Word 邮件合并应用
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学生的成绩单； • （2）在成绩单最后一行的“获奖情况”中，
要根据“平均分”填写不同的内容：85分以 上，写“恭喜你！你的平均分达到85分以上， 将获得奖学金！”；如果85分以下，填写 “你的平均分未达到85分，请继续努力！”
1、利用邮件合并制作成绩单
• （1）建立主文档——设计“成绩单” • 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状
入” ③ 重复第二步，插入完所有域。
1、利用邮件合并制作成绩单
• （4）插入各科目的班级平均分 • 要求：输入“成绩单”第3列的“班级平均”
成绩数据。 • 操作： • ①复制粘贴 • ②直接输入
1、利用邮件合并制作成绩单
• （5）利用“插入Word域”填写获奖信息
• 要求：在成绩单的最后一行中，根据“平 均分”填写获奖信息。
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课后练习
• 2、五一节将至，某公司公关部要给所有客 户和合作伙伴发一封“祝贺信”，信中内 容完全一样，但每个人的收信地址、单位、 姓名不同。请用“邮件合并向导”根据 “客户（素材）.xls”数据文件中的数据给 每人制作一个祝贺卡。要求：自己设计祝 贺卡的格式，大小与一般明信片相同，整 体设计要美观协调，最好采用图文混排。
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• （10）重复第9步。 • 收信人地址家庭住址 • 收信人姓名姓名
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （11）字符格式设置： • “邮政编码”：华文新魏、加粗、二号 • “家庭住址”：宋体、加粗、二号 • “姓名”：华文行楷、加粗、一号、间距
加宽3磅。
2、应用邮件合并向导制作信封
30%
60%
80%
60%
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3、相关知识点
邮件 合并
在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并 与发送信息相关的一组数据，从而批量生成 需要的邮件文档，大大提高工作效率。
批量制作处理信函、信封、标签、 邮件
工资条、成绩单、准考证等
合并
邮件合 利用邮件合并向导提供的操作步骤可
并向导
以快速完成邮件合并。.
二、实现方法
1
在EXCEL中制作好“各科成绩数据.xls”，作 为成绩单的后台数据库。
课后练习
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Contents
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Word 邮件合并应用
——制 作 成 绩 单
目录
Word 邮件合并
1 制作成绩单案例分析
2
实现方法
3
案例总结
4
课后练习
邮件合并的应用
成绩单 准考证 录取通知书 会议信函 新年贺卡
…………
学校中 邮件合并
的应用
企业中 邮件合并
的应用
一、制作成绩单案例分析
• 1、任务的提出 • 学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学
1、利用邮件合并制作成绩单
• （7）在一页中放 置多个“成绩单”
• 要求：在一页内 放置两份“成绩 单”。
1、利用邮件合并制作成绩单
• 操作： • 把整个“成绩单”包括前面的标题复制一份，再
把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得 到第2个“成绩单”； • 将插入点放在第2个“成绩单”的首行处（必须在 第2个成绩单中所有数据域的前面），单击工具栏 上的“插入Word域”按钮，选择“下一记录”， 当“查看合并数据”为“未选中”状态时，将显 示出“下一记录”的域《Next Record》；单击 “查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态， 就可以看到在第2个“成绩单”中已显示出下一条 记录的数据了！
在Word中制作好美观的“成绩单.doc” 。
2
3
利用邮件合并功能，将“成绩单.doc”（模板） 作为主文档，将“各科成绩数据.xls”作为数据
源。
以“成绩单.doc”中各种变化的数据作为
合并域，将Leabharlann Baidu各科成绩数据.xls”中的数
4
据合并到“成绩单.doc”中。
1、利用邮件合并制作成绩单
• 满足两个条件： • （1）节约纸张，要求用A4纸每页打印两位
选项，打开“选取数据源”对话框，在 “查找范围”处找到素材所在的文件夹， 选择“班级通信录”，单击“打开”。 • （8）打开“邮件合并收件人”，确定；
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （9）在“邮件合并”任务窗格中，单击 “下一步：选取信封”选项。
• 选中信封上的域“收信人邮编”，单击 “其他项目”；选择“邮政编码”，单击 “插入”；
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1、利用邮件合并制作成绩单
• （8）合并数据 • 要求：运用“合并数据”生成全班的“成
绩单”。 • 操作： • ①工具栏“合并到新文档”； • ②选择“全部”，确定； • ③将合并数据产生的新文档“字母1”，另
存为
成品
2、应用邮件合并向导制作信封
• （1）工具——信函与邮件——中文信封向 导；
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• 删除《收信人地址二》； • 删除《收信人职务》； • 删除《发信人地址》； • 删除《发信人姓名》； • 在《发信人姓名》及《发信人邮编》位置
上输入发信人的地址及邮编。
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （6）工具——信函与邮件——邮件合并； • （7）在任务窗格中单击“选择另外的列表”
