文件编制培训教材

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文件编写培训教程

文件编写内容
管理文件的内容
二、文件编写内容
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培训材料之三
管理文件的内容（续1）
二、文件编写内容
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01
培训材料之三
02
管理文件的内容（续2）
二、文件编写内容
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培训材料之三
管理文件的内容（续3）
培训材料之三
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01
文件编写内容
02
管理文件的内容（续4）
培训材料之三
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01
文件编写内容
02
四、程序文件编写
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培训材料之三
01
程序的定义及其理解
02
程序 procedure
03
四、程序文件编写
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程序文件的编写
培训材料之三
四、程序文件编写
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培训材料之三
01
文件编制准备
02
四、程序文件编写
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培训材料之三
01
02
文件编制准备（续）
培训材料之三
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培训提纲
一文件是什么二文件编写内容三流程图四程序文件编写文件编写出现的问题
管理文件的内容（续5）
二、文件编写内容
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01
02
培训材料之三
管理文件的内容（续6）
二、文件编写内容
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培训材料之三
4、文件编写注意事项
三稿一定工作过程文件编写内容培训材料之三文件编制流程
二、文件编写内容
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培训材料之三
6、文件拟稿人基本要求
培训提纲

文件编写培训教程PPT课件

2020/9/18
22
二、文件编写内容
5、文件编制流程
2020/9/18
培训材料之三
三稿一定工作过程
23
二、文件编写内容
6、文件拟稿人基本要求
培训材料之三
2020/9/18
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培训提纲
一文件是什么二文件编写内容三流程图四程序文件编写五文件编写出现的问题
培训材料之三
文件名称要避免
－空泛。“设备管理条例” －小事套大帽。“流动污染源控制的管理程序” －以点盖面。“采购供应管理制度”
2020/9/18
13
二、文件编写内容
2、管理文件的主要构成
培训材料之三
管理文件的构成
A、范围 B、定义或术语（需要时） C、管理职责 D、业务管理程序和主题内容 E、记录 F、附图附表：管理流程图、记录表
2020/9/18
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容
培训材料之三
-
2020/9/18
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续1）
培训材料之三
2020/9/18
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二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续2）
培训材料之三
2020/9/18
17
二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续3）
培训材料之三
4
一、文件是什么
3、为什么需要编写文件
培训材料之三
2020/9/18
5
一、文件是什么
4、文件的性质
培训材料之三
2020/9/18
6
一、文件是什么
5、文件分类
培训材料之三

文件编制和管理培训资料

举例说明：质量手册编号：SYJZ-QM-2013 程序文件编号：QPS9-01 三级文件编号：WIS9-01 四级文件编号：QPS9-01.1、WIS9-01.1
2、文件版本号设置方法版次编码由A、B、C、D…依顺序编列。文件中出现不影响文件内容的错别字或语序需要调整等情况时，由质量保证部在文件原稿上予以手写修改，在修改处加盖修改人印章后，将在用文件进行相应更新；文件中出现五处以上变更内容的修改情况时，应制作文件更改通知单，发放至
5、文件格式文件封面设计、页面设置、应用字体、字号等内容详见《文件编写管理规定》和文件模板。
6、文件编制语言要求
规范性：质量管理体系文件的编写要求用语标准，采用规定统一格式。
简洁性：质量管理体系文件的文字要求精炼，每一句话要求实用，具有可操作性。消化性：消化的途径是改写。改写规章制度性文件，要注意去掉原来文件中无法落到实处的语言，保留文件精髓，同时，要注意将原文件中没有明确执行岗位/部门的工作过程加以明确。改进性：质量管理体系文件要体现自我检查可操作性：要求质量管理体系文件清晰描述过程基本走势，清楚交代过程接口关系。可控性：质量管理体系文件要充分关注关键过程，人性化的小过程可以不写进文件中。可查性：质量管理体系文件要交代哪些过程必须留下过程证据，方便日后检查。要让人看了文件就知道该文件对哪些重要环节明确了控制点，知道该检查什么。和自我改进的管理思想。要明确相关人员/岗位对关键过程的检查监督职能。
1.1.2 三级技术文件：在文件存在增加、修订、废弃、补发的时机时，由提出部门填写《文件增修废补申请单》至技术文件管理部门处，待申请被批准后，方可实施以上行为：文件的增加、修订、废弃、补发均由技术文件管理部门实施。
1.1.3 文件修订后需形成《文件更改记录表》。

