竣工资料管理规定

竣工资料管理规定

一、适用范围

1.1公司承接的项目管理、项目代建、建设工程监理等工程竣工后形成的书面及电子记录。

二、通用规定

2.1各项目部在竣工后必须及时按本规定第三条款要求整理竣工资料，并上交总工办。

2.2上交竣工资料应及时，要求在项目竣工验收后三个月内，或现场项目部全体撤场前上交所有资料；遇特殊情况不能及时上交所有资料的，必须及时上交已有资料，并在《监理档案移交目录》（参见附录二及公司监理工作标准）上说明未交资料清单及预计上交时间。

2.3竣工资料上交必须符合公司质量管理体系《记录控制程序》的要求。

2.4公司提倡竣工资料电子归档，项目部应在项目实施过程中注意电子文档的保存及备份。

三、上交资料要求

3.1竣工资料整理必须有总目录、卷内目录，资料应放入标准档案盒中。

3.2竣工资料必须上交内容见附录一，内容有修改时，总工办将以文件形式发布，以最新文件要求为准。

3.3竣工资料上交公司总工办时应有《监理档案移交目录》，以此目录作为最终移交凭证。

3.4上交资料的存档形式应符合附录一中规定的要求，要求为“文本（原件）”的必须按要求上交相应原件文本。

3.5 总监负责组织项目部按本规定第3.1、3.2、3.4条要求整理归档文件，并将竣工资料及时上交公司保存；区域管理的项目，区域负责人负责督促辖区内项目部上交竣工资料的工作。

3.6分公司管辖项目的竣工资料，由总监负责组织项目部按本规定第 3.1、3.2、3.4条要求整理归档文件，并将竣工资料移交分公司保存，分公司负责督促

项目部总监按本规定要求整理归档文件；分公司将竣工资料上交公司总工办，移交手续按本规定第3.3条执行，同时应上交竣工资料中所有的电子文档（分公司应留存电子文档作为备份）；分公司应建立《项目档案台帐》（参见附录三）并保存与项目部及公司总工办的移交记录（《监理档案移交目录》），以对分公司竣工资料移交情况进行管理。

3.7上交的竣工资料电子文档，应按附录五中的要求整理归类，分级设立文件夹，将电子文档归类存放，施工单位形成的交监理签字审批的资料，可采用扫描方式留存电子文档（项目部无扫描仪，可在交资料时，由项目部派人到公司扫描整理）。

四、奖罚规定

4.1未按公司要求及时上交竣工资料或上交资料不符合附录一要求的项目，暂时扣发质量奖奖金及特殊奖励奖金，竣工资料按要求上交后，补发奖金。

4.2项目竣工资料未在规定期限内及时按附录一要求上交的，总监暂扣2000元，区域负责人/分公司经理暂扣1000元，竣工资料按要求上交后，补发罚金。

4.3项目竣工资料上交不完整、不符合要求的，扣罚总监1000~2000元（视缺失资料对公司造成的损失评定）。区域负责人/分公司经理扣罚500元/个项目。

4.4项目部除按附录一要求上交资料外，还根据附录五要求整理电子文档，搜集工程相关资料，针对项目特点整理技术及管理经验，并经整理后及时上交完整的成果资料，可给予500~1000元奖励；奖励半年统计一次，以个人或集体形式申请，在资料上交时向总工办提交书面申请，并写明申请理由。

五、资料外借

5.1竣工资料外借应向资料存放部门或分公司申请并填写《竣工资料申借单》（参见附录四），注明外借理由、归还日期及外借竣工资料清单。

5.2外借竣工资料时，应经保存部门主管领导审批。

5.3外借人应对外借资料负责，不得涂改、污损和遗失外借资料，如发生前述情况，视资料损失情况处以500~1000元罚款。

5.4外借资料应及时归还，不能及时归还的应向资料管理部门说明，无正当理由而拖延资料归还，影响公司正常运作、造成损失的，将视情况处以100~500元罚款。

六、实施

6.1本规定自发布之日起执行，公司之前颁布的相关规定有与本规定不符的，以本规定为准。

6.2本规定由总工办负责解释。

浙江江南工程管理股份有限公司

总工程师办公室

2007年10月29日

附录一：

竣工资料上交清单

房屋建筑工程：

注：加“★”项为重要竣工资料，必须按存档形式要求上交公司

市政公用工程：

注：加“★”项为重要竣工资料，必须按存档形式要求上交公司

附录二：

监理档案移交目录

移交人：移交时间：接受人：接受时间：

附录三：

项目档案台帐

附录四：

竣工资料申借单

附录五：

电子文档归档文件目录（目录结构、文件夹及名称统一按附件六样式建立，本表适合监理工程，项目管理工程可根据实际情况参考本表形式对电子文档进行归档）：

一、合同管理类：

1.合同文件及清单

（1）工程建设委托监理合同；

（2）施工合同清单；

（3）建设工程施工合同文件、分包合同文件、各类定货合同等。

2.合同其他事项管理

（1）工程临时延期申请、工程临时及最终延期审批等资料；

（2）合同争议、违约报告处理资料；

（3）合同变更资料等。

二、监理规划、细则类：

1.工程项目质量策划及监理规划；

2.监理实施细则；

3.项目监理机构编制的总控制计划等其他资料；

4.旁站监理方案；

5.见证取样和送检计划。

三、设计文件类：

1.勘察设计文件；

2.施工图纸；

3.测量基础资料。

四、施工组织设计、方案：

1.施工组织设计；

2.季节及专项施工方案；

3.专家论证方案。

五、招投标采购类文件：

1.前期选择考察资料；

2.各类招投标文件。

六、监理月报。

七、会议纪要。

1.工地会议纪要；

2.专题会议纪要；

3.内部会议纪要。

八、进度控制类：

1.工程开工报审表（含必要的附件）；

2.总、分进度计划报审表；

3.工程开工/复工报审表及工程暂停令等。