理解这个部门的特征及在公司里的角色，尤其遇到矛盾时要同时站在对方部门利益以及公司整体财务规划上think in the way of both the department and the overall financial plan of the company，要从大面上看问题look a bigger picture，并采取较高的姿态a lofty stance，本着以企业整体利益为出发点for the best interest of the company来共同寻求解决问题的方案a solution to solve problem。绝不能只知道“我们财务就是这样运作的this is the way how finance is runing”。这样也只会让人觉得对你的无知表示无语。

第一节与销售部门的沟通Communicating with sales

1.1了解销售部门的业绩管理Understand sales performance management (SPM)

Sales department可以是说企业最前线的部门，其主要职能就是revenue growth, profit earning. 是帮助公司达成overall business goal的重要职能部门。别忘了企业的最终目标其实是profit maximization，没有sales department success, 哪儿来company success呢？

Sales performance最终的evaluation离不开收入revenue 或者毛利gross margin的指标完成情况quota achievement, 业务增长的指标完成情况growth achievement。但这个performance evaluation通常要一个季度才review一次。而为了达到既定的quarter, annual performance goal, 销售还必须注意日常的管理来提高其绩效try to improve performance，换句话说，为了达到既定指标，你的strategy是什么？action plan是什么？

Sales strategy:

Sales strategy是关于effective ways to achieve desired business goals，即通过哪些有效手段来达到企业的既定目标。包括具体的销售资源管理sales resource management、客户

管理accounts management、销售周期的管理selling cycle management、区域管理territory management等方面。

●Account Management客户管理

客户管理的内容包括：prioritize accounts 将客户按优先级别分类，对那些划为重要或关键客户的strategic accounts and key accounts，要指派专人负责，并制定销售发展计划develop plans for key accounts；

Accounts developing要做的则是发展新客户，可以通过市场本身的扩大the nature growth of the market, 以及从竞争对手哪里争取客户，扩大企业的市场占有率market share 来达成。而对现有客户，要保持延续业务renew Business并推进新产品的销售introduce new products，建立客户忠诚度create customer loyalty。

●Selling cycle review销售周期管理

Selling cycle销售周期，是指从一个销售线索出现一直到这个销售的完成（也可能是最终失败）的过程the processes during the period from sales lead emerging to successful closure or failure of the sales opportunity。Typical selling cycle可能经历generate new leads产生销售线索（可能通过企业举办的各种市场活动marketing events，也可能通过销售人员主动联系sales rep cold call）、确定销售线索是否真的存在销售可能性qualify leads / opportunities, 销售机会的孵化incubate leads 、给出报价quotation offer、进入谈判阶段negotiation、并最终结单closing the deal等阶段。广义的selling cycly还应该包括销售完成后的发货delivery及收款AR collection。

在selling cycle management中应该注意销售人员的时间管理sales rep time allocation; 销售线索的来源管理lead source management; 最终结单的比率分析ratio of closing as of pipeline and forecast（* pipeline 指所有有效的sales leads and opportunities）；结单和丢单的比率分析percentage analysis of wins and losses.

●Sales force management销售队伍的管理

销售团队里有一个知名的规则叫二八规则80/20 rule，这个80/20 rule 说的是大约80%的销售是由20%的销售人员完成的approximately 80 percent of sales are produced by approximately 20 percent of salespeople。也就是说一个销售团队里通常只有20%的销售人员是真正为公司创造价值的。企业当然不可能长期容忍那80%的low performers，这就