行政公文常见格式错误
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10. 没有正确使用计量单位。
根据《国务院关于在我国统一实行计量单位的 命令》(国发〔1984〕28号)和1990年国务院第 65次常务会议批准的改革我国土地面积计量单位 的名称采用:平方公里、公顷、平方米,而不用 亩、万亩。
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11. 标点符号错误。
(1)表示概数不要用顿号隔开。 如“目前惠州潼湖侨场归难侨居住的仍然是上世 纪六、七十年代安置时,……”,“六、七十年 代”表示错误,正确的写法应该是“六七十年 代”。
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病句· 成分缺失 在目前的杭州,野鸭增加的时候,到这里来过 冬的越来越多了。 病句· 子母项兼容 这里有很多人、男人、女人 。 病句· 语意混乱 他们即使很愿意也不愿意来。 病句· 逻辑混乱 有的上班随便串岗的人必须严厉处罚。 病句· 双重否定 在他没有出生以前 病句· 前后矛盾 从上海到杭州,只用了3个多小时不到一点的时 间。 病句· 语意重复 他们姐弟俩被同台受审 病句· 生造词语 偶们喜欢你。天气粉好。 病句· 歧义 还欠款五十元 。
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3. 错词。
容易用错的词主要有: (1)截止 — 截至 。 “截止”和“截至”均为 动词,二者在用法上有区别。“截止”是不及物 动词,后面不能带宾语。如果“截止”出现在时 间之前,需加一个介词作补语或名词性词语用冒 号,如“截止到7月10日上午,已有80人报到”、 “截止到7月9日,报名参加大会采访报道的媒体 共90家”; “截至”用于时间之前,不能用于时 间之后,如“截至7月9日,已有7个省区报到”。
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(四)正文常见错误。
1.行文规则错误。 2.错别字。 3.错词。 4. 语法、文字表述错误。
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1、行文规则错误。
国家行政机关公文不应向地方党委作指示、交 任务。 如“市级人民政府对信用社管理的主要职责: 一是督促信用社贯彻执行国家金融方针政策,加 强对信用社党的领导和思想政治工作,引导信用 社坚持为`三农' 服务的经营宗旨……。” 因各级政府都不领导党的任何组织,应把“加 强对信用社党的领导”删去。
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5. 错用标点符号。 《关于中等职业技术学校进一步推进实施“双证 书”问题协调会议纪要》 《关于印发〈广东省加强建设工程项目开工管理 的若干规定〉的通知》 《关于进一步办好我省内地西藏、新疆班的意见》 以上标题中的双引号、书名号、顿号全部都 应该删除。
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3. 错用文种。 《关于廉江市流沙港装卸点恢复口岸运作的复函》 这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办 的请示事项,只能用“批复”,不能用“复函”。
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(3)其它 — 其他 。 根据国家语委有关规定, 在法律法规和公文中统一用“其他”,不用“其 它”一词。 (4)公布 — 发布。 根据立法等有关规定,法 律、行政法规用“公布”,决定、命令用“发 布”,均不使用“颁布”一词。 例《广东省人民政府关于若干临时行政许可事项 的决定》“……自公布之日起施行。”,把“公 布”改为“发布”。
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(6)报道 — 报导 。 公文中统一用“报道”, 不能用“报导”。如“宣传部门要加强对疫情的 新闻报导管理,……”,“报导”应改为“报 道”。 错别字: 有被无患。录用手续很烦琐。
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(2)语意不清。 如:“2009年1至8月,惠州吸收香港服务项目 25个,占港商投资项目28.5%; 实际利用港资2.5 亿美元,占23.9%……”,第二分句中的“占 23.9%”是指占港商在我市利用外资的23.9%呢? 经核实,正确的写法应该是“实际利用港资2.5亿 美元,占我市实际吸收港资的23.9% 。”
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5. 数值范围表示错。
如:“惠州征集的男兵为2009年年满18至20 岁……”,“18至20岁”表示错误,正确的写法 应该是“18岁至20岁”。如“惠州市发展和改革 局经费预算,按……2—2.3%核定”; ……”, “2—2.3% ”表示错误,正确写法应该是“2%— 2.3% ”。
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6. 数字表示错误。
例二:《关于对x x x x x x的决定的修改意见的函》
