EHS-CP-01 文件和记录管理程序
EHS文件控制程序
EHS文件控制程序1 目的为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项工作的开展。
2 适用范围公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。
3 职责3.1 EHS管理部负责编制EHS手册。
3.2 相关部门负责编制本部门的程序文件和作业指导书。
3.3 EHS管理部负责确定EHS管理文件（包括外来文件）的编号、分发范围、受控级别及文件的检查；EHS管理部对外来文件的适用性进行确认。
3.4 行政人力资源部负责管理文件（包括外来文件）的分发、回收、销毁、存档。
3.5 相关部门识别、收集，提交与EHS有关的外来文件；各部门负责本部门文件的修改、使用、管理。
4 程序内容4.1 文件的分类4.1.1 第一层文件：EHS管理体系手册（包括：EHS政策、方针等）。
4.1.2 第二层文件：程序文件。
4.1.3 第三层文件：作业指导书(如：与体系有关的管理制度、岗位操作规程等)。
4.1.4 记录为特殊文件，附在相关文件中，按《EHS记录控制程序》的要求进行控制。
4.1.5 与EHS管理有关的外来文件。
4.2 文件的编号4.2.1 文件的名称4.2.1.1 文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。
文件英文字符代号规定a)EHS手册 EHSMb)程序文件： EHS - PD-***c)作业指导书：d)记录表格：文件编号/RC***如：EHS-PD-***/RC001(程序文件的记录)EHS-WI-***/RC001(作业指导书的记录)e)外来文件：EHS-OD-***记录序列号：如001等4.2.1.2 文件序列号分布4.2.2 文件的版本版本号，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此类推。
4.3 文件的受控状态文件分为受控和非受控两大类。
凡是体系要求的文件均为受控文件。
受控文件在发放前加盖“受控”章、“分发号”章。
涉及公司机密文件（如：工艺文件、配方、物料代码对应表等）需加盖“保密”章，用于存档的文件同时加盖“存档”章。
EHS操作控制管理程序
环境、健康安全操作手册目录环境与健康安全方针一、环境1、污水处理2、垃圾处理3、采购政策4、车间环境5、其他二、健康1、招聘2、医疗急救3、疾病培训及年度体检4、食品岗位健康要求三、安全1、消防安全2、机械安全3、电气安全4、仓储及搬运安全5、防盗安全6、员工上下班安全第3页第4页第4页第4页第4页第4页第5页第5页第5页第5页第6页第6页第6页第6页第6页环境可持续发展方针：诚信经营，遵守我们业务所在国家的相关环保法规，实现集团的经营目标。
在我们所从事的新兴经济领域与公共和私人团体紧密合作，目的是在这些领域创造持续积极的社会和经济变化。
与能够提高我们业务技能和知识水平的伙伴结成同盟。
执行以国际公认标准为基础的环境管理系统。
通过指导、教育、培训和观察等方式，提高员工的环保意识。
建立可测量的可持续发展目标和指标，使其与集团的经营目标步调一致。
通过创新、减排、重复利用和回收等方式，使我们的废料对环境的影响最小化。
使每一位员工在环保方面树立爱岗敬业、高度负责的意识。
通过内部和外部审计，定期地评估环境管理系统的执行情况。
定期地评估环境和可持续发展方针，使其与集团的共同价值观、企业责任、可持续发展承诺和主要相关利益方的期望值相一致。
健康安全方针：为工作场所的健康和安全管理建立负责机制，使各级管理和业务流程呈现看得的领导力。
诚信经营，并遵守我们业务所在的国家与健康和安全相关的法规。
促进管理层、员工、承包商和利益相关方之间，在工作场所的健康和安全控制方面的沟通。
鉴别、评估和去除风险，或采取缓解风险的措施。
通过指导、教育、培训和观察等方式，执行安全管理程序，营建安全的工作系统。
建立可测量的健康安全目标和指标，创造一个精益求精的企业文化。
提高和拓展员工的素质，使其满足集团的技能要求、知识要求、行动守则和经营理念。
使每一位员工在工作场所的安全管理方面树立爱岗敬业、高度负责的意识。
通过内部和外部审计，定期地评估安全管理系统的执行情况。
EHS-PD-001 EHS文件控制程序
封面1 目的为使各部门EHS文件格式标准化,特制定此《EHS文件控制程序》。
