行政公文常见格式错误

行政公文常见格式错误
2020/12/6
行政公文常见格式错误
常见错误剖析
(一) 眉首常见错误。 (二) 标题常见错误。 (三) 行文错误。 (四) 附件错误。 (五) 主题词错误。
行政公文常见格式错误
（一）眉首常见错误
1. 缺漏秘密等级。 2. 紧急程度标识不规范 。 按照规定，公文的紧急程度，标识在 版心右上角第1行。
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（3）缺漏标点符号。 公文中第一层次标题不加标点符号，第二层次以 下的标题均加标点符号。 例如：
一、基本原则 （一）先行先试，奋力争先。抢抓机遇，……。 （二）立足当前，着眼长远。即以……，…… 。 （三）整体推进，重点突破。根据……，…… 。
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• 下雨天留客天留人不留 • 王叔叔亲了我妈妈也亲了我
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（2）没有正确使用引号。
引号一般用来标明行文中直接引用 的话，引号还用来标明需要着重论述 的对象或具有特殊含义的词语。“并 坚持做到不为亲朋好友开绿灯走后门” 这里的开绿灯、走后门并非本意，具 有特殊含义，要加上引号。
与2010年计划草案编制情况的报告
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（三）主抄送机关常见错误
主送机关和抄送机关是行政机关公文的 两个构件，有时抄送机关可以没有，但主送 机关一般情况下必须具备。
1．主抄送机关重复。如惠市发改 [2009]192号文，主送机关是“惠东县人 民政府”，在抄送机关中又出现“惠东县人 民政府”。
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10. 没有正确使用计量单位。 根据《国务院关于在我国统一实行计量单位的 命令》（国发〔1984〕28号）和1990年国务院第 65次常务会议批准的改革我国土地面积计量单位 的名称采用：平方公里、公顷、平方米，而不用 亩、万亩。
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11. 标点符号错误。
（1）表示概数不要用顿号隔开。 如“目前惠州潼湖侨场归难侨居住的仍然是上世 纪六、七十年代安置时，……”，“六、七十年代” 表示错误，正确的写法应该是“六七十年代”。
因各级政府都不领导党的任何组织，应把“加 强对信用社党的领导”删去。
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2. 错别字。
错别字多为疏忽大意造成，如不能及时发现和 纠正，往往导致印发的文件重印。错别字主要有 以下几方面情况：
（1）字形相同或相近的错别字。如“借鉴”写 为“错签”;“纪委”写为“经委”; “鱼、虾”写为 “渔、虾”等。
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（5）按照 — 遵照。 “按照”和“遵照”主要 区别：一是在感情色彩和使用范围上不一样。 “按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种 文体; “遵照”有遵奉依照之意，带有尊重色彩， 后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。二 是词性不同。“按照”是介词，“遵照”是动词。 如“按照x x 同志的指示精神……”，“按照”应 改为“遵照”。
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（2）制定 — 制订 。 “制定”与“制订”的主 要区别在于：“制定”强调法规等的定型和拍板 定案，强调动作已完成; “制订”强调方案、计划 等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、 政策、法令、规章制度等; “制订”的对象多是方 案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表 示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居 多。如“研究制定现代粮食流通业发展规划”。 这里“制定”的对象是 “规划”，不符合“制定” 的用法，正确的写法应该是“制订现代粮食流通 业发展规划”。
例一：《印发广东省x x x x x x 工作实施意见的通知》
例二：《关于对x x x x x x的决定的修改意见的函》
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例一：《印发广东省x x x x x x 工作实施意见 的通知》，用“通知”来印发“意见”，造成文 种重复。标题正确写法应该是《关于广东省x x x x x x 工作实施意见》。
以上标题中的双引号、书名号、顿号全部都 应该删除。
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3. 错用文种。 《关于廉江市流沙港装卸点恢复口岸运作的复函》
这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办 的请示事项，只能用“批复”，不能用“复函”。
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6. 用词不当。 转发上级政府办公室（厅）以及本级政府有关 部门文件的，标题应写为“转发xxxxxx的通知”； 根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的， 标题应写为“印发xxxxxx的通知”。
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（6）报道 — 报导 。 公文中统一用“报道”， 不能用“报导”。如“宣传部门要加强对疫情的 新闻报导管理，……”，“报导”应改为“报道”。 错别字： 有被无患。录用手续很烦琐。
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（2）语意不清。 如：“2009年1至8月，惠州吸收香港服务项目 25个，占港商投资项目28.5%; 实际利用港资2.5 亿美元，占23.9%……”，第二分句中的“占 23.9%”是指占港商在我市利用外资的23.9%呢？ 经核实，正确的写法应该是“实际利用港资2.5亿 美元，占我市实际吸收港资的23.9% 。”
例二：《关于对x x x x x x的决定的修改意见 的函》中，“意见”与“函”同时使用，也属于 文种重复的情况，正确的写法应该是《关于x x x x x x的决定的修改意见》。
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2. 缺少文种。 如《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大 开放有关问题的批复》，标题中的“批复”是国 务院批复件的文种，省政府转发国务院的批复应 当用“通知”，正确的写法应该是《转发国务院 关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题批复 的通知》。
（2）音相同或相近的错别字。如“偏僻”写为 “偏辟”;“签订”写为“签定”; “举一反三”写为 “举一返三”; “通信”写为“通讯”; “报道”写 为“报导”等。
（3）音同形近而义不同的错别字。如 “录像 带”写为“录象带”;“部委办”写为“部位办”; “鉴定”写为“监定”等。
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3. 错词。
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7. 回行不当。 公文标题需回行时，要做好词意完整，不能把完整 的词拆开。 例如：
