时间管理知识

练习 P 20
计划重点次序
管理时间的关键是对事件的控制
abcd
11 12
10
9
8 7 6
1 2 3 4
5
分辨事件的轻重缓急与培养组织能力是时 间管理的精髓
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重要的事
您个人认为有价值的重要活动 符合您个人的人生目标、使命、价值观 更多的是长远目标 事情的结果会造成重要影响
紧急的事
好处：
➢ 人缘好 ➢ 没功劳有苦劳
成因：
➢ 没有长远目标 ➢ 缺乏自制力，怪罪他人 ➢ 轻视目标与计划 ➢ 缺乏问题解决能力
（头痛医头、脚痛医脚）
威胁：
➢ 可被雇佣能力低 ➢ 好事从来轮不到，
最怕换老板和裁员
abcd
第四象限
表现：
➢ 悠闲、闲适 ➢ 与世无争
（毫无可被雇佣能力） ➢ 依赖他人或社会机构维生 ➢ 危机处理 ➢ 忙于收拾残局
65～80％
紧急/不重要的事务
不
重
15％
要
无关紧要的事务
< 1％
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Pareto定律(二八法则)
20% 80%
顾客
80%
20% 生意
abcd
Pareto定律应用示例
等级
A
数量
10
平均拜访（每月） 10
拜访Байду номын сангаас计
100
平均
* A－D：按客户的重要性等级递减
20%
B
CD
20 40 80
6
1 0.5
abcd
时间管理
培训部
忙与盲
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时间管理的定义
时间管理是在日常事务中执着并有目标 地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理 自己及个人的生活，合理有效地利用可以 支配的时间。
时间: 挑战
abcd
面对面
寒喧
7.5％
打断 等候
7.5％ 6％
搜集联系人 6％ 信息
55%％
42％
销售或谈判 交通
案头计划
第一象限
表现：
➢ 压力 ➢ 精疲力竭 ➢ 危机处理 ➢ 忙于收拾残局
好处：
➢ 不可替代价值“高” ➢ 人应变能力强
abcd
成因：
➢ 拖沓 ➢ 没有计划 ➢ 嗜“急”成瘾
威胁：
➢ 丧失口碑（接的球太多） ➢ 身心的压力 ➢ 长久能力无法提升（笑不到最后）
abcd
第三象限
表现：
➢ 忙、茫、盲 ➢ 年纪一大把身居低位 ➢ 短视近利 ➢ “危机处理”
120 40 40
每月300个拜访
73%
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拟定具体行动计划
使用每日任务清单
把“每天要做的事”列出来 按轻重缓急分门别类写在纸上
对每周来说
把每周的工作重点列出 制定每周的工作计划
abcd
练习
列出您回到工作岗位后第一天要做的 所有事情
按轻重缓急分门别类写在纸上 为您的这些工作作一个安排
➢ 计划、规划和准备工作
要
➢ 紧迫的问题 ➢ 已到期限的项目、会议、报告
➢ 人际关系的建立 ➢ 预防措施
➢ 提升自己的能力
Ⅲ
不 ➢ 不预期的打扰（如：电话）
重 要
➢ 某些信件、报告 ➢ 未计划好的会议 ➢ 符合别人期望的事
Ⅳ
➢ 垃圾信件 ➢ 无关电话、函件和E-mail ➢ 闲聊天 ➢ “逃避”行为 ➢ 过度的看电视、上网和娱乐
要求立即受到重视 经常发生 不能预料 总是显而易见 经常为取悦他人
abcd
重要是自己内心感觉到的； 紧急是外在压力下的感觉。
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时间管理工具---时间矩阵图
紧急
不紧急
重 先Ⅰ做
要
再Ⅱ做
不 重
学Ⅲ会说
要
NO
尽量Ⅳ不做
资料来源：柯维«七个习惯»
abcd
四大象限
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 危机处理
成因：
➢ 有远见（知微见著）、有理想 ➢ 自我管理能力强 ➢ 真正的问题解决者（找到真正
20％问题的成因加以行动） ➢ 强烈的危机意识
威胁：
➢ 个人面对突然变化的弹性 ➢ 干扰中机会与干扰的识别 ➢ “暂时”利益的损失
abcd
时间如何分配？
紧急
不紧急
紧急/重要的事务
重
要
20～25％
重要/不紧急的事务
5％
午餐
13％
8％
等电梯、步行等 资料来源: Kinaird
计划时间
设定明确目标 计划重点次序 拟定具体行动计划 计划时间的其它方法
abcd
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设定明确目标
SMART原则：
S:
Specific
M:
Measurable
A:
Achievable
R:
Realistic
T:
Time
具体的 可衡量的 可达到的 现实的 有时间限制的
好处：
➢ 无需努力工作 ➢ 感受不到目标设定带来的压力 ➢ 不必经历失败所带来的失落感
成因：
➢ 全无责任感 ➢ 没有紧迫感 ➢ 逃避主义
威胁：
➢ 另一种压力形式 ➢ 最终危机的处理
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第二象限
表现：
➢ 少有危机 ➢ 有远见、有理想 ➢ 平衡、纪律、自制
好处：
➢ 真正的不可替代性 ➢ 较少的突发事件