2 适用范围JinHaas内部所有环境职业健康安全管理手册(EHSM)、程序文件（PD)、工作指导书（WI）、记录表格（RC）。
3 职责3.1 EHS部门负责本规定的编制，各职能部门贯彻执行。
3.2 EHS体系文件负责人定期对EHS管理体系文件进行评审，确保工厂运行符合体系文件要求。
3.3 各部门负责相关EHS文件的制订。
手册由管理者代表审核，工厂厂长批准。
程序文件由EHS主管和文件制订部门负责人共同审核后报工厂厂长批准。
3.4 工作说明书由作业部门自行制定，EHS工程师审核，文件制定部门负责人批准。
3.5 记录表格文件的审批与其依附的程序文件或工作指导书相同。
3.6 需要定期回顾，更新的表格，需要在表格左上角标明表格负责人、职位、更新频率、更新日期。
4 程序内容4.1 管理体系文件的分类●环境职业健康安全一体化方针、目标。
●环境职业健康安全管理手册——依据标准对公司环境、职业健康安全管理体系的程序文件及具有可操作性的法规性等程序文件的浓缩和概括，并将相关记录表格作为文件的附录。
●程序文件——描述完成一项活动所经历的途径，该活动需要跨部门进行。
●工作指导书——根据各职能部门需要编制的详细作业文件，该活动在部门内部完成。
●记录表格——阐明活动取得的结果或提供完成活动的证据的文件。
4.2 文件编写4.2.1 文件的名称4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。
文件英文字符代号规定a)手册：JRH-EHSM-A例如：JRH-EHSM-A b)程序文件：EHS-PD-***例如：EHS-PD-512 c)工作说明书：例如：EHS-WI-210版本号环境健康安全管理体系手册代号公司代号 文件序列号：如001，002等 程序文件代号环境健康安全管理体系代号d)记录表格：EHS-RC-***例如：EHS-RC-0054.2.1.2 文件序列号部门分布 ● 每个部门预留100个文件位。
EHS文件控制程序
EHS文件控制程序EHS（环境、健康和安全）文件控制程序是一项重要的管理措施，旨在确保组织在环境、健康和安全方面的合规性，并有效管理相关文件。
本文将详细介绍EHS文件控制程序的重要性、目标、步骤和最佳实践。
一、重要性EHS文件控制程序的重要性不可忽视。
它有助于组织确保遵守适合的环境、健康和安全法规，减少环境污染和事故风险，保护员工和公众的健康与安全。
此外，有效的文件控制程序还有助于提高工作效率、减少错误和失误，并为组织提供合规证明。
二、目标EHS文件控制程序的主要目标是确保组织的EHS文件得到正确管理、更新和控制。
以下是具体目标：1. 确保文件的准确性和完整性：通过建立文件控制流程，确保所有EHS文件的准确性和完整性。
这包括文件的编写、审核、批准和发布等环节。
2. 确保文件的可用性和易访问性：确保所有员工能够方便地访问和使用EHS 文件，以便他们能够了解和遵守相关的环境、健康和安全要求。
3. 确保文件的更新和修订：建立文件更新和修订的流程，以确保文件能够及时反映最新的法规要求、最佳实践和组织内部的变化。
4. 管理文件的存储和归档：建立适当的存储和归档系统，确保文件的安全保存和易于检索。
三、步骤建立和实施EHS文件控制程序需要以下步骤：1. 确定文件类型和范围：首先，确定需要纳入EHS文件控制程序的文件类型和范围。
这可能包括法规文件、政策文件、程叙文件、培训材料等。
2. 制定文件编写和审批流程：制定明确的文件编写和审批流程，确保文件的准确性和合规性。
包括文件的起草、审核、批准和发布等环节。
3. 确保文件的可用性和易访问性：建立文件存储和管理系统，确保文件的可用性和易访问性。
可以使用电子文档管理系统或者云存储等技术手段。
4. 确定文件更新和修订流程：建立文件更新和修订的流程，确保文件能够及时反映最新的法规要求、最佳实践和组织内部的变化。
包括文件的修订、审核、批准和发布等环节。
5. 管理文件的存储和归档：建立适当的存储和归档系统，确保文件的安全保存和易于检索。
EHS0010事故报告和调查管理程序
1 Purpose & Scope目的和范围1.1 本程序规定了和工作有关的事故的报告、调查程序. 事故包括造成人员伤亡的事故和职业病等，也包括未造成人员伤亡的未遂事故，以及火灾、爆炸、化学品泄漏、财产损伤、业务中断等意外情况1.2 本程序适用于XXXX有限公司。
2 References参考文件2.1 无3 Definitions定义3.1 事故：造成死亡、疾病、伤害、损坏或其他损失的意外情况。