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例一:《印发广东省x x x x x x 工作实施意见 的通知》,用“通知”来印发“意见”,造成文 种重复。标题正确写法应该是《关于广东省x x x x x x 工作实施意见》。 例二:《关于对x x x x x x的决定的修改意见 的函》中,“意见”与“函”同时使用,也属于 文种重复的情况,正确的写法应该是《关于x x x x x x的决定的修改意见》。
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6. 用词不当。 转发上级政府办公室(厅)以及本级政府有关 部门文件的,标题应写为“转发xxxxxx的通知”; 根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的, 标题应写为“印发xxxxxx的通知”。
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7. 回行不当。 公文标题需回行时,要做好词意完整,不能把完整 的词拆开。 例如: 关于惠州市2009年国民经济和社会 发展计划执行情况与2010年计划草案编制情况的报告 标题中的专业述语“国民经济和社会发展”是一个 完整的词,却被分成两行排列,这不符合公文标题的 回行要求,为了避免把完整的词拆开,又使标题排列 更加对称美观,应当把“发展计划执行情况”8个字移 至上一行。正确写法如下: 关于惠州市2009年国民经济和社会发展计划执行情况 与2010年计划草案编制情况的报告
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1. 文种重复。 行政机关公文种类主要有13种。在文种使用中,除转 发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外,如 果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。重复 使用文种的情况多是把“意见”和“通知”同时使用, 或把“意见”和“函”同时使用。 例一:《印发广东省x x x x x x 工作实施意见的通知》
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2. 错别字。
错别字多为疏忽大意造成,如不能及时发现和 纠正,往往导致印发的文件重印。错别字主要有 以下几方面情况: (1)字形相同或相近的错别字。如“借鉴”写 为“错签”;“纪委”写为“经委”; “鱼、虾” 写为“渔、虾”等。 (2)音相同或相近的错别字。如“偏僻”写为 “偏辟”;“签订”写为“签定”; “举一反三” 写为“举一返三”; “通信”写为“通讯”; “报 道”写为“报导”等。 (3)音同形近而义不同的错别字。如 “录像 带”写为“录象带”;“部委办”写为“部位办”; “鉴定”写为“监定”等。
(1)没有按规定使用阿拉伯数字 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次 充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词 句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用 阿拉伯数字表述。如“(肝吸虫病)流行区人群 平均感染率达16.42%,其中约三分之二的感染者 出现不同程度的肝胆系统、„„症状,„„”, “三分之二”表示错误,正确的写法应该主 “2/3”。
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4. 语法、文字表述错误。
(1)句子成分残缺。 “加大乡镇渡口渡船更新改造工作。”“加大” 是谓语,后面都是定语,整个句子少宾语,所以 应在“工作之后加上”“力度”两字作宾语,应 改为“加大乡镇渡口渡船更新改造工作力度。”
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(2)小数点之间的数字位置拉开。 由于用电电脑录入汉字时是在全角状态下进行, 如果遇到小数字,电脑便默认为标点符号,后面自 动空了一格,使一个数字变成两个数字,这种情况 在文稿中经常出现。如:“2009年财政核拨市发展 和改革局专项经费150万元,其中专家评审和论证费 35. 8万元……”,“35. 8万元”表示错误,正 确的写法应该是“35.8万元”。
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(三)主抄送机关常见错误
主送机关和抄送机关是行政机关公文的 两个构件,有时抄送机关可以没有,但主送 机关一般情况下必须具备。 1.主抄送机关重复。如惠市发改 [2009]192号文,主送机关是“惠东县人 民政府”,在抄送机关中又出现“惠东县人 民政府”。 2.使用机关简称不规范。“市民族宗 教局”写成“市民宗局”。
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8. 引文错误。
百度文库
引文应当先引标题,后引发文字号, 再次出现时可直接引用发文字号。
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9. 结构层次表示错误。
公文结构层次序数是:第一层为“一、”,第 二层为“(一)”,第三层为“1.”,第二层为 “(1)”。比较常见的错误是没有严格按照层次 表示方法表示,有的第一层用了第二层或第三、 四层的表示方法,有的是从第一层表示就直到第 三或第四层表示。
