秘书实务之办公室事务管理
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涉外秘书实务4-秘书日常工作
2、掌握挡驾工作技巧
教学难点
学会处理突发、应急事件
学情分析
见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪和挡驾工作学生之前都有学习过，这为我们的情景模拟奠定了很好地基础。
教学效果
教后记
第一节
【实训任务】
任务1这份工作记录描述了王秘书一天工作的几个场景，也是办公室日常事务的详细反映，指出该工作记录中王秘书承担了哪些办公室日常事务，请详细列明。
办公环境维护管理工作移交过程演练（主要说明工作内容和注意事项）。
1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。
2、办公室的听觉环境管理。、消除噪音的来源，适量音乐的播放等
3、空气环境管理
4、安全环境管理
任务6场景4中，面对情绪激动的投诉客户，你如何妥善地对待？分组进行情景模拟并课堂演示。
妥善处理客户投诉：（1）将投诉的客户请到会客室或办公室，以免影响其他客户。安抚客户情绪（2）有效倾听客户的诉说和抱怨。表达歉意并表示感谢；（3）诚恳说明原因（4）说明立即采取措施并承诺尽快予以落实和回复。
接听、拨打、转接电话礼仪规范及训练。（略）
任务10收集一些有关突发事件的故事、案例以及相应的处理办法和措施等，先将案例内容相互交换，独立思考，拟出自己的处理思路，再相互进行讨论，对照看看自己的想法与突发事件实际的处理方法有何异同。
1.通过网络、书籍收集有关突发事件的案例及其处理方式方法。
2.处理突发事件的注意事项：（1）事先应制定工作预案，事发后立即启动应急预案；（2）分工负责、沉着冷静，做好现场联系和协调；（3）做好疏导、疏散、急救工作，确保人身安全和维护稳定；（4）确保信息畅通等。
任务6公司机要员黄姐因出差在外，印信管理工作暂交由王秘书代办。这天，和她同一批进入公司的同事小李来办公室办事，自称要盖两个单位公章，小王随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。不久，小李过来交还公章，并请王秘书开具介绍信，王秘书二话不说，撕了一张公司统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请指出小张在公章和介绍信使用方面的错误行为。
教学难点
学会处理突发、应急事件
学情分析
见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等礼仪和挡驾工作学生之前都有学习过，这为我们的情景模拟奠定了很好地基础。
教学效果
教后记
第一节
【实训任务】
任务1这份工作记录描述了王秘书一天工作的几个场景，也是办公室日常事务的详细反映，指出该工作记录中王秘书承担了哪些办公室日常事务，请详细列明。
办公环境维护管理工作移交过程演练（主要说明工作内容和注意事项）。
1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。
2、办公室的听觉环境管理。、消除噪音的来源，适量音乐的播放等
3、空气环境管理
4、安全环境管理
任务6场景4中，面对情绪激动的投诉客户，你如何妥善地对待？分组进行情景模拟并课堂演示。
妥善处理客户投诉：（1）将投诉的客户请到会客室或办公室，以免影响其他客户。安抚客户情绪（2）有效倾听客户的诉说和抱怨。表达歉意并表示感谢；（3）诚恳说明原因（4）说明立即采取措施并承诺尽快予以落实和回复。
接听、拨打、转接电话礼仪规范及训练。（略）
任务10收集一些有关突发事件的故事、案例以及相应的处理办法和措施等，先将案例内容相互交换，独立思考，拟出自己的处理思路，再相互进行讨论，对照看看自己的想法与突发事件实际的处理方法有何异同。
1.通过网络、书籍收集有关突发事件的案例及其处理方式方法。
2.处理突发事件的注意事项：（1）事先应制定工作预案，事发后立即启动应急预案；（2）分工负责、沉着冷静，做好现场联系和协调；（3）做好疏导、疏散、急救工作，确保人身安全和维护稳定；（4）确保信息畅通等。
任务6公司机要员黄姐因出差在外，印信管理工作暂交由王秘书代办。这天，和她同一批进入公司的同事小李来办公室办事，自称要盖两个单位公章，小王随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。不久，小李过来交还公章，并请王秘书开具介绍信，王秘书二话不说，撕了一张公司统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请指出小张在公章和介绍信使用方面的错误行为。
第一章 秘书实务 办公室事务
值班工作
一、值班工作的形式
主要有三种形式： 常设性值班 间歇性值班 临时性值班
二、秘书值班工作的主要任务
值班管理 传递信息 接待工作 承办临时事项 处理突发事件
安全工作 编写值班材料
信息链接
[信息链接]
1983年6月的一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书突然接到市属交 通部门打来的紧急电话，告知：市装卸公司搬运站在装卸农药过程中， 将一包甲基E605农药掉进了汉江。E605是一种剧毒农药，人畜饮用含有 这种药物的水就会中毒，严重的有生命危险。值班秘书立即采取了这样 一些对策：电话通知市属交通部门有关单位，马上组织力量进行打捞， 并迅速上报打捞结果；电话通知市防疫站马上派人火速赶往出事地点， 采样化验；电话通知汉阳区政府，请他们密切注意事态发展情况，要求 他们赶紧告知汉江岸的国棉厂停止供水，同时与市、区防疫站迅速取得 联系，随时准备通知居民停止饮用可能带毒的自来水；将上述突发事件 及处理措施报告市政府领导人及中共武汉市委值班室。采取以上措施后， 终于化险为夷，避免了饮用自来水中毒的严重后果。
— 戴尔 • 卡耐基
三、被叫电话程序
➢ （一）记录准备 ➢ （二）礼貌应答 ➢ （三）认真听记 ➢ （四）结束通话
（三） 认真听记
四、特殊电话处理技巧
➢ 接听直接找上司的电话 ➢ 接听推销电话 ➢ 接听打错的电话 ➢ 接到投诉电话 ➢ 接听匿名电话 ➢ 接听告急电话
收发传真
一、 传真机
传真机集电话、扫描、记录等功能为一体，既可 以当电话机使用，更有着自动收发各种文字文件和图 片文件（包括签名、印章等）的功能。
