思维导图时间管理

谋定后动

——思维导图辅助个人时间管理

思维导图只是一个可视化工具，具体实施时还是要依靠具体的思维工具 (在这里表现为时间管理方法）。下面我们就来介绍这些时间管理方法，并用思维导图帮助实现。

四大时间管理方法

根据不同的需要，我们可以选择不同的时间管理方法，比较常用的时间管理方法有备忘录法、计划法、四象限法和二八原理法。

备忘录法

好记性不如烂笔头，备忘录是最简单也最常用的时间管理方法。备忘录法人人可用，以一位普通的老师为例，每周的什么时间要上课，什么时间要开会，什么时间要参加重要的活动……如何不耽误或遗忘这些活动呢？最有效的方法就是使用备忘录。纸质的日历、手机日历、Outlook软件等都是非常好的备忘录工具。

当然，用思维导图做备忘录也是不错的主意，根据不同的情况还可以制作年度备

忘录（一年中重要的大事）、月备忘录和周备忘录。用思维导图制作的备忘录能更清晰地展现事件和事件之间的关系。

计划法

备忘录适用于管理时间相对固定、事务比较少的情况。当事务逐渐多起来并且时间具有一定的灵活性时，备忘录就不再适用了。此时，你就需要对事务进行整体的规划，对时间进行合理的安排。此时我们就用到第二种时间管理方法——计划法。比如在每个星期开始前，提前想一想这一周都需要做一些什么事，这些事都分别安排在什么时间做。如果说备忘录法是被动的时间管理的话，那么计划法就是一种主动的时间管理方法。

运用思维导图做计划具有较大的优势：一是整体感强；二是调整起来非常方便。图1是一个思维导图做计划的示例。

图1 思维导图做计划示例

四象限法

在事务总量进一步增加以后，你会发现要把每件事情都安排到时间表上越来越困难，这时就需要思考应该优先做什么，以及在时间不够的情况下应该舍弃哪些事务。

四象限法就是一种有效应对大量事务的思考方法。四象限法将我们要做的工作按照它的紧急程度和重要程度划分成4种类型，用二维坐标系来定位，正好位于4个不同的象限（见图2）

重要性

图2 时间管理的四象限法

第一象限是重要紧急型任务，这类任务包括紧急会议、临近的考试等。第二象限是重要不紧急型任务，如学生要准备3个月以后的期末考试，读大一时为大四的考研或者出国做准备等。第三象限是不重要也不紧急型任务，这类任务包括逛街消磨时间，或者漫无目的地刷刷微信朋友圈和微博等。第四象限是紧急但不重要型任务，如别人的骚扰电话、不速之客的拜访等。

当然，同样的事情对不同的人来说可能被归入不同的类型。同样是不速之客的拜访，对一位深耕的作家来说是紧急不重要型，但对一直苦苦等待机会的人来说却是非常重要的机会。

那么问题来了，当4类任务同时发生时，它们在你心中的优先级顺序是什么？很多人会回答第一象限—第四象限—第二象限—第三象限，因为第一象限和第四象限的任务看上去都是要马上着手做的，第三象限的任务显然是可有可无的。那么如果问题换成：你的时间如何在这4类任务上进行分配？不同于上一个问题是面对众多事务的应对策略，这个问题是日常任务的处理策略。

那么我们需要看一看偏重不同的任务会有哪些结果？如图3所示，当我们把大量时间用于处理重要紧急的事情时，会感受到压力巨大，常常筋疲力尽，忙于处理各种危机，总是在收拾各种残局；但是，当我们把精力多花在处理重要不紧急的事情上的时候，那会成为一个有远见、注重平衡、守纪律且自制的人，这样的人很少会有危机。那么有人就会问，我每天要处理的重要紧急的事情那么多，哪有时间去做重要不紧急的事情呢？要知道，所有的重要紧急的事情都是从重要不紧急的事情转变过去的，如果你能逐渐把自己的注意力放到重要不紧急的事情上，那么重要且紧急的事情就会越来越少。

图3 偏重不同类型任务的结果

那么我们对待这4类任务的态度应该是什么样的呢？对于重要紧急型任务，我们要努力控制，避免其扩大化；对于重要不紧急型任务，我们要多投资，因为只要我们多做一点，将来就会有回报；对于紧急不重要型任务要尽量减少，而对于不重要不紧急型任务应该尽量避免。重要不紧急型任务好比石块，重要紧急型任务好比碎石，不重要紧急型任务好比细沙，不重要不紧急型任务好比作水。假如我们把有限的时间

比作一个大水缸，那么把水缸装满的智慧方法就是先装石块，然后装碎石，再装细沙，最后灌满水。（成君忆，2003)

思维导图无疑是帮助我们完成四象限分析的有效工具。图4是一个本科同学对手头任务进行的四象限分析。

图4 思维导图于四象限分析示例

二八原理法

当有些人的重要紧急和重要不紧急事情太多，用四象限法仍然力不从心时，这时候有了二八原理法，也叫作帕累托时间管理原则。二八原理是19世纪意大利经济学家帕累托提出的，其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动，如世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只掌握了20%的财富；又如，你拥有一款功能强大的智能手机，但是你在大多数情况下只会用到它不到20%的功能。

那么对于我们的时间管理来说，我们可以把要做的事情分成两大类：一类是占用80%时间的琐碎的多数事情，但这些琐碎事情只带来了20%的成效；另一类是占用20%时间的重要的少数事情，但这少数重要事情却带来了80%的成效 (见图5 )。

图5 二八原理在时间管理上的应用

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所以，时间管理的目标是从自己的工作时间表里找出那最有价值的20%的时间，并努力将它扩大到40%、50%甚至更大的份额，在这个过程中不断优化你的时间，总之，要尽量压缩低价值时间。

虽然二八原理是一个高效的时间管理方法，但是过度使用也会带来问题。比如会被认为过于功利，从而导致人际关系恶化。

思维导图就能够快速地帮助人们分清主次，安排日常事物，并找出易于浪费的“隐性时间”。例如，思维导图用于计划法，如一周工作计划，我们可以用它很清晰地明确一周的工作任务；思维导图用于四象限法，可以帮助我们把众多任务进行归类，便于我们直观了解到哪些任务需要投入精力，哪些任务可以舍弃；思维导图用于二八原理法，可以帮助我们确定不同事情的投入和收益关系，从而提高效率。图6是一个应用思维导图进行二八分析的示例。

图6 思维导图用于二八分析示例

个人时间管理步骤

以上4种时间管理方法没有淮比谁更优越的问题，更不存在谁替代谁的问题。在实际操作过程中，我们往往综合采用多种时间管理方法。在此，我给出一个个人时间管理步骤（见下表）。

个人时间管理步骤

步骤任务说明

第一步明确目标我们在做任何事情之初都要明确目标

第二步任务列举并归类列举出实现目标需要完成的事情，需要用思维导图来对任务进行归

类，减轻认知负荷和压力，同时在归类过程中可以帮助避免遗漏我们没有

想到的重要任务