3.2 潜在安全隐患/险肇安全事故：一个可能引起但尚未造成人员受伤，火灾/爆炸，化学品泄漏/释放，财产损失，业务中断，有关安全健康环保法律法规的违反的异常情况或隐患。
3.3 职业受伤/职业病事故：在工厂内由任何情况引起并造成人员受伤/职业病的事故。
3.4 简单急救事故：任何造成轻微伤害或不良健康状况，可由接受过急救培训的人员或持证专业医护人员进行治疗，并仅限于一次性治疗，以后只需要观察的事故。
3.5 可记录事故：按照3M Worldwide Guideline for Injury and IllnessRecordkeeping以及OSHA 20 CFP Part 1904 应记录的事故。
此类事故造成的伤害或不良健康状况，必须由持证专业医护人员进行治疗，并需要进行持续治疗。
3.6 事故发生工厂：发生事故的实际工厂，无论受伤员工日常工作地点是否是该工厂。
但如果事故发生在ORJ工厂外，且与工作相关，事故发生工厂就是员工日常工作的工厂。
3.7 事故发生部门：事故实际发生部门和受伤员工所属部门；若是访客或承包商受伤，则包括相应的ORJ的接待部门。
(注：在一些事故中，事故发生部门可能并没有过错。
4 Responsibility职责4.1 当发生事故时，公司员工应立即向事故发生部门的主管报告情况。
4.2 事故发生部门主管职责：4.2.1应组织人员立即消除引起或可能引起人员受伤的潜在安全隐患，隔离事故区域，抢救受伤者并保护事故现场.4.2.2通知部门经理、人力资源部和EHS工程师有关事故的情况。
CP-01体系文件控制程序(20120210)【物业程序 作业指导 表格 培训】
航天物业
体系文件控制程序
编号：CP-01 版号：C 修改状态：6 页码：第 8 页 共 11 页
ML——海宁名力尚府管理处
ZZ——涿州航信产业园管理处
CX——哈尔滨创新创业广场管理处
GWH——哈尔滨高新区管委会
4.2 体系文件的发放与保存
4.2.1 品质主管编制《体系文件发放清单》，经管理者代表批准后，将体系文件的相应部分电
档，负责存放保管及必要时的检索查验。 4 程序 4.1 体系文件的编制 4.1.1 体系文件的编制、审批 4.1.1.1 管理手册由管理者代表组织编制审核，总经理批准。 4.1.1.2 控制程序、工作规程、记录表格由相关部处负责人组织编制，品质主管初审，管理者
EHS(环境、健康、安全)管理程序
4.9.2 有害废弃物必须由有资质证明单位进行回收处理，并保留相关记录。 4.9.3 如产生工业废水，则根据当地法律要求进行处理，并取得工业废水排放许可证。 4.9.4 本厂的气体排放点都在当地环保机构办理必要的登记手续，并每年由政府认可的机
4.11 通过 5S 活动，改善美化环境，藉以消除人的不安全行为和物的不安全状态。 4.12 一旦发生紧急事件时，依照《紧急事故应急预案》执行。 五、相关文件 5.1 《EHS 委员会组织结构图》 5.2 《EHS 委员会职责》 5.3 《人力资源控制程序》 5.4 《消防安全管理程序》
EHS（环境、健康、安全）管理程序
立即采取纠正措施。 4.1.3.4 根据《消防安全管理程序》《消防应急准备管理程序》，做好消防演习并做好记录。 4.1.3.5 至少每月一次检查厂房、楼梯、洗手间等是否清洁或损坏，如有损坏，迅速维修。 4.1.3.6 对所有的意外及幸免意外进行调查，包括火灾、化学品泄漏人员受伤、职业病、财
务
EHS（环境、健康、安全）管理程序
4.2 宣传沟通。 4.2.1 设置 EHS 公告栏张贴有关的 EHS 规章、EHS 活动等有关知识，以便员工充分知悉。 4.2.2 设置意见箱，所有员工都可以提出对 EHS 问题的意见建议。本厂管理者将定期对收到 的意见、建议进行审阅，必要时召开 EHS 委员会议，采取必要的措施，正确妥善地处理，并 通过 EHS 委员会就相关的情况给予反馈。 4.3 风险控制 4.3.1 各部门负责人根据各自的工作区域及所在区域的各项操作，辨识各种危险源，填写《安 全因素评估表》，《安全因素评估表》由管理代表审批，采取必要的安全控制措施或配置必要的 设施，包括必要的 PPE，必要时由总经理批准。 4.3.2 新材料或新工艺使用前，EHS 协调员应按照 4.6 的要求评估其潜在的危险性，填写《安 全因素评估表》，最终采取适当的安全控制措施。所有经批准的《安全因素评估表》均须保存。 4.3.3 承包商人员在进入本厂作业前，保安事先告知其可能会遇到的潜在危险因素，确保承包 商知悉其必须遵守的本厂作业场所的 EHS 规定，相关 EHS 文件要经承包商阅读理解并签名落实。 4.4 危险化学品的安全管理执行《危险化学品管理程序》。 4.5 免费提供工作服、工作帽及个人必要的防护装置（PPE），禁止佩戴任何首饰（如戒指、手 镯、项链等）进入生产现场作业。本厂配制必要的图片及文字指引张贴在生产车间入口处，所有 进入车间的生产作业人员必须遵照执行。 4.6 所有机器上的防护装置都必须符合或优于当地法律的有关规定，编制必要的安全操作规程， 并按《机器设备控制程序》进行定期的维护和保养。机器设备维护保养时执行《有害能源 控制程序》。把员工在工作中发生意外的概率减至最低。