尔戴尔?卡耐基三被叫电话程序?一记录准备?二礼貌应答?三认真听记?四结束通话三认真听记四特殊电话处理技巧?接听直接找上司的电话?接听推销电话?接听打错的电话?接到投诉电话?接听匿名电话?接听告急电话收发传真一传真机传真机集电话扫描记录等功能为一体既可以当电话机使用更有着自动收发各种文字文件和图片文件包括签名印章等的功能
秘书学-第四讲-事务性工作1——办公室事务管理
2、办公室工作常备用品
文件： 常用的政策规定、条令、 制度等。 如果某些政策规定文件不 能个人保存,则分类记住 什么单位、什么时间制发 的,什么文件号,用的时候 很快就能借到。 表格：与本职工作有关的 表格。
文具 笔：准备2支以上，经常带在身上。
*各种颜色的笔各备一支，铅笔3支以上，事先削好。
安排约会要注意的细节 尽量错开领导出差回来的当天、周末、假日或 临近下班时间安排。注意对方的假日（如国外 圣诞节，元旦） 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请 领导过目。 在接近特别重要的约会前，应与对方再联络， 以确保约会如期进行。 约会场所和招待事宜有时需秘书负责。 记下与自己领导有约会的人的电话号码，以便 有变动时及时通知对方。 提醒自己的领导准时赴约（提示或备忘录）。 每天上班时请领导核对他的日程表 *领导安排了约会却忘告诉了秘书
三、接待工作
日常一般性的个体 接待 有约接待 无约接待 团体接待
1、日常一般性个体接待
有约接待 事先准备 适时提醒上司 礼貌引领 适时告退 无约接待 了解来宾身份及来意 分流 婉拒
2、团体接待
接待准备 信息资料准备 方案准备： *接待方针、规格、计划、接待责任、接待经费、 其它事宜。 环境准备 物资准备
留言：对方要找的人若不再时，应问 对方是否愿意留话，以便转达。 结束电话：待对方挂断电话后，再放 话筒。
电话记录表
时间：——年——月——日——时——分 来电话人：——先生（女士、小姐） 单位：—————————— 电话号码：———————— 电话内容：
处理结果：
接电话人：————
秘书实务第三章 办公室日常事务管理
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（5）确定要购置的设备耗材是当前或 预期所必需的，且考虑与原有设备的 匹配关系
（6）确定要购置的设备和耗材所放置 的位置，要安全可靠且有利于工作流 程的进行
（7）对不同供应商货物的性能、价格、 供货地点、支付方式及售后服务进行 比较及选择
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（三）办公用品的采购
Diagram （四）办公布局安排应考虑的因素
本企业的规模和员工人数
企业的机构设置和工作设计
企业经营的性质和内容， 业务部门的职能特点
确保公司部门之间的联系， 科学有效地设计工作流程
办公室布局安排 应考虑的因素
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二、秘书对办公责任区的管理
（一）秘书的办公责任区
由你辅助 的上司的 办公区域
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2 .办公管理程序的构成要素
时间 因素
空间 因素
事项
因素
资源
因素
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3. 办公管理程序的特征
择优性
稳定性
可操作性
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（二）办公程序管理的必要性
企业中的秘书人员具有从属性、辅助 管理性和职能补充性的特点，因此， 商务秘书的工作和职责是具体、琐碎、 繁杂的，其操作过程、步骤、方法往 往是重复性的。通过对于这些步骤和 程序的归纳和整理，总结出一套秘书 事务工作的管理模式，将有助于秘书 掌握最佳的工作模式和方法，提高工 作效率，避免重复劳动，减少工作疏 漏。
工作承办周期制度
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二、时间管理概述
（一）时间管理的必要性
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（二）时间管理理论
1.时间管理的内涵
（5）确定要购置的设备耗材是当前或 预期所必需的，且考虑与原有设备的 匹配关系
（6）确定要购置的设备和耗材所放置 的位置，要安全可靠且有利于工作流 程的进行
（7）对不同供应商货物的性能、价格、 供货地点、支付方式及售后服务进行 比较及选择
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（三）办公用品的采购
Diagram （四）办公布局安排应考虑的因素
本企业的规模和员工人数
企业的机构设置和工作设计
企业经营的性质和内容， 业务部门的职能特点
确保公司部门之间的联系， 科学有效地设计工作流程
办公室布局安排 应考虑的因素
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二、秘书对办公责任区的管理
（一）秘书的办公责任区
由你辅助 的上司的 办公区域
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2 .办公管理程序的构成要素
时间 因素
空间 因素
事项
因素
资源
因素
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3. 办公管理程序的特征
择优性
稳定性
可操作性
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（二）办公程序管理的必要性
企业中的秘书人员具有从属性、辅助 管理性和职能补充性的特点，因此， 商务秘书的工作和职责是具体、琐碎、 繁杂的，其操作过程、步骤、方法往 往是重复性的。通过对于这些步骤和 程序的归纳和整理，总结出一套秘书 事务工作的管理模式，将有助于秘书 掌握最佳的工作模式和方法，提高工 作效率，避免重复劳动，减少工作疏 漏。
工作承办周期制度
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二、时间管理概述
