项目材料采购流程样本

材料采购管理流程
为保证工程顺利竣工，便于系统统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流程。

本流程只合用于安装工程项目材料采购。

一、材料采购流程
1、为了避免因物资采购程序不规范而导致物资不能及时精确到位，避免因物资请购筹划记录不精确而导致采购成本增长及材料挥霍现象，特制定本流程。

2、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。

规定向多家供应商发采购函进行询价和质量比较，在材料质量保证不影响安装工程质量前提下，按照质优价廉、同质价低原则采购。

按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。

3、常规物资采购，项目部需依照项目实际进度合理安排物资详细到场时间，再依照采购各种材料需要合同订立周期及供货周期，计算出材料需提交请购筹划时间；
4、采购筹划表填写、审核成本部门或项目部提前提交材料筹划给采购部门，公司总经理或总工程师审核材料筹划，如审核不通过需及时让成本部或项目部重新提交。

如审核通过，采购部对成本或项目部提交材料采购筹划单进行登记并存档；填写××项目材料（设备）采购筹划表由项目部申报，表格式并由总工程师、项目经理、总经理和成本经理审核签字后提交财务。

二、采购筹划表内容
（1）项目部需在采购筹划表中精确填写所要请购物资名称、规格型号、单位、数量、筹划到货时间等。

（2）对于采购材料必要符合项目中标品牌，规格、型号符合设计规定，须在采购单上注明完整，必要时可附有阐明、图纸等，以做为采购和验收时原则。

（3）采购单上文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆字母、数字等，要保证她人可以辨认清晰。

（4）项目负责人在采购单上签字后应注旨在空余某些与否已注明“如下空白”或打斜杠。

（5）采购单上填写日期需与提交时日期一致。

（6）采购单一经总经理、总工程师签字后，则不得涂改或加入新内容。

（7）对于有样品，供应商须将样品提交到相应采购人员手中，收样人应确认“已收到样品”，且留存于公司办公室人员专人保管。

（8）对于特殊紧急状况，采购部门可直接填写采购单，交付有关人员执行采购同步告知公司总经理，采购后补签字后存档。

（9）采购单上到货期限需符合材料采购周期。

（10）采购单须注明采购物资用途及使用部位，材料采购量审核根据为：公司成本部门预算＋现场实际状况。

（11）不能浮现重复采购，原则上在同一采购周期内不能浮现同一物资浮现两次或两次以上采购。

三、采购合同谈判、编辑、审核流程
第一条合同谈判
1、在和客户谈判之前，主谈人员必要做好详尽谈判筹划，使用规范表格做成洽谈备忘录，及时记录洽谈内容；
2、所谈物资具有较强专业性、技术性时，必要邀请有关技术人员参加谈判，并对有关技术参数签字确认；
3、无论何种物资，原则上杜绝独家投标，必要找至三家以上客户进行投标、洽谈，特殊状况需报批。

公司战略客户不需货比三家。

4、所谈供应商为新客户时，则应规定其必要提供有关证件（营业执照、税务登记证、生产允许证、法人代表签字委托书）。

5、我方合同谈判人员须向对方认真解说我公司合同文本有关条款；
第二条合同起草
1、采购合同应清晰阐明采购产品名称、产地品牌、型号规格、技术规定、价格、交货时间、交货地点、交货方式、检查与违约索赔条件、运送方式、运费承担方、发票、付款期限等内容，并规定采购产品不合格时，供货方应承担义务等重要事项；
2、买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执照）；
3、若因技术、质量商定条款较多无法在主合同上表述清晰时，要单独以合同附件形式订立；
4、合同上所有栏目都必要认真填写，若有些栏目不需填写时可
用“/”代替；
5、“合同产品清单”中单位栏填写应符合现行国家计量原则，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，共计金额栏应用规范大写文字填写；
6、所谈对方是个体户时，乙方名称中必要填写对方身份证号码，并附有身份证复印件；
7、材料及设备资料必要符合国家相应原则，并且无条件提供有关资料。

第三条合同审核
项目完毕合同谈判后，需按规定将预审资料先提交公司采购科预审后再报总经理预审，提交合同预审资料必要齐全，涉及：a、合同电子版b、三家单位详细比价表（合同金额较大需提供三家单位盖章后报价单、营业执照、资质证书等有关法律文献）；
待续。