001文件和记录控制程序
XXXX公司文件名称文件和记录控制程序制/修订日期: 2012-09-27 生效日期: 212-09-30文件编号XX-GHG-QA-001版本:A/01ISO9000管理体系中的关于文件和记录管理部分同样适用于温室气体盘查的文件和记录管理。
1.温室气体相关文件、记录管理：1.1 .文件格式1.1.1. 封面格式内容包括文件类别、名称、页数、版次、制定日期及制定人。
1.1.2 .内容格式程序书各节段之名称、格式、编码，使用本厂既有之格式。
作业标准格式不拘，由制定人自行决定。
1.1.3. 窗体型式使用温室气体盘查推行小组制定或使用的文件格式。
1.2.文件识别：程序书及作业标准依本厂现有ISO9000管理体系文件与资料管制程序。
1.3文件制定、改版、作废、保存年限1.3.1程序书及作业标准由“温室气体盘查推行委员会”成员制定，交由“主任委员”审核，“温室气体盘查推行委员会”审核完毕若无意见，存盘于本厂文管系统。
修改及作废流程亦须按制定程序签核。
1.3.2温室气体盘查相关窗体，修改及作废亦须经“温室气体盘查推行小组”认可，副主任委员负责确认使用之窗体及填表说明为最新版本。
填写完毕之窗体经“主任委员”及“总经理”签核后，审核完毕若无意见，存盘于文管系统，保存年限为5年。
1.3.3温室气体盘查报告书由“温室气体盘查推行小组”负责撰写，“主任委员”得指定相关单位提供数据。
撰写完成之报告书应经外部第三者查证后才完成定稿。
定稿之报告书发行时间、频次及方式由公司最高领导人决定。
1.4记录调阅记录之调阅时，由需求单位直接至该记录保存单位直接查询。
1.5.保存文件及各式表单的原稿，均由文管中心列账保管，发行版本由各单位指定专人负责保管。
1.6.销毁从各单位回收的所有旧版、作废文件，由文件管制中心销毁.正版文件盖作废单由文管中心保管，逾期销毁，已逾保存期限的记录（年份以阳历为准）。
销毁时间依年份5年即可，不以月份为准。
【2019年实例分享类】大型品牌公司安全文件(EHS)控制程序001
安全文件（EHS）控制程序修改内容会审会签1．目的对公司的WHS健康安全文件、资料进行管理，使其处于受控状态，确保各有关场所及时得到有效文件，以保证安全生产管理体系正常运行，为安全生产作业操作提供依据。
2．适用范围本程序适用于与本公司与安全生产有关的所有文件、资料、包括电子文件的控制。
3．职责3.1人事行政部作为文件管控中心（本文中，简称“人事行政部”）负责文件的发放、回收、销毁、原稿的保存、培训记录的保存。
3.2各部门负责编写安全程序文件、作业文件及表格，负责收集、整理及保管本部门的所有文件；负责本部门所需使用法律法规文件的收集、保管。
3.3安全专员原则上负责审核所有安全文件程序、批准作业指导书等（如果是本人编写，则由另外的有最相似工作内容或责任的主管审核），并对除安全培训之外的安全生产记录保存。
3.4工厂厂长负责批准发布EHS健康安全生产管理手册、安全程序文件。
4、文件管理程序4.1本公司质量生产安全文件包括：a)安全生产管理手册。
b)安全生产程序文件。
c）公司为确保安全生产过程有效运行控制所需的安全操作文件（包括作业指导书、操作规程、以及与安全有关的图样、技术文件、制度规范、外来文件等）。
d)记录：如事故报警记录、事故调查记录、其它各种活动记录表格等4.2文件编号规则4.2.1安全生产管理手册的编号为：GZR(HOD)-EHS-2009表示公司的“安全生产管理体系手册”GZR（HOD）---广州乐百氏桶装水EHS 是环境、健康安全体系的英文简称2009是手册的发布年号4.2.2程序文件的编号为：SP - GZR- X XX程序文件广州乐百氏顺序码4.2.3.三级安全作业指导书/作业规程的编号SW - GZR- XXX 安全作业指导书/操作规程等广州乐百氏顺序码4.2.4 外来安全文件编号：SAB- XXX外来顺序码4.2.5其它通知类文件编号：XX XX - 安- XXX年号（数字表示如2009）安全事项通知通知流水号（数字表示如001）4.2.6程序文件、作业指导书/操作规程及其它文件的版本号（含修改号）版本号用大写英文字母A、B、C…...等表示，字母表示每一版的版本号（即：第1版用A 表示，第二版用B表示……）；修改号用数字表示每一版修改的次数（即：0表示该版本未被修改，1表示该版经过第一次修改，2表示该版经过第二次修改……）；比如，版本号A1，表示该文件是第一版，经过一次修改。