（一）时间管理的必要性
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（二）时间管理理论
1.时间管理的内涵
第3章 办公室事务管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件
3.1 办公环境管理
1）封闭式办公室的优点： ①比较安全，便于锁门 ②可以保证工作的秘密性 ③易于员工集中注意力，专心致志于细致和专 业的工作 ④保护私人空间，易于保彷隐私 2）封闭式办公室的缺点： ①建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多 并要装修 ②难以监督员工的活动 ③难以进行沟通，员工被分隔开，易于感觉孤 独
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
2）开放式布局的优点： ①建筑成本的降低 ②开放式的办公室中，空间利用率，大 于常规的一排排格子式的设计中的可用面 积 ③重新布局的灵活性 ④易于沟通，便于交流 ⑤易受上司的监督 ⑥容易集中化服务及共享办公设备
管理秘书实务（第二版）
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
（4）日常维护 ①办公室需要全面打扫的时候，应该通知 管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底 打扫。 ②每天下班离开办公室之前，留一张便条 给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角， 如：积满灰尘的照明灯罩。 ③定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒； 装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘。
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
④调整好百叶窗，使其保持一致的角度， 还要根据百叶窗调整的情况，注意调节电灯 光线。 ⑤暖气、空调、通风或音响系统等设备 出现异常情况时，必须立即通知有关部门或 管理人员。
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
管理秘书实务（第二版）
21世纪公共管理系列教材
3.1 办公环境管理
隐患记录及处理表
序 号 1 时间 地点 发现的隐患 造成隐 隐患的 处理人 采取的 措施 患的原 危害和 因 后果 靠窗一排电 无窗帘 有损眼 行政主 安装窗 脑屏幕耀眼 遮阳 睛 管张强 帘
新编秘书理论与实务项目四办公室日常事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
3.印章的启用和停用
表格
任务一 印信事务管理
表格
任务实施
任务一 印信事务管理
(1)先填写用印申请表同时出具单位主管负责人或主要负责人授权的专 人审核批准签名(见下表)。
表格
(2)要做好用印登记工作。用印登记应包括时间、编号、用印单位、内 容、用印数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等。 (3)完成用印。
任务一 印信事务管理
(3)严禁开具空白介绍信。空白介绍信即只填写单位和加盖公章，其他 具体内容未填的介绍信。因为空白介绍信一旦被坏人利用，随心所欲 地填上任何内容，就会造成难以预料的后果，所以秘书人员应切记这 一点。这也是印信管理方面国家的有关规定。 (4)介绍信的使用流程
任务一 印信事务管理
(5)介绍信管理基础性文件
任务二 电话事务管理
三、秘书接听电话的技巧 1.接听电话的基本要求 (1)接听电话要及时，应在第一阵电话铃声之后即拿起话筒，一般来说铃声不要超过3 次。
(2)拿起话筒后，要主动自报家门，即说出自己的单位、姓名、职务， 而不要查问对方，应巧妙地摸清对方身份、了解对方用意，当然常有 来往的要一听就知道对方为何人并直呼其名。 (3)接听电话时，要随手准备笔和记录本以便记录。 (4)与对方通话时，嘴巴应与话筒保持一定距离，态度要热情、耐心、 负责，声音要温和清晰，语调应稍微平缓，讲话时应面带微笑，不要 喝茶、吸烟、嚼口香糖等。 (5)听不清对方讲话时，要客气地请对方再讲一遍或挂断再拨。 (6)结束电话时，要有礼貌地说声“再见”，并等对方挂上电话后再轻
任务一 印信事务管理
任务情境
秘书第三章办公室事务管理
1、 空气杀手
2、光线杀手
3、声音杀手
4、空间杀手
5、设备杀手
6、文件杀手
7、职能杀手
办公环境管理
四、办公室的布局与布置
（1）对办公室进行布局与布置的必要性 对办公室进行布局与布置是进行办公环
境管理的具体步骤。其目的是为了克服影 响办公环境的七大因素，使办公室方便、 舒适、整洁、和谐、统一、安全。
第二节 日常安排与管理
4. 注意事项
适当保密； 处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小
第二节 日常安排与管理
５、日志系统
1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间
内组织领导活动计划，一般分为纵横两 种方式。 2）日志的方法
手工填写的工作日志 电子工作日志
第二节 日常安排与管理
二、约会安排
1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾
第一节 办公环境管理
八、 办公室的保健与安全环境管理
1、保健 ＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。
10.1 办公环境管理
2、安全管理
（1）树立安全意识
掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法 劳动权益；
上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳 动保护的规定和本组织有关的规章制度；
义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过