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• （2）下一步，在“信封样式”中选择“普 通信封5：（220*110毫米）”；
• （3）下一步，选择“以此信封为模板，生 成多个信封”选项，同时选中“打印邮政 编码边框”复选框；
• （4）完成。生成一个信封格式的“文档1： 信封”。
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （5）根据“班级通信录”中的信息，对该 信封修改如下：
• （12）在“邮件合并”任务窗格中，选择 “下一步：预览信封”。
2、应用邮件合并向导制作信封
• （13）在在“邮件合并”任务窗格中，选 择“下一步：完全合并”。选择“编辑个 人信封”选项，在弹出的“合并到新文档” 对话框中选择“全部”，单击“确定”按 钮，将所有记录合并，每条记录生成一个 信封，并自动生成新文档“信封1”。
一、制作成绩单案例分析
• 正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了， 经过李老师的一番指点，徐老师几分钟就 准确无误地完成了任务。
2、解决方案
• 先制作好“成绩单”空白表，运用邮件合 并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单” 中，生成每人单独一张的成绩单。
• 至于信封，先按一定格式制作好信封，运 用邮件合并将“班级通信录”的数据合并 到信封中，生成每人单独一个的信封，然 后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩 单”。
校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发 一个“成绩单”，“成绩单”制作完成后，还要 根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封， 把“成绩单”邮寄给学生。徐老师一开始将“成 绩单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了 愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是 一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易 出错！给每位同学制作一个信封也有同样的问题。
态，不能关闭。 • （2）打开数据源 • 要求：打开数据源“各科成绩（素
材）.xls”，作为邮件合并的后台数据库。 • 操作：视图——工具栏——邮件合并
1、利用邮件合并制作成绩单
• （3）在“成绩单”中插入数据域 • 要求：在已经打开“成绩单”（模板）中
插入数据源的合并域。 • 操作： ① 工具栏上的“插入域”按钮。 ② 在“域”列表框中选择“学号”项，“插
• （14）新文档“信封1”另存为“成绩单信 封”；关闭所有文件。
课后练习
• 1、利用“邮件合并”功能，将数据文件 “报考名单（素材）.xls”合并到“准考证” 主文档中，生成所有考生的准考证。要求：
• （1）用A4纸张，每张纸内放置6张准考证， 采用3行*2列的排列方式。
• （2）要求在合并数据后的文档中包含页码， 并显示生成的准考证总数。
• 操作：
• ①插入点放在成绩单最后一行“获奖情况” 列右边的单元格，单击工具栏上的“插入 Word域”下拉按钮，选择
•
“If…Then…Else…”；
1、利用邮件合并制作成绩单
1、利用邮件合并制作成绩单
• （6）查看数据连接状况 • 要求：查看数据连接后成绩单的变化。 • 操作： • ①工具栏上的“查看合并数据”。 • ②工具栏上的“上一记录”或“下一记录” • ③“首记录”按钮， “尾记录”按钮，
要根据“平均分”填写不同的内容：85分以 上，写“恭喜你！你的平均分达到85分以上， 将获得奖学金！”；如果85分以下，填写 “你的平均分未达到85分，请继续努力！”
1、利用邮件合并制作成绩单
• （1）建立主文档——设计“成绩单” • 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状
入” ③ 重复第二步，插入完所有域。
1、利用邮件合并制作成绩单
• （4）插入各科目的班级平均分 • 要求：输入“成绩单”第3列的“班级平均”
成绩数据。 • 操作： • ①复制粘贴 • ②直接输入
1、利用邮件合并制作成绩单
• （5）利用“插入Word域”填写获奖信息
• 要求：在成绩单的最后一行中，根据“平 均分”填写获奖信息。
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课后练习
• 2、五一节将至，某公司公关部要给所有客 户和合作伙伴发一封“祝贺信”，信中内 容完全一样，但每个人的收信地址、单位、 姓名不同。请用“邮件合并向导”根据 “客户（素材）.xls”数据文件中的数据给 每人制作一个祝贺卡。要求：自己设计祝 贺卡的格式，大小与一般明信片相同，整 体设计要美观协调，最好采用图文混排。
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• （10）重复第9步。 • 收信人地址家庭住址 • 收信人姓名姓名
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （11）字符格式设置： • “邮政编码”：华文新魏、加粗、二号 • “家庭住址”：宋体、加粗、二号 • “姓名”：华文行楷、加粗、一号、间距
加宽3磅。
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3、相关知识点
邮件 合并
在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并 与发送信息相关的一组数据，从而批量生成 需要的邮件文档，大大提高工作效率。
批量制作处理信函、信封、标签、 邮件
工资条、成绩单、准考证等
合并
邮件合 利用邮件合并向导提供的操作步骤可
并向导
以快速完成邮件合并。.