EHS体系文件控制程序
1.目的建立EHS管理体系内文件的编制、审核、批准、生效、修订、废除、分发、收回和销毁的管理程序，使文件管理规范化、程序化。
2.范围公司EHS管理体系内所有文件与资料、外来文件与资料的管控。
3.术语及定义职业健康安全与环境管理体系指职业健康和安全管理体系(OHS18001)和环境管理体系(ISO14001)的合称，文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。
4.职责4.1 EHS管理部负责EHS系统文件、资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。
4.2 各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交EHS管理部组织评估。
4.3 EHS管理部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时进行更新或发布。
4.4各权责人员负责文件的审核和批准。
5.内容5.1公司EHS文件控制由EHS管理部组织实施，负责管理5.2中涉及的文件与资料。
5.2 文件和资料的种类5.2.1体系文件:A、一级文件 EHS管理体系手册；B、二级文件 EHS管理体系程序；C、三级文件支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演习报告、内审资料、管理评审资料等； D、四级文件记录表单、相关图纸。
5.2.2外来文件与资料:A、法律法规；B、政府文件；C、行业标准；D、客户要求；E、相关方的信息；F、外部的监测报告；G、其他。
5.4 文件编号原则文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由EHS管理部统一编号。
5.4.1 EHS管理体系手册编号原则:EHSM-◇◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制手册顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系手册（一级文件）如 EHSM-001-01表示EHS体系一号手册第一版。
5.4.2二级文件编号原则EHSP-◇◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制二级文件顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系程序文件（二级文件）如 EHSP-008-03表示EHS体系二级8号文件第三版文件。
EHS文件控制程序
EHS文件控制程序EHS（环境、健康与安全）文件控制程序是一项重要的管理制度，旨在确保组织在环境、健康和安全方面的合规性，并保护员工和相关利益相关者的利益。
本文将详细介绍EHS文件控制程序的目的、要求和实施步骤。
1. 目的EHS文件控制程序的主要目的是确保组织内部的环境、健康与安全文件得到有效的管理和控制。
通过该程序，组织可以确保文件的准确性、完整性和时效性，以及对文件的访问、更新和存档进行适当的管理。
2. 要求EHS文件控制程序应满足以下要求：2.1 文件标识与分类为了便于管理，所有EHS文件应进行标识和分类。
可以使用文件编号、文件名称、文件类型等方式进行标识，以便于快速查找和检索。
同时，根据文件的性质和内容，将其分类为环境、健康或安全文件，以便于后续管理和控制。
2.2 文件编制与审批所有EHS文件的编制和审批应按照一定的流程进行。
编制人员应具备相关的专业知识和经验，并确保文件内容准确、清晰、易懂。
审批人员应对文件进行审查，确保其符合法规要求和组织的政策、标准和程序。
2.3 文件更新与修订EHS文件应定期进行更新和修订，以确保其与最新的法规、标准和组织要求保持一致。
更新和修订应经过相应的审批程序，并及时通知相关人员。
同时，旧版文件应进行归档，以备查阅和追溯。
