Word 2013 邮件合并详解

Word 2013 邮件合并详解

摘要：公务活动中，经常会遇到要设计这样的文档：部分内容重复不变，而部分内容会按一定规范变化；而变化部分数据量较多，可用Excel或数据库或其它形式的列表以数据源文件存放。例如：招生录取通知书、邀请函、成绩通知单等。使用Word的邮件合并可方便实现这一功能。本文以Word 2013为例设计一个邀请函来详细说明邮件合并的使用。

关键字：Word, 2013, 邮件合并, 域, 邀请函

效果预览：

每份邀请函抬头不

同，正文相同

步骤

1.使用电子表格软件Excel创建一个含邮件联系人工作簿文档“邮件联系人地

址”，在工作表sheet1中输入数据，注意第一行须为名称行（字段行）：

2.新建一Word空白文档，输入并制作文档内容（即不变部分）：

待插入内容

3.使用“邮件”｜“开始邮件合并”｜“选择收件人”：

4.单击“选择收件人”工具（或单击其下方的三角形按钮），在弹出的对话框中，

选定“使用现有列表”：

5.选取在第1步中制作的Excel文件“邮件联系人地址”

6.选取工作表

7.使用“邮件”｜“开始合并邮件”｜“编辑收件人列表”命令：

8.在打开的对话框中，可编辑收件人，如只选定部分联系人、重新排序、按一

定规则筛选（如职务、称为、城市等）：

9.下面是使用“筛选”的示例，条件是：“称谓”｜“等于”｜“女士”：

效果：

10.若想恢复筛选前数据，再使用“筛选”对话框设置条件为“无”即可：

11.光标放到待插入内容处，使用“邮件”｜“编写和插入域”｜“插入合并域”

单击“插入合并域”选择适当的字段：

12.插入不同的域（字段名或名称）到适当处，并且可以进行格式设置：

插入的域

13.使用“邮件”｜“预览结果”｜“预览结果”命令可查看结果，域部分变成了Excel

表中的具体的记录：

14.使用“预览结果”工具栏的记录导航，正文中的记录也变化

15.使用“邮件”｜“完成”｜“完成并合并”命令：

16.打开“完成并合并”命令的下拉菜单“编辑单个文档”

17.在“合并到新文档”对话框中进行设置，选择“全部”

18.最后生成含有所有记录的合并文档，每页成为一个邀请函：

19.如果安装了OutLook邮件软件，则可按邮件地址建立数据源，按邮件的形式

分发给不同的邮件联系人。