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公司文件审批管理规定1

公司文件审批、管理规定

为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合本公司的实际情况，特制定本规定。各部门的公文审批、管理工作，必须实行严格的保密制度。

一、公文处理程序

（一）收文处理

1、上级发来的文件及注有密级的简报、资料和平级发来的文件，均由人事部

统一签收、开封、登记、呈阅、转发并按不同类别进行分类处理。其中内

容重要的急件，及时呈送领导阅批。

2、人事部应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。

3、凡需办理的公文，应先送总经理签批意见，再分送给有关部门办理；人事

部经理在签批公文时，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

4、各部门收到急件时，应在2天内答复并退回文件；一般要办理的文件，5

天内应办理并回复文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面简要回

复。

5、加强公文检查催办工作。人事部人员对有领导批示的公文及本公司发出的

文件，要登记备案，认真督促、催办，以防积压或漏办。

6、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交人事部

人员立卷归档。

（二）发文处理

1、公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后书面形式送

人事部核稿交由总经理。

2、文件的签发。公司人事公文，由总经理签署意见后，由人事部收发。

3、签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

4、公文签发后，由人事部负责打印、盖章、装订、登记、分发。

5、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

6、公文处理完毕后要及时送交人事部整理立卷，不得私自泄露相关文件。

7、公司内部非公文性的文件，交人事部审核，人事部根据文件具体事项交总

经理审阅，由人事部负责逐级送达，并按照领导批示，交经办人办理。

（三）传递过程中文件的管理

1、人事部由专人负责文件的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相

关人员大的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公

共场所或家中。

2、文件传递过程中，必须办理登记、签收注销等手续，并按照收文登记簿检

查归档，以防遗漏。

二、文件的立卷归档管理

（一）立卷归档的范围

1、各类公文、收文、各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、

照片、图表、及音像资料等有保存价值的资料，由经办人收

集齐全，分类

整理，移交人事部整理核对后，于次月送交人事部档案室立卷归档。各部

门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

2、没有存档价值和存查必要的公文，由人事部鉴别登记后销毁。

3、人力资源部及财务部的重要文件资料由本部门自行保管。

（二）文件的借阅、复制

1、一般性归档文件的借阅、复制均需经过登记后方可进行。

2、秘密文件必须由公司主管领导书面同意后，方可登记并借阅、复印。

文件批阅单标题

主要内容

部门负责人

意见/签字

办理时间人事部门

总经理批示

承办部门/签

下达时间字

执行情况报批人/部门签字备注

公司文件审批管理规定4

文件审批管理制度（试行）

第一条为规范公司各项文件的签订、履行及档案管理，提高审批效率，有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险，确保公司的正常经营，特此制定文件的审查批准制度。

第二条本制度所指的文件，是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。

第三条公司以下文件，必须按照本规定审批流程审查批准后，方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。

1、公司声明、合同等以公司名义对外的文件；

2、授权书、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件；

3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、

起诉书、委托代理书等文件和证明材料。

第四条文件的草拟

1、各类文件的草拟，实行归档管理、分级把关的原则，由涉及此项业务的部门负责起草。

2、所有文件在草拟时，必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定，有规范文本的，要参照规范文本。

第五条文件的签字审批应当按照以下步骤进行：

1、部门主任审批。所有文件在草拟后，由该部门的主

任签字审批。

2、副总经理审批。行政类文件副总经理直接审批，审批后提出整改意见；文件中涉及重大技术问题的，由技术部进行初审，初审后交由副总经理审批，提出整改意见。

3、总经理审批。文件的最终审批人为总经理袁总。文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成，并按照以上流程重新进行报批。

4、印章管理部门审批。文件经由以上人员审批后，由申请人提出用印申请，经印章管理部门批准后加盖印章。并填写印章使用记录本。

第六条文件审批过程中，如果审批人员提出更改以前的审批意见的，正在审批的相关人员应当暂停审批，并将该文件退回提出更改要求的审批人员更改后，文件继续往下流转。

第七条文件审批过程中，审批人员对于不予批准的应当写明具体意见，并将该文件退回申请部门修改。文件经修改后重新按照第五条规定的流程进行审批。

第八条如果相关审批人员由于客观原因无法在文件审批表上签字审批的，则按以下规定处理：

1、审批人员将自己的审批意见以传真或者电子邮件的形式发送给随后审批人员，后一审批人员应当将传真或者打印出来的电子邮件附在合同审批表之后。

2、审批人员将自己的审批意见电话通知后一审批人员，后一审批人员经确认后，在相关意见栏内注明：“已予XXX 电话确认，已审核该文件，同意审批。”事后再行补签。

以上规定仅适用于部门主任、副总经理、总经理。

第九条为保证审批流程的清晰、规范，申请人员、审批人员必须在亲笔签名后注明申请或批准的时间。

第十条文件的留存备案

1、文件与审批表的留档备案统一由综合部负责。文件如果有原件，则必须交由综合部留存。如果没有原件，则由申请人负责复印文件并将复印件连同文件申请表一起交由综合部存档。其中涉及价款问题的文件，至少要复印两份。在签章完毕后，一份交由财务部保管，一份交由综合部存档。

2、综合部负责对文件进行统一分类编号，以便于查找和检索。