程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表” 中。
秘书实务之办公室事务管理
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMARY
秘书实务之办公室事 务管理
目录
CONTENTS
• 办公室环境管理 • 日常事务管理 • 行政事务管理 • 人事事务管理 • 其他事务管理
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
01
办公室环境管理
办公环境布局
快速响应
在突发事件发生时，迅速启动应急预案，协调各方资源，确保事件 得到及时妥善处理。
事后总结与改进
对突发事件处理过程进行总结和反思，不断优化应急预案和应对措 施。
法律事务协助
合规审查
01
协助公司进行合同、协议等法律文件的合规审查，确保公司业
务合法合规。
法律咨询
02
为公司提供法律咨询服务，解答法律问题，提供法律意见和建
保密工作管理
保密工作原则
确保公司机密信息不被泄露，遵循严格的保密制 度和规范，对重要文件和资料进行加密和保管。
保密措施
采取物理和电子手段，如文件锁、电子密码等， 确保机密信息不被非法获取和传播。
保密培训
定期对员工进行保密意识和技能培训，提高员工 的保密意识和责任感。
突发事件处理
应急预案制定
针对可能发生的突发事件，制定详细的应急预案，明确应对措施 和责任人。
员工关系维护
沟通协调
建立良好的沟通机制，及时了解 员工需求和意见，协调解决员工
问题。
员工关怀
关心员工的工作和生活，提供必 要的支持和帮助，增强员工的归
属感。
团队建设
组织团队活动，增进员工间的交 流与合作，提高团队凝聚力。
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMARY
秘书实务之办公室事 务管理
目录
CONTENTS
• 办公室环境管理 • 日常事务管理 • 行政事务管理 • 人事事务管理 • 其他事务管理
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
01
办公室环境管理
办公环境布局
快速响应
在突发事件发生时，迅速启动应急预案，协调各方资源，确保事件 得到及时妥善处理。
事后总结与改进
对突发事件处理过程进行总结和反思，不断优化应急预案和应对措 施。
法律事务协助
合规审查
01
协助公司进行合同、协议等法律文件的合规审查，确保公司业
务合法合规。
法律咨询
02
为公司提供法律咨询服务，解答法律问题，提供法律意见和建
保密工作管理
保密工作原则
确保公司机密信息不被泄露，遵循严格的保密制 度和规范，对重要文件和资料进行加密和保管。
保密措施
采取物理和电子手段，如文件锁、电子密码等， 确保机密信息不被非法获取和传播。
保密培训
定期对员工进行保密意识和技能培训，提高员工 的保密意识和责任感。
突发事件处理
应急预案制定
针对可能发生的突发事件，制定详细的应急预案，明确应对措施 和责任人。
员工关系维护
沟通协调
建立良好的沟通机制，及时了解 员工需求和意见，协调解决员工
问题。
员工关怀
关心员工的工作和生活，提供必 要的支持和帮助，增强员工的归
属感。
团队建设
组织团队活动，增进员工间的交 流与合作，提高团队凝聚力。
商务秘书实务第三章 办公室日常事务管理
一次性口杯要及时清走。 • 5、废纸篓要及时进行清理，涉及组织秘密的任何纸张都不能扔
在废纸筒中，而应放入碎纸机中。
2020/6/4
（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域
• 内容主要包括： • 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱
，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护； • 2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整
• 6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆 放物，走廊、楼道堆放易燃的物品；
• 7、工作习惯中的隐患，如离开办公室前不锁门，放 文件和现金的箱柜、抽屉不上锁。
2020/6/4
• 2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或 人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘 ，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工 作，很容易产生视觉疲劳。
• 3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定 的吸音、静音装置。
2020/6/4
二、工作场所隐患的消除
• 1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定， 如《劳动法》、《安全生产条例》等；树立安全意识，维护公司 的利益，保护自己合法的劳动权益。
• 2．上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定 和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。
• 3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填 写“安全隐患登记表”。
2020/6/4
第一节 办公环境的维护与管理
• （一）构成办公环境的要素 • （二）秘书对办公责任区的管
理
2020/6/4
一、办公室环境的构成
在废纸筒中，而应放入碎纸机中。
2020/6/4
（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域
• 内容主要包括： • 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱
，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护； • 2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整