2.4 文件存档与保管EHS文件应进行适当的存档和保管，以确保其安全可靠。
可以使用电子或纸质形式进行存档，但需要确保文件的完整性和机密性。
存档应按照一定的分类和编号规则进行，以便于查找和检索。
2.5 文件访问与控制EHS文件的访问应根据不同的角色和职责进行控制。
只有经过授权的人员才能访问和使用相关文件。
此外，应确保文件的传递、复制和传输过程中的安全性，以防止信息泄露和篡改。
3. 实施步骤为了有效实施EHS文件控制程序，可以按照以下步骤进行：3.1 制定文件控制策略组织应制定文件控制策略，明确文件控制的目标、原则和方法。
策略应根据组织的规模、性质和需求进行定制，以确保其适用性和可操作性。
EHS-001管理管理守则
6.2范围：
依环安卫目标、指标展开的环安卫方案相关作业均适用。
6.3相关文件：
环安卫方案管理程序（EHS-005）。
6.4权责：
6.4.1 环安卫方案制订：权责部门。
2019 年－9 月
精心整理 6.4.2 环安卫方案审查：厂务课。
6.4.3 环安卫方案核准：管理者代表。
6.5管理重点：
6.5.1 各部门负责人，应根据目标及指标建立环安卫管理方案，方案建立时应
目录
修订履历
绪论
环安卫方针
环安卫因素
法规及其他要求
目标与指标
环安卫管理方案
组织架构与责任
培训?意识和能力
信息交流
环安卫管理系统之文件化
文件管制
运作管制
应急准备与响应
监测与测量
不符合矫正与预防措施
记
录
环安卫管理系统稽核
管理审查
CHECKED PREPARED
2019 年－9 月
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主机板→组装
五金(板材) → 冲压
油漆
→ 烤漆
主要污染物: 废渣、废水.废铁.废桶.废塑料.
主要危险品: 生产用油漆、天那水、瓦斯.其它稀释剂
主要危害:触电.工伤.火灾
主要危害设备:冲床
1.3环安卫管理手册之管理说明：
1.3.1 本环安卫管理手册由DT(II)人资厂务部厂务课依据ISO14001-&OHSAS这
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A. 环安卫管理系统推动与维持之主要单位.
B. 负责内部稽核统筹规划及追踪`效果确认.
文件与记录控制程序
10.文件保管
11.外来文件管理
本文件”骑缝章，所有受控文件发放时，在复印件正面右边盖“受控文件”骑缝章。
9.2一、二阶文件由综合服务中心负责发放至各相关部门，三阶文件由编制部门发放至相关部门。
9.3文件发行的方式：
A.通过X7系统上传，各部门自行在X7系统上查询、下载；
B.由文件发行部门通过邮件发送至各部门部门长及体系担当。
文件顺序号
文件类别代号+一阶文件代号
公司简称
一阶文件相关记录编号：
XXXX─EHSM─01─001─00
记录状态号
记录顺序号
文件顺序号
文件类别代号+一阶文件代号
公司简称
二阶文件编号：
XXXX─XXXX─01
文件顺序号
文件类别代号+二阶文件代号
公司简称
二阶文件相关记录编号：
XXXX─XXXX─01─001─00
第4条4.1综合服务中心负责公司所有ISO14001、OHSAS18001文件和记录的统筹管理，其他部门配合管理。
4.2一阶文件由综合服务中心编制，EHS管理者代表审核，总经理批准。
4.3二阶文件由综合服务中心编制，副部长/部长审核，EHS管理者代表批准。
4.4三阶文件由相关负责部门自行编制，本部门科长审核，副部长/部长确认，分管副总批准。
A、体系标准升级；
B、组织机构发生较大的变化；
C、文件归属部门变更时，从A版开始；
D、文件和实际情况不符，需要大的改动，如任一页内容更改幅度超过一半，或文件一次性修改涉及任何三页或以上内容时。
5.1二、三阶文件参照本程序文件（MSDS、设备安全操作规程除外）。内容包括：
【目的】第1条
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
EHS—WI—01（流水号）
5.2.5记录表单
EHS-R-001（流水号）
5.2.6外来文件沿用其本身编号
5.2.3文件版本表示
版本识别:第一次制订发行的文件及表单版本定为“A/0”，如文件第一次修订其版本改为“A/1”，后依次递增A/2、 A/3..事务局每年至少组织对文件的执行情况和适用情况进行一次检查评估，并
5.8外来文件管理
5.8.1与ISO环境体系相关的外来文件需经总务部门盖红色“CFES参考文件”印章后方可使用.