流程文件编制培训

02 流程文件编制基础
流程文件的分类
作业指导书
用于指导具体作业或操作的流程文件，包括操作步骤、注意事项等。
管理流程文件
用于描述组织内部管理流程的文件，如审批流
程、报告流程等。
业务流程文件
描述组织内各业务部门之间的协同工作流程的
文件。
质量控制文件
用于描述质量控制标准和检验方法的文件。
流程文件的编写规范
流程文件的分类与编制方法
培训详细介绍了不同类型流程文件的编制方法和要点，如作业指导书、操作规程、管理规定等。
3
流程文件的管理与维护
培训涉及了流程文件的管理制度、版本控制、更新机制等方面的内容，以确保流程文件的时效性和准确性。
对未来流程文件编制工作的展望
01
持续优化和完善流程文件体系
鼓励员工在日常工作中不断总结经验，提出改进意见，以逐步完善流程
修改
根据实际操作反馈或其他需求，对流程文件进行修改和更新。
版本控制
对流程文件的版本进行控制，确保使用的是最新版本的流程文件。
03 流程文件编制实践
实际工作流程分析
确定流程范围
明确流程涉及的部门、岗位和任务，确保流程覆盖全面。
现场调研
深入了解实际工作流程，记录关键节点和操作步骤。
流程图绘制
有助于企业创新和发展
流程文件的编制和实施可以激发员工的创新精神，推动企业的创新和发展。
05 案例分析
成功的企业流程文件案例
案例名称
某制造企业的生产流程优化
案例描述
该企业通过对生产流程进行全面梳理和优化，实现了生产效率的提高和成本的降低。
成功因素
明确的目标、科学的分析方法、有效的沟通与协作、持续改进的态度。

文件管理制度培训教材

第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。

二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。

三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。

良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。

二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。

2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。

3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。

二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。

2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。

第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。

2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。

二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。

2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。

第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。

2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。

3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。

二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。

2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。

第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。

文件编写培训教程2024新版

使用专业的项目管理工具
采用适合团队的项目管理工具，如JIRA、Trello等，帮助团队成员更好地跟踪和管理任务。
定期评估和改进
定期评估团队协作的效果和效率，发现问题并及时改进，不断提升团队的协作能力。
06 文件编写实战演练与反馈评估
实战演练：分组完成一个文件编写任务
1 2
分组与角色分配
根据参与者数量和背景，进行合理分组，并分配各自在文件编写过程中的角色，如主编、副主编、校对等。
图表展示和解读技巧
选择合适的图表类型
根据数据类型和分析目的，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图、饼图、散点图等。
图表设计原则
遵循简洁明了、重点突出、色彩搭配合理等原则，设计出易于理解和美观的图表。
图表解读技巧
掌握图表解读的基本技巧，如识别图表中的关键信息、理解数据间的关系和趋势等。
案例分析：某公司年度报告编写过程
织，确保内容条理清晰、易于理解。
数据收集、整理和分析方法
01
02
03
确定数据来源
根据报告需求，确定合适的数据来源，如公司内部数据库、公开数据、调查问卷等。
数据收集与整理
采用合适的方法和工具进行数据收集，并对数据进行和分析目的，选择合适的数据分析方法，如描述性统计、推论性统计、数据挖掘等。
在编写文件内容时，应注意准确性和完整性。避免遗漏重要信息或提供不准确的数据，以免误导读者或造成不良影响。
命名错误
在命名文件时，应注意准确性和一致性。避免使用模糊或误导性的文件名，以便于文件的查找和管理。
02 文字处理软件操作技巧
Word界面介绍与功能概览
01
Word启动与界面组成
介绍如何启动Word程序，以及Word界面的主要组成部分，如标题栏