二、实现方法
1
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——制 作 成 绩 单
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3
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4
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邮件合并的应用
成绩单 准考证 录取通知书 会议信函 新年贺卡
…………
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的应用
企业中 邮件合并
的应用
一、制作成绩单案例分析
• 1、任务的提出 • 学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学
1、利用邮件合并制作成绩单
• （7）在一页中放 置多个“成绩单”
• 要求：在一页内 放置两份“成绩 单”。
1、利用邮件合并制作成绩单
• 操作： • 把整个“成绩单”包括前面的标题复制一份，再
把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得 到第2个“成绩单”； • 将插入点放在第2个“成绩单”的首行处（必须在 第2个成绩单中所有数据域的前面），单击工具栏 上的“插入Word域”按钮，选择“下一记录”， 当“查看合并数据”为“未选中”状态时，将显 示出“下一记录”的域《Next Record》；单击 “查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态， 就可以看到在第2个“成绩单”中已显示出下一条 记录的数据了！
在Word中制作好美观的“成绩单.doc” 。
2
3
利用邮件合并功能，将“成绩单.doc”（模板） 作为主文档，将“各科成绩数据.xls”作为数据
源。
以“成绩单.doc”中各种变化的数据作为
合并域，将Leabharlann Baidu各科成绩数据.xls”中的数
4
据合并到“成绩单.doc”中。
1、利用邮件合并制作成绩单
• 满足两个条件： • （1）节约纸张，要求用A4纸每页打印两位
选项，打开“选取数据源”对话框，在 “查找范围”处找到素材所在的文件夹， 选择“班级通信录”，单击“打开”。 • （8）打开“邮件合并收件人”，确定；
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （9）在“邮件合并”任务窗格中，单击 “下一步：选取信封”选项。
• 选中信封上的域“收信人邮编”，单击 “其他项目”；选择“邮政编码”，单击 “插入”；
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• （8）合并数据 • 要求：运用“合并数据”生成全班的“成
绩单”。 • 操作： • ①工具栏“合并到新文档”； • ②选择“全部”，确定； • ③将合并数据产生的新文档“字母1”，另
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上输入发信人的地址及邮编。
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （6）工具——信函与邮件——邮件合并； • （7）在任务窗格中单击“选择另外的列表”
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• （2）下一步，在“信封样式”中选择“普 通信封5：（220*110毫米）”；
• （3）下一步，选择“以此信封为模板，生 成多个信封”选项，同时选中“打印邮政 编码边框”复选框；
• （4）完成。生成一个信封格式的“文档1： 信封”。
2、应用邮件合并向导制作信封
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• （5）根据“班级通信录”中的信息，对该 信封修改如下：
• （12）在“邮件合并”任务窗格中，选择 “下一步：预览信封”。
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• （13）在在“邮件合并”任务窗格中，选 择“下一步：完全合并”。选择“编辑个 人信封”选项，在弹出的“合并到新文档” 对话框中选择“全部”，单击“确定”按 钮，将所有记录合并，每条记录生成一个 信封，并自动生成新文档“信封1”。
一、制作成绩单案例分析
• 正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了， 经过李老师的一番指点，徐老师几分钟就 准确无误地完成了任务。
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• 先制作好“成绩单”空白表，运用邮件合 并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单” 中，生成每人单独一张的成绩单。
• 至于信封，先按一定格式制作好信封，运 用邮件合并将“班级通信录”的数据合并 到信封中，生成每人单独一个的信封，然 后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩 单”。
校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发 一个“成绩单”，“成绩单”制作完成后，还要 根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封， 把“成绩单”邮寄给学生。徐老师一开始将“成 绩单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了 愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是 一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易 出错！给每位同学制作一个信封也有同样的问题。
态，不能关闭。 • （2）打开数据源 • 要求：打开数据源“各科成绩（素
材）.xls”，作为邮件合并的后台数据库。 • 操作：视图——工具栏——邮件合并
1、利用邮件合并制作成绩单
• （3）在“成绩单”中插入数据域 • 要求：在已经打开“成绩单”（模板）中
插入数据源的合并域。 • 操作： ① 工具栏上的“插入域”按钮。 ② 在“域”列表框中选择“学号”项，“插
• （14）新文档“信封1”另存为“成绩单信 封”；关闭所有文件。
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• 1、利用“邮件合并”功能，将数据文件 “报考名单（素材）.xls”合并到“准考证” 主文档中，生成所有考生的准考证。要求：
• （1）用A4纸张，每张纸内放置6张准考证， 采用3行*2列的排列方式。
• （2）要求在合并数据后的文档中包含页码， 并显示生成的准考证总数。
• 操作：
• ①插入点放在成绩单最后一行“获奖情况” 列右边的单元格，单击工具栏上的“插入 Word域”下拉按钮，选择
•
“If…Then…Else…”；
1、利用邮件合并制作成绩单
1、利用邮件合并制作成绩单
• （6）查看数据连接状况 • 要求：查看数据连接后成绩单的变化。 • 操作： • ①工具栏上的“查看合并数据”。 • ②工具栏上的“上一记录”或“下一记录” • ③“首记录”按钮， “尾记录”按钮，