5.8.2若外来文件本身有文件编号、版本则直接影印，无需按5.2规定执行.
5.8.3各部们每年4次把记录的《外来文件分发及回收一览表》提交总务部门.各部们可保留复印件。
5.8.4对于最新标准、法律、法规等资料，管理者代表负责定期向外界获得.
5.7.2指定文件ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ记录的管理责任者，实施台帐管理，手册、程序文件、管理规范及其它文件应记录在《文件管制总览表》，确保各部门使用最新有效的文件。当文件修改后，应在相应的《文件管制总览表》及时更新，以利查阅和检索（符合现状更新）
5.7.3现场使用文件须置于作业场所.现场管理人员负责文件资料的妥善保存，防止丢失或毁损.
5.5.2一、二级、三级文件（特殊三级文件及资料除外）现行有效版本进行电子化文档只读管理。“电子化文档只读管理”指电子化管理的文档只可以浏览，不可以编辑修改打印。手册、程序文件等电子化管理的文档存放在固定的公用文件夹内,不得私自复制使用.（在公司内部主页网上发布其存放地址）如有必要分发文件，与5.7.4同样流程
5.4文件修订
5.4.1文件若需修订、新增或废止,按5.3.1 和5.3.2流程.二级文件新增、修订时需更换封面，作业指导书/基准等不需要合议。
5.4.2变更修订的文件,修改内容要详细记录在<文件修订履历表>中.
5.5文件分发及回收控制
5.5.1经批准后准于发行的文件（一级~三级）由文件制成部门把原件提交到总务部门统一管理.特殊三级文件及资料的原稿经总务部门同意后,可由作成部门自行保管
5.9记录作业的要求事项
记录应根据各关连标准所规定的内容，以简单明了、便于检索的方式作成。但作成时需遵守以下共通事项：
5.9.1纸质文件记录（特别是检查结果），为防止日久褪色和被人更改，须使用不褪色的书写工具（圆珠等）记录（禁止使用铅笔）。
5.9.2需要修改记录时，将修改的地方划上双横线（）并在就近处填写修正记录，并签名或盖章。
7.2《ISO文件内容确认表》EHS-R-002
7.3《文件分发及回收记录表》EHS-R-003
7.4《文件补发申请单》EHS-R-004
7.5《文件借阅登记表》EHS-R-005
7.6《外来文件分发及回收一览表》EHS-R-006
7.7《文件管制总览表》EHS-R-007
5.7.4用受控文件须有蓝色“CFESISO受控文件”章，以确保文件使用的正确性.
5.7.5受控文件如发现遗失、缺页、破损、字迹模糊现象时可以申请补发，但须填写《文件补发申请单》并写明原因，经部门长批准后交总务部门方可补发.
5.7.6任何部门或个人不得以复印方式自行处理受控文件，缺页、破损或字迹模糊文件须交回总务部门.