(完整版)文件编写培训

质量体系文件编写课程1 质量体系文件概论述………………………………………………………………2 质量手册的编制……………………………………………………………………3 程序文件的编写……………………………………………………………………4 作业指导书编写……………………………………………………………………5 质量记录编写………………………………………………………………………6 质量计划的编写……………………………………………………………………１质量体系文件概论述1.1量体系文件的价值和作用1.1.1文件的价值--编制和使用文件具有动态高增值作用。

a文件的动态性,表现在文件随本系统的运作环境变化而变化,始终保持文件的有效性。

b文件的高增值表现在人们在执行文件过程中,可以改进服务质量减少客户投诉,提高管理水平,赢得顾客的信任,为公司带来经济效益。

1.1.2文件的作用a作为供方体系存在的体现(载体),是企业从事质量活动的标准和法规。

b作为内部和外部质量审核的依据,是评价质量体系运行有效的标准。

c为达到所要求(服务)质量提供指导。

d是开展培训的依据。

e是维持质量改进的基地。

f 新的质量改进从现行的质量体系文件入手, 改进后的质量体系文件又是新的行为准则, 从而使质量体系持续有效运行。

1.2 质量体系文件层次1.2.1典型的质量体系文件层次a A层:质量手册(阐明企业的质量方针、组织结构、人员职责并描述其质量体系)b B层：程序文件（描述为实施质量体系要素所涉及的各职能部门的活动）c C层：作业文件(作业指导书、表格、报告)。

1.2.2常见企业的质量体系文件层次a A层:程序文件；b B层:详细作业指导性文件；c C层:质量记录。

1.1质量体系文件编制要求a 系统性、协调性-- 从全局出发、接口关系处理好、相互衔接。

b 符合性--符合ISO9000族标准要求, 遵循国家法律、法规。

c 可操作性--便于实施。

d 适应性--应体现产品特点、企业规模、质量活动性质和自身管理经验。

体系文件编写培训教材

其他管理体系文件的编写实例
ISO9001质量管理体系文件的编写实例 ISO14001环境管理体系文件的编写实例 OHSAS18001职业健康安全管理体系文件的编写实例 ISO27001信息安全管理体系文件的编写实例
PART 6
编写培训教材的技巧和方法
培训教材的编写技巧
确定目标受众：了解读者需求，根据受众特点编写教材内容。
PART 5
体系文件的编写实例
质量管理体系文件的编写实例
质量手册：概述质量管理体系的框架和要求，明确组织结构和职责
程序文件：描述质量管理活动的流程和步骤，确保过程的可操作性和规范性
作业指导书：针对具体工作或岗位提供详细的操作步骤和要求，指导员工正确完成任务
质量记录：记录质量管理体系的运行情况和相关数据，用于追溯和证明质量管理体系的有效性
确定文件的目的和范围收集相关资料和信息设计文件的结构，包括标题、目录、正文等部分编写文件内容，注意语言简洁明了、逻辑清晰
编写文件的初稿
确定文件的目的和范围收集相关资料和信息编写文件的大纲和目录完成文件的初稿并检查语法、拼写和格式
审核和修改文件的初稿
审核内容：确保文件内容符合体系要求，无遗漏、错误
结构清晰：采用易于理解的逻辑结构，使读者能够快速理解教材内容。
图文并茂：使用图表、图片等形式辅助文字，使教材更加生动形象。
案例分析：结合实际案例，帮助读者更好地理解教材内容。
培训教材的编写方法
制定编写计划和时间表
组织编写团队和分工合作
注重内容的实用性和可读性
确定编写目标和读者群体
培训教材的编写案例分析
案例1：某公司编写培训教材的经验分享

体系文件编写培训教材

审核批准
将编写好的文件提交给相关部门进行审核
确保文件符合要求检查是否违反相关规定
总结回顾
确认是否遗漏关键信息
审查整个编写过程
展示团队协作成果
与团队分享成果
汲取教训，提升编写质量
总结经验教训
03
第3章体系文件编写的技巧
Chapter
使用通俗易懂的语言
确保读者能够快速理解文档内容
让读者一目了然
互联网平台应用
网络化管理的优势在于提高工作效率和协作能力，但也会面临信息安全和隐私保护方面的挑战。
优势和挑战
智能化
在体系文件编写中，人工智能技术能够提供智能化的辅助，例如自动纠错、智能推荐等功能。
人工智能技术应用
智能化管理将进一步提升文件编写的效率和质量，但也可能影响传统的文件编写流程。
什么是体系文件
体系文件是组织内部的制度文件，记录了组织的规章制度、工作流程和各类管理制度等内容。体系文件的编写对于组织的运转和管理至关重要。
体系文件编写的作用
保证工作有序进行
规范工作流程
减少工作中的疑惑和错误
帮助员工熟悉规章制度
促进组织的持续改善
提供管理依据
体系文件编写的挑战
耗费时间和精力
ห้องสมุดไป่ตู้
制定编写计划
调研分析
分析组织运作模式
深入了解组织的运作模式和管理需求
为后续编写做准备
收集相关资料和信息
编写内容
在调研分析的基础上，需要根据调研结果进行内容的编写。此时需要保证内容的完整性和准确性，避免遗漏和错误的出现。
确保文件符合要求
遵循标准格式无语法错误
没有违反相关规定
遵守公司政策保护机密信息