关于惠州市2009年国民经济和社会 发展计划执行情况与2010年计划草案编制情况的报告
标题中的专业述语“国民经济和社会发展”是一个 完整的词，却被分成两行排列，这不符合公文标题的 回行要求，为了避免把完整的词拆开，又使标题排列 更加对称美观，应当把“发展计划执行情况”8个字移 至上一行。正确写法如下： 关于惠州市2009年国民经济和社会发展计划执行情况
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6. 数字表示错误。
（1）没有按规定使用阿拉伯数字 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次 充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词 句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字表述。如“（肝吸虫病）流行区人群 平均感染率达16.42%，其中约三分之二的感染者 出现不同程度的肝胆系统、……症状，……”， “三分之二”表示错误，正确的写法应该主 “2/3”。
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• 病句·成分缺失 在目前的杭州，野鸭增加的时候，到这里来过 冬的越来越多了。
• 病句·子母项兼容 这里有很多人、男人、女人 。 • 病句·语意混乱 他们即使很愿意也不愿意来。 • 病句·逻辑混乱 有的上班随便串岗的人必须严厉处罚。 • 病句·双重否定 在他没有出生以前 • 病句·前后矛盾 从上海到杭州，只用了3个多小时不到一点的
2．使用机关简称不规范。“市民族宗 教局”写成“市民宗局”。
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（四）正文常见错误。
1.行文规则错误。 2.错别字。 3.错词。 4. 语法、文字表述错误。
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1、行文规则错误。
国家行政机关公文不应向地方党委作指示、交 任务。
如“市级人民政府对信用社管理的主要职责： 一是督促信用社贯彻执行国家金融方针政策，加 强对信用社党的领导和思想政治工作，引导信用 社坚持为｀三农' 服务的经营宗旨……。”
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（二）标题常见错误。
主要有：文种重复、缺少文种、错用文种、介 词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7 种常见的错误。
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1. 文种重复。 行政机关公文种类主要有13种。在文种使用中，除转 发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外，如 果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。重复 使用文种的情况多是把“意见”和“通知”同时使用， 或把“意见”和“函”同时使用。
容易用错的词主要有： （1）截止 — 截至 。 “截止”和“截至”均为 动词，二者在用法上有区别。“截止”是不及物 动词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在时 间之前，需加一个介词作补语或名词性词语用冒 号，如“截止到7月10日上午，已有80人报到”、 “截止到7月9日，报名参加大会采访报道的媒体 共90家”; “截至”用于时间之前，不能用于时间 之后，如“截至7月9日，已有7个省区报到”。
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（3）数字回行。 根据公文中的特点，公文中的数字不能出现回 行的情况。如:把“1111.99亿元”写成“1， 111，99亿元”，数字回行是错误的。
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7. 年代表述错误。
（1）凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等 字样的，为避免产生异义，应规范表述为“中华 人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”。
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4. 语法、文字表述错误。
（1）句子成分残缺。 “加大乡镇渡口渡船更新改造工作。”“加大”
是谓语，后面都是定语，整个句子少宾语，所以 应在“工作之后加上”“力度”两字作宾语，应 改为“加大乡镇渡口渡船更新改造工作力度。”
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（2）小数点之间的数字位置拉开。 由于用电电脑录入汉字时是在全角状态下进行， 如果遇到小数字，电脑便默认为标点符号，后面自 动空了一格，使一个数字变成两个数字，这种情况 在文稿中经常出现。如：“2009年财政核拨市发展 和改革局专项经费150万元，其中专家评审和论证费 35. 8万元……”，“35. 8万元”表示错误，正确 的写法应该是“35.8万元”。
（2）非本世纪的年代，应将所属世纪写出。 如“上世纪八十年代以来，我市……”，“上世纪 八十年代”表示错误，正确写法应该是“20世纪 80年代”。
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8. 引文错误。
引文应当先引标题，后引发文字号， 再次出现时可直接引用发文字号。
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9. 结构层次表示错误。
公文结构层次序数是：第一层为“一、”，第 二层为“（一）”，第三层为“1.”，第二层为 “（1）”。比较常见的错误是没有严格按照层次 表示方法表示，有的第一层用了第二层或第三、 四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第 三或第四层表示。
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4. 介词连用。 在公文标题中最突出、最常见的介词连用是
“关于”和“对”。如《关于对部分港商投资电 厂要求提高上网电价问题的复函，“关于”和 “对”这两个介词中应删掉一个。
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5. 错用标点符号。 《关于中等职业技术学校进一步推进实施“双证 书”问题协调会议纪要》 《关于印发〈广东省加强建设工程项目开工管理 的若干规定〉的通知》 《关于进一步办好我省内地西藏、新疆班的意见》
时间。 • 病句·语意重复 他们姐弟俩被同台受审 • 病句·生造词语 偶们喜欢你。天气粉好。 • 病句·歧义 还欠款五十元 。
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5. 数值范围表示错。 如：“惠州征集的男兵为2009年年满18至20
岁……”，“18至20岁”表示错误，正确的写法应 该是“18岁至20岁”。如“惠州市发展和改革局 经费预算，按……2—2.3%核定”; ……”，“2— 2.3% ”表示错误，正确写法应该是“2%—2.3% ”。
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（3）其它 — 其他 。 根据国家语委有关规定， 在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其 它”一词。
（4）公布 — 发布。 根据立法等有关规定，法 律、行政法规用“公布”，决定、命令用“发 布”，均不使用“颁布”一词。 例《广东省人民政府关于若干临时行政许可事项 的决定》“……自公布之日起施行。”，把“公布” 改为“发布”。