• 6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆 放物，走廊、楼道堆放易燃的物品；
• 7、工作习惯中的隐患，如离开办公室前不锁门，放 文件和现金的箱柜、抽屉不上锁。
2020/6/4
• 2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或 人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘 ，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工 作，很容易产生视觉疲劳。
• 3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定 的吸音、静音装置。
2020/6/4
二、工作场所隐患的消除
• 1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定， 如《劳动法》、《安全生产条例》等；树立安全意识，维护公司 的利益，保护自己合法的劳动权益。
• 2．上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定 和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。
• 3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填 写“安全隐患登记表”。
2020/6/4
第一节 办公环境的维护与管理
• （一）构成办公环境的要素 • （二）秘书对办公责任区的管
理
2020/6/4
一、办公室环境的构成
商务秘书常识辅导：办公室事务管理
商务秘书常识辅导：办公室事务管理商务秘书常识辅导：办公室事务管理办公室事务管理包括办公室环境管理、接待、日常事务管理、信息管理、领导活动管理、辅助人力资源管理、危机管理与突发事件应急处置。
那么商务秘书主要涉及到的办公室工作有哪些呢?1. 对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境(1)安全检查的方法1)确定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。
(2)健康、安全的办公环境的基本要求1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2. 做好信息的保密工作(1)口头信息的安全保密工作1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求传达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。
3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。
4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。
(3)电子信息的安全保密工作1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。
2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。
3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。
秘书实务第3章办公室日常事务管理
04
日常事务效率提升
时间管理
01
制定合理的工作计划，将 任务按照优先级排序，确 保工作有序进行。
02
03
04
有效利用碎片时间，如 等待、休息等，进行简 单的工作或学习。
避免拖延，及时完成任 务，保持工作的高效性。
定期总结和反思，调整 工作计划，提高工作效 率。
工作计划与安排
01
02
03
04
根据公司的战略目标和部门工 作计划，制定个人工作计划。
感谢观看
工作任务分配
协助上级领导合理分配工作任务，确保各部门之间的工作协调和 信息传递。
内部信息传递
及时传递公司内部信息，确保各部门之间的信息流通，提高工作 效率。
外部沟通协调
商务接待
负责接待来访客户和商务合作伙伴，安排接送、 住宿、用餐等事宜，维护公司形象。
公关活动
协助组织公司公关活动，如新闻发布会、媒体采 访等，与媒体建立良好关系。
根据办公用品需求，制定采购计 划，确保用品充足且不浪费。
分类存放
将办公用品分类存放，方便取用和 管理。
领用管理
建立领用制度，规范员工领用办公 用品的行为，避免浪费和流失。
02
日常行政事务处理
文件管理
文件分类与归档
文件传递与使用
根据文件类型、重要性和时间等因素， 将文件进行分类、编号和归档，确保 文件的有序和易于查找。
秘书实务第3章 办公室日常事 务管理
• 办公室环境管理 • 日常行政事务处理 • 日常事务协调与沟通 • 日常事务效率提升 • 日常事务规范与标准
01
办公室环境管理
办公环境维护
01
02
03
保持整洁
秘书实务之办公室事务管理
10.1 办公环境管理
10.1.3 办公室的布局与布置
（1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，
是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
10.1 办公环境管理
②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对 独立的工作单元，把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工 作单元中开展工作。
2、教学难点
➢ 如何布置办公室； ➢ 办公室安全管理的方法与技巧； ➢ 识别办公室安全隐患 ➢ 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ➢ 接打电话的程序、技巧和礼仪 ➢ 印信的管理制度以及如何使用印信 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能 ➢ 技能训练。
10.2 办公室日常事务与管理
1、学习重点
➢ 日程安排、约会安排和旅行安排的内 容和基本要求。
➢ 日程安排表、约会安排表和旅行表的 制作方法及注意事项；