程序文件
文件和记录管理程序
EHS-CP-01
作成：
确认：
承认：
部
门
合
议
□总务部
□财务部
□制造部
□硬件开发部
□品质保证部
□人事法务部
2019年10月18日制定
文件名称
文件和记录管理程序
承认日期
2019年10月18日
管理番号
EHS-CP-01
版本
B/0
实施日期
2019年10月18日
1．目的
为了确保公司职业健康安全&环境管理文件和档案资料的完整性，适宜性和有效性，特制定本程序。
各部门担当
部门主管/课长
相关部门长
部门部长
3
记录表单
相关各部门
部门主管/课长
/
部门部长
4
外来文件
相关各部门
部门主管/课长
/
部门部长
5
4.2总务部门负责职业健康安全&环境管理体系一级～三级所有文件及四级记录表清单的电子档管理.
4.3其它各部门配合总务部门实施文件资料管制.
4.4四级记录单(4 级记录)格式变更时,与相关的 2 级文件(或 3级文件)一起决裁.但是,2、3级文件中没体现的表格使用『ISO 4级文件(格式)决裁文件』决裁.
2．范围
本程序适用于本公司职业健康安全&环境管理体系相关文件内容的编制、使用、评审和修订，安全档案资料的保存。
3． 定义
无。
4．职责
4.1文件编制/审批权责
文件类型
作成
确认
合议
承认
文件等级
手册
EHS委员会
EHS管理者代表
各部门长
总经理
1
程序文件
各部长
EHS管理者代表
各部门长
总经理
2
作业指导书/基准/作业规定
5．程序内容
5.1文件制作程序
5.1.1根据体系运作的需要制定文件,相关部门根据4.1权责人员进行.
5.2文件管理番号规则
5.2.1公司代码CFES在文件的页脚右下面表示,“中电金融设备系统（深圳）有限公司”在中间表示.5
5.2.2手册
EHS—CM—01（流水号）
5.2.3程序文件
EHS—CP—01（流水号）
5.9.3修正电子文件时，原则上应全面重写，并在考量了下项安全事项的基础上实施电子承认。
5.9.4使用电子媒体实施审查及承认的情况下，为了防止没有权限的人进行访问（防止修改和没权限的人查阅），应实施用户ID和密码管理，并根据需要，设定访问级别。
无
7.1《ISO4级文件(格式)决裁文件》EHS-R-001
将检查评估的结果记录在《ISO 文件内容确认表》中存档，确保文件内容持续适宜和有效。
5.2文件制定审核
5.3.1相关部门专人提出草案，交部门负责人初步审批后呈交审批部门（见4.1）并由审核部门决定是否召开相关部门会审.
5.3.2草案经部门负责人初审或会审后、经审核或批准时有不符合要求或审核时有异议及其它建议时,则须退回草案提出人员或由有关人员组织修改或增删,直至通过该程序.
5.6.2凡对外非管制文件,其失效期后,不予以回收或更新.
5.6.3废弃超过保管期限的文件资料时，利用碎纸机等处理成无法再使用、辨认状态，确实处理，防止泄密。
5.7文件及记录保存与管理控制
5.7.1所有档案资料至少保存2年以上，其中员工安全教育培训记录、危险源管理台帐、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录及涉及到危险性较大的技术图纸等方面的档案资料要永久保存。(增加OA相关内容)
5.5.3总务部门在收到合议后的文件后尽早将其电子文件放置在公司内部网站。
5.5.4修订后的文件批准发布时，由总务部通过邮件或上传OA方式分发文件，原文件旧版正本由总务部盖“作废文件”印章并标识“作废日期”。
5.6文件及记录作废的控制
5.6.1各部门收回的旧版或废止文件由总务部门标识“作废日期”后，根据保留价值保留3-6个月，无价值时可直接销毁.废弃的作业指导书和图纸由技术课保管，期限为一年.外来文件作废也如同上述程序.
5.7.10如因客户或供应商需要，则由相关申请人员填写《文件补发申请单》，注明原因，经部门负责人批准后、交由总务部门处理.所需受控文件加盖红色的“CFES参考文件”印章，同时做好相应登记.
5.7.11所有的旧版作废文件应不定期销毁处理，处理方式以不影响最新版本文件的正常使用及公司机密外泄为
宜.
5.7.12公司内不得使用任何作废文件.
5.7.7各部门应设立受控文件的统一收发窗口，以便此类文件执行收发与管制工作.
5.7.8任何人均不得在正式受控文件上加以标记或书写任何文字、符号（特殊情况除外）.文件借阅须征得总务部门同意后并在《文件借阅登记表》并予以记录.
5.7.9受控文件文本文档、电子文档资料由文件管理中心负责保管、更新及维护.