ISO文件编制培训教材

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七、质量手册范例（例二）
质量手册范例二：紧急事件准备及应变 1.0 目的
建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或人为的灾害造成的环境冲击. 2.0 范围各制程活动之紧急情况处理均属之. 3.0 权责应变措施之拟定与管理：环境工作小组
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七、质量手册范例（例二－续）
4. 0 内容 4.1 各种可能重大环境影响之意外事件均应订立紧
WHEN
在何地
WHERE
做何事
WHAT
为什么
ห้องสมุดไป่ตู้
WHY
怎样做
HOW
缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易理解。
16
三、体系文件内容的结构（续－4）
(6)相关程序/资料
用以索引文件中所提到或引用的二级文件及其它资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后会容易查找。但是不可将文件版本附上。
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八、程序文件范例（续2）
5.1.3文件的编制可参考以下模式：
文件模式
说明
目的文件编制的目的
适用范围文件适用的场合
定义文件中的专业用语和限定范围的用词
职责和权限文件中有关人员的职责
内容文件简述的规则内容
附件文件运用中用到的表格或其它资料
以上是一份文件的完整架构，但是它的适用性完全取决于文件的需要。
总之，使用流程图的目的就要一目了然。如果有些工作太过繁杂和繁琐，不制成流程图或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。
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五、编写文件的注意事项
1. 忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系；
2. 忌过于弹性化，失去可操作性； 3. 忌理想主义，导致无法实施； 4. 忌部门主义化，导致其它部门无法配合； 5. 忌咬文嚼字，理解困难。

ISO9001文件编写教材(精华版)

案例：案例：手册中的过程描述
0105 督察管理流程
输入活动步骤输出资源标准条款过程监控指标 1、拟定年度考评办法 2、讨论考评办法 3、审批考评办法 4、下发考评办法 5、实施督察考评 6、撰写考评报告 7、领导审批 8、下发通报 9、问题整改 10、兑现奖惩/改进考评办法
1考核指标库 2工作目标计划 3以往考评结果/成绩/ 报告 4以往投诉事件 5近期工作重点 6业务活动流程规定
过程描述具体写法提示及案例（1）过程描述具体写法提示及案例（
1.风险分析风险分析对因资源缺乏、输入/出不完整出不完整、对因资源缺乏、输入出不完整、不执行或执行不利等可预测问题的风险做出分析，描述可能导致的危害。不利等可预测问题的风险做出分析，描述可能导致的危害。案例：《内部审核程序》---风险分析：风险分析：案例：内部审核程序》风险分析 1.1因审核员缺乏审核技巧，导致审核不深入。因审核员缺乏审核技巧，因审核员缺乏审核技巧导致审核不深入。 1.2因忙于生产活动，无法如期实施体系审核，失去发现因忙于生产活动，因忙于生产活动无法如期实施体系审核，问题、改进问题的机会，并导致系统缺乏及时的监控。问题、改进问题的机会，并导致系统缺乏及时的监控。
质量手册
程序文件制度、规范、制度、规范、作业类文件报告、报告、记录
第四层次：第四层次：体系运作的结果证据
体系文件形成流程
工作流程确定过程文件质量手册编写程序文件编写三层文件编写文件审核批准文件发布发放策划内容
根据过程识别分析结果和过程的复杂程度来确定各过程所需的文件组织公司有关人员编制质量管理手册组织公司有关人员编制各过程所需的程序文件/ 程序文件/记录表单的内容与格式根据程序文件和质量手册编制相应的支撑性三层文件/ 支撑性三层文件/记录表单内容与格式质量管理手册/程序文件/ 质量管理手册/程序文件/三层文件由具备资格的人员审核/ 具备资格的人员审核/批准质量管理手册/程序文件/三层文件/ 质量管理手册/程序文件/三层文件/记录表单按受控文件要求发放使用。录表单按受控文件要求发放使用。

