数字档案管理系统高校版用户操作手册

数字档案管理系统

——高校标准版用户操作手册

上海新影捷信息技术有限公司

二00九年九月

目录

一、立卷归档 (3)

二、馆藏加工 (10)

三、档案管理 (11)

1、档案审核 (11)

2、档案鉴定 (12)

3、档案统计 (16)

3.1 馆藏统计 (16)

4、三性检查 (17)

三、档案服务 (17)

1、档案查询 (17)

1.1 基本查询 (17)

1.2 高级查询 (18)

1.3 通用查询 (21)

1.4 全文查询 (22)

1、档案利用 (25)

2.1 借阅登记 (25)

2.2 借阅审批 (27)

2.3 借阅管理 (28)

3、档案打印 (29)

四、系统配置 (31)

五、系统管理 (38)

1、用户管理 (38)

1.1 部门维护 (38)

1.2 人员维护 (39)

2、权限定义 (41)

2.1 数据权限 (41)

2.2 系统权限 (41)

2.3 档案门类权限 (43)

2.4 角色管理 (43)

2.5 用户角色赋权 (44)

3、数据管理 (44)

3.1 数据备份 (45)

3.2 数据还原 (45)

4、代码维护 (46)

5、操作日志 (47)

六、结束语 (49)

一、立卷归档

功能介绍

立卷归档：各个单位或部门用本单位的账户登录系统，对本单位或部门的档案进行预立卷操作，由原来的纸质立卷变为数字立卷，便于管理和查询。

1.1当你点击立卷归档时会出现如图所示的画面：

1.2 选择你要录入的档案门类点击进入，例如点了‘教学’如图所示：

1.3 接着点击你要录入的档案这里点‘教学综合’作为例子，点击后出现如图所示：

在这里需说明一下，上图所圈之处是可以点击的，有提示，左边的是‘菜单放开’或‘菜单收起’。右边的是‘查询放开’或‘查询收起’。

1.4 如上图，当点击案卷时会出现如下所示，填写上面的查询条件，再点击“查询”按钮，即可按

条件查出所有符合的记录显示下面，不输入条件则查询出所有记录，下面有5个按钮。下面分别来说说它们的作用。

将鼠标放在以上字段处点击会出现有个前头标识，有向上的（表示按照升序查的）有向下的（表示按降序的）。点击条目上的附件数量如下图所示：

即可查看附件和上传附件，操作页面如图：

其中，点击“返回”按钮，可返回到列表界面；点击“上传附件”可进行附件的上传，接着有个筛选框，当选中时上传的附件是要进行ocr识别的，默认情况下是要进行ocr识别的，当不选时则表示此次上传的附件不需要进行ocr识别，下图是要进行ocr识别的，如下图所示：

点击“点击这里选择附件”按钮，即可出现要上传文件的路径选择，选中文件，“打开”即可，如下图所示：

这样，选中的文件就会出现在附件列表里面，在点击“上传”按钮，这是附件便开始上传，等到该附件下方出现所有文件上传完毕的红色字样，则说明已上传完毕，点击“关闭”即可，如下图所示

若所选文件错误，可点击“取消所有上传”，即可清除列表中选中的文件；若正在上传的文件需要

停止上传，可点击列表中该附件后面的“删除”。

1.5 “录入”按钮。

当点击“录入”时会弹出如下图所示窗口：

可根据业务需要录入数据，当不想在录入数据时就附件上传录入完后可点击“保存”按钮，如果想在录入记录时就想附件上传可在录入完数据后点击“保存并附件上传”，并且支持连续录入。

保存并附件上传可直接上传附件与该条目挂接，附件的操作与1.4中所述相同。

1.6 “修改”按钮。

当点击“修改”按钮时会出现如下图所示：

修改记录后可点“修改”按钮保存修改记录。

1.7 “批量修改”按钮。

顾名思义就是选中几条记录一起对其进行修改。当点击它出现如下所示：

按提示操作，可同步增加，同步减少，同值修改，最后点“保存”保存修改信息。

1.8 “删除”按钮。可一条一条删除，也可多条一起删除。

1.9 “上报”按钮。

点上报即将状态变为“立卷上报”并在档案管理中的档案整理中显示

1.10 “组卷”按钮。此按钮在“待组卷文件”列表下面，选中要同批组卷的文件（可多选），点击“组卷”按钮。

组卷页面如下两个图所示：（本系统提供了两种组卷方式，一种是组成新的案卷，另一种是在案卷列表中选中案卷，将文件添加到已存在的案卷中，用户根据需要进行选择）

二、馆藏加工

功能介绍

馆藏加工：主要是档案馆的人员对本馆的纸质档案进行数字化的预立卷操作。基本操作过程和“立卷归档”部分一样，可参考上面第一部分进行操作。

三、档案管理

功能介绍

档案管理主要分为三部分：

档案审核：对所有完成数字化预立卷并上报的档案的信息进行审核，编号，修改，删除，

查看等。

档案鉴定：对几个字段的鉴定和管理。

档案统计：对所有馆藏档案按照保管期限进行数量统计，用表格或柱状图的方式展

现。

三性检查：主要针对其真实性，完整性，有效性进行检查是否合标准。

1、档案审核

1.1 当点击“档案审核”然后选择要选的档案，例如选择“教学综合”会出现如下图所示:

此操作与“立卷归档”中的操作基本相同。因此不再赘述。主要来看看上图的5个按钮的作用。

在此之前，先说一下列表显示第一列。当你点击“查看”时会出现如下图所示查看详细：