2、学习难点
➢ 日程安排表、约会安排表和旅行表的 制作方法及注意事项；
➢ 技能训练。
10.2 日常安排与管理
10.2.1 日程安排
１、日程安排的内容 （１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。
⑶文书处理（收发、传递等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
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3、我国外资、合资企业办公室实务的主要 内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
10.1 教学重点与难点
1、教学重点
➢ 办公室的含义，办公环境管理的内容与要求； ➢ 办公环境管理的措施。 ➢ 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 ➢ 接打电话的程序和要求； ➢ 印信的管理方法与要求 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能。
10.1 教学重点与难点
以上除⑹ ⑽ ⑾项外，其余工作文员都会涉及到。
2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容
⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；
2、办公室的职能
办公室的职能
秘主人要Βιβλιοθήκη 员是政务(或业务)服务
的中
工高
作级
事务管理
.
文
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作
体系中不可缺少的重要组成部分。
3、办公室事务管理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
服务性
分散性
专业性 主动性 繁杂性
为上司 为组织 为公众 工作 服务 服务 服务 分散
人员 分散
涉及 独立性 面广 专业性
㈡、办公室实务的范围和内容
——办公室实务就是指办 公室的工作事务和操作实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员.
1、我国办公室实务的主要内容 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容
1、我国办公室实务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼接待工作（各种来访的 ⑵文书制作（打字、复印等） 接待）
2、教学难点
➢ 如何布置办公室； ➢ 办公室安全管理的方法与技巧； ➢ 识别办公室安全隐患 ➢ 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ➢ 接打电话的程序、技巧和礼仪 ➢ 印信的管理制度以及如何使用印信 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能 ➢ 技能训练。
办公室事务管理
10.1 办公环境管理 10.3 电话管理 10.5 值班工作
10.2 日常安排与管理 10.4 印信管理 10.6 邮件处理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中的 办公环境管理、日程安排与管理、电话管 理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和 掌握办公室的日常工作和各项技能，成为 领导得力助手。
⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21、搞好会务工作 22、复印资料
10.1 办公环境管理
10.1.3 办公室的布局与布置
（1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，
是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
10.1 办公环境管理
②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对 独立的工作单元，把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工 作单元中开展工作。
制和监督。
10.1 办公环境管理
②布置的原则
全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既
要方便使用又不影响别人工作。
考考你
1、 怎样优化办公设备？
⑶文书处理（收发、传递等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
10.1 办公环境管理
（2）办公环境布置
① 布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
10.1 办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等. 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等. 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。
10.1 办公环境管理
10.1.1 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处 的自然环境。包括空间环境、视觉环境、 听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 10. 1. 2 办公环境的管理原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
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办公室的七大效率杀手有哪些？
1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。