秘书实务之办公室事务管理

2、办公室的职能
办公室的职能
秘主
人要
员是
政务(或业务)服务
的中
工高
作级
事务管理
.
文
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作
体系中不可缺少的重要组成部分。
3、办公室事务管理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
服务性
分散性
专业性 主动性 繁杂性
为上司 为组织 为公众 工作 服务 服务 服务 分散
人员 分散
涉及 独立性 面广 专业性
㈡、办公室实务的范围和内容
——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员.
1、我国办公室实务的主要内容 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容
1、我国办公室实务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼接待工作（各种来访的 ⑵文书制作（打字、复印等） 接待）
2、教学难点
➢ 如何布置办公室； ➢ 办公室安全管理的方法与技巧； ➢ 识别办公室安全隐患 ➢ 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ➢ 接打电话的程序、技巧和礼仪 ➢ 印信的管理制度以及如何使用印信 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能 ➢ 技能训练。
要方便使用又不影响别人工作。
考考你
1、 怎样优化办公设备？
⑶文书处理（收发、传递等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
3、我国外资、合资企业办公室实务的主要 内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
10.1 办公环境管理
10.1.3 办公室的布局与布置
（1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，
是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
10.1 办公环境管理
②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对 独立的工作单元，把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工 作单元中开展工作。
10.1 办公环境管理
（2）办公环境布置
① 布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
10.1 办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
办公室事务管理
10.1 办公环境管理 10.3 电话管理 10.5 值班工作
10.2 日常安排与管理 10.4 印信管理 10.6 邮件处理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中的 办公环境管理、日程安排与管理、电话管 理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和 掌握办公室的日常工作和各项技能，成为 领导得力助手。
10.1 办公环境管理
10.1.1 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处 的自然环境。包括空间环境、视觉环境、 听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 10. 1. 2 办公环境的管理原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
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办公室的七大效率杀手有哪些？
1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。
办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。
10.1 教学重点与难点
1、教学重点
➢ 办公室的含义，办公环境管理的内容与要求； ➢ 办公环境管理的措施。 ➢ 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 ➢ 接打电话的程序和要求； ➢ 印信的管理方法与要求 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能。
10.1 教学重点与难点
⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料
制和监督。
10.1 办公环境管理
②布置的原则
全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既
以上除⑹ ⑽ ⑾项外，其余工作文员都会涉及到。
2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容
⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；