编写质量体系文件培训教材

19.10.2023
3
在质量管理体系中使用四类文件（质量手册，质量计划，程序，记录），按作用可分为法规性文件和见证性文件两类。质量管理体系的法规性文件是用以规定质量管理工作的原则，阐述质量管理体系的构成，明确有关部门和人员的质量职责，规定各项活动有目标、要求、内容和程序的文件。属这类文件有质量方针政策、质量手册、程序文件和质量计划等。它们是组织内部实施质量管理的法规，是组织内部各级各类人员必须遵循的行为规范，是开展各项质量活动的依据。在合同环境下，这些文件是组织向顾客证实质量管理体系用以表明适用性的证据。质量管理体系的见证文件是用以表明质量管理体系运行情况和证实其有效性的文件，质量记录属于这类文件。这些文件记载了各质量管理体系要素的实施情况和产品质量的状态，是质量管理体系的见证。
19.10.2023

17
e质量手册修改控制手册的管理应执行《文件控制程序》的规定，这里只记录修改手册的章节、条款、修改日期、修改人、审核人、批准人。
f组织概况组织概况主要阐述的内容包括组织性质、规模、产品类型、设施、能力和质量情况等其中，重点要阐明生产设施、检测手段和技术力量。同时应注明组织所在的地址、电话、传真、邮编等。
如对标准有删减的，应说明理由，根据组织实际情况，在限于既不影响组织提供满足顾客和适用法规要求的产品能力，也不免除组织的相应责任的那些质量管理体系要求这个前提下，删减标准中的有关条款；引用或配合使用的有关标准和文件、术语和定义（质量手册中采用的术语，若现行标准中已有规定者，可说明所依据的标准；无规定者，则应给出定义或说明）。
2、系统性质量手册所阐述的质量管理体系应当具有整体性和层次性。质量手册应就产品质量形成全过程中各阶段影响产品质量的技术、管理和人的因素进行控制作出规定。质量手册所阐述的质量管理体系应当结构合理、接口明确、要素选择剪裁恰当、层次清楚、各项程序有序且连续。

文件编制培训教程

文件编制培训教程1、文件的概念信息及其承载媒体。

包含：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准2、文件的作用1）满足顾客要求与质量改进2）提供适宜的培训3）重复性与可追溯性4）提供客观证据5）评价质量管理体系的有效性与持续适宜性3、文件的类型1）质量手册2）质量计划3）规范4）指南5）程序、作业指导书、图样4、质量管理体系文件的范围1）形成文件的质量方针与质量目标2）质量手册3）标准要求的程序文件4）组织所需的文件5）标准所要求的记录5、质量管理体系文件的结构塔式结构1）三层结构，适用于小型企业1 质量方针、质量目标2 包含程序的质量手册3 其它质量文件2）四层结构，适用于中型企业1 质量方针、质量目标2 质量手册3 质量管理体系程序文件4 其它质量文件（作业文件、报告、记录）3）五层结构，适用于大型企业1 质量方针、质量目标2 质量手册为什么3 质量管理体系程序4 作业文件怎么做5 记录证据说明：1）质量手册是规定组织质量管理体系的文件，供各级管理者使用。

2）质量管理体系程序，描述质量活动如何开展，应支持质量手册，供职能部门或者基层单位的管理者使用。

3）作业文件，描述具体作业活动或者质量活动，供具体业务的管理人员与操作人员使用。

4）质量计划，可视为特定范围内的质量手册与程序。

前面应加限定词，如设计质量计划、过程操纵质量计划、检验质量计划等。

5）其他质量文件，如计划、报告等。

6）记录表格，规定在记录中应该填写什么内容，可作为程序文件的附录。

6、质量管理体系文件的编制原则6.1符合性1）符合企业的质量方针与质量目标；2）符合质量管理体系标准的要求；3）符合法律、法规的要求。

6.2创新性1）创新思维是持续改进的源泉；2）创新会带来效益3）创新的范围——技术——管理6.3确定性确定做什么、谁来做、何时、何地、如何做、根据什么文件、如何操纵、怎么记录等。

6.4相容性6.5可操作性——符合企业实际——深入实际调查研究——通过落实职责来保证6.6系统性——分清文件的层次，保证文件的唯一性；——横向，接口务必清晰；——纵向，支撑关系务必清晰。