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(2)制定 — 制订 。 “制定”与“制订”的主 要区别在于:“制定”强调法规等的定型和拍板 定案,强调动作已完成; “制订”强调方案、计划 等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、 政策、法令、规章制度等; “制订”的对象多是方 案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表 示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者 居多。如“研究制定现代粮食流通业发展规划”。 这里“制定”的对象是 “规划”,不符合“制定” 的用法,正确的写法应该是“制订现代粮食流通 业发展规划”。
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下雨天留客天留人不留
王叔叔亲了我妈妈也亲了我
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引号一般用来标明行文中直接引用 的话,引号还用来标明需要着重论述 的对象或具有特殊含义的词语。“并 坚持做到不为亲朋好友开绿灯走后门” 这里的开绿灯、走后门并非本意,具 有特殊含义,要加上引号。
(2)没有正确使用引号。
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(3)缺漏标点符号。 公文中第一层次标题不加标点符号,第二层次以 下的标题均加标点符号。 例如:
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(5)按照 — 遵照。 “按照”和“遵照”主要 区别:一是在感情色彩和使用范围上不一样。 “按照”是中性词,使用范围较广,通用于各种 文体; “遵照”有遵奉依照之意,带有尊重色彩, 后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。二 是词性不同。“按照”是介词,“遵照”是动词。 如“按照x x 同志的指示精神……”,“按照”应 改为“遵照”。
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(3)数字回行。 根据公文中的特点,公文中的数字不能出现回 行的情况。如:把“1111.99亿元”写成“1, 111,99亿元”,数字回行是错误的。
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7. 年代表述错误。
(1)凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等 字样的,为避免产生异义,应规范表述为“中华 人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”。 (2)非本世纪的年代,应将所属世纪写出。 如“上世纪八十年代以来,我市……”,“上世 纪八十年代”表示错误,正确写法应该是“20世 纪80年代”。
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2. 缺少文种。 如《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大 开放有关问题的批复》,标题中的“批复”是国 务院批复件的文种,省政府转发国务院的批复应 当用“通知”,正确的写法应该是《转发国务院 关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题批复 的通知》。
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4. 介词连用。 在公文标题中最突出、最常见的介词连用是 “关于”和“对”。如《关于对部分港商投资电 厂要求提高上网电价问题的复函,“关于”和 “对”这两个介词中应删掉一个。
常见错误剖析
(一 ) (二 ) (三 ) (四 ) (五 ) 眉首常见错误。 标题常见错误。 行文错误。 附件错误。 主题词错误。
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(一)眉首常见错误
1. 缺漏秘密等级。 2. 紧急程度标识不规范 。 按照规定,公文的紧急程度,标识 在版心右上角第1行。
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(二)标题常见错误。
主要有:文种重复、缺少文种、错用文种、介 词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7 种常见的错误。
一、基本原则 (一)先行先试,奋力争先。抢抓机遇,……。 (二)立足当前,着眼长远。即以……,…… 。 (三)整体推进,重点突破。根据……,…… 。
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12. 其他问题。
(1)关于简称的规范用法问题。 简称也叫缩略语或略语,一般采用名称和词句 中的关键语或语素组合而成。在公文中使用简称, 特别是对在文中多次出现的字数较多的名称和词 句简称,可以使得行文简洁。 在公文中规范化的简称可以直接使用。所谓 “规范”:一是明文规定的,如《国务院机构简 称》规定的机构名称的简称; 二是社会约定俗成的, 如纪委、高考、非典等等。
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(2) 关于出现“以后”、“以下”时是否需 要加括号说明问题。 根据国家有关规定,法规和公文中所称“以 上”、“以下”均含本数或本级,没有必要再作 说明。如“具体建设项目占用国有未利用土地, 在广州、深圳市20公顷(含本数)以下,在其他 地级市5公顷(含本数)以上”,“(含本数)” 应该予以删除。