办公环境的管理

生理方面
环境变化必然会引起生理变化。办公环境 不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消 耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。 兴趣低，工作效率必随之递降。
心理方面
办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦 的心理反应。这种心理反应自然降低工作效 率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒 怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。
——办公环境的管理
1 办公室环境管理的原则
C
O 2 办公室环境布局
N T
E 3 实践Leabharlann Baidu练
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S 4 课外拓展
室
优良的办公环境能够提高办公效率，且有利于组织的沟 通和员工的身体健康。
1.1 办公室环境对工作效率的影响
作业方面
办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗， 心理反应都有直接影响。
开放式办公场地
封闭式办公场地
优 1.打破地位、级别障碍，增加平等感；
1.安全、保密；
点 2.工作单元灵活机动，随需要而变；
2.工作不受干扰，适合专业性工作；
3.既独立又便于联系，工作流程通畅；
3.保证员工隐私。
4.易于监督员工的工作活动；
5.降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积。
缺 1.不适合机密性工作； 点 2.易受干扰，很难集中注意力；
开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室，是指若干 工作人员同在一间办公室工作，根据办公室工作流程 将各个工作单元组合在一起。每个工作单元里有独立 使用的办公设备。
封闭式是一种传统的常规式的部门办公空间 设计。它是按照办公室的主要职能设置分隔 式的若干个相对独立的办公室。适合于专业 性、机要性强的办公工作。
3.工作中噪音太大易影响他人； 4.难于做到保障公共空间和私人空间的独立。
1.空间利用成本高； 2.工作流程不通畅，难于交流； 3.难于监督员工的活动。
2.3 办公场地布局的程序和要求
综合分析 影响因素做，好调研征，询意见，
提交方案或设
协助上司了解要求。修改设计 计图 设计
灵活设计，多 种设计模式相
思考：你觉得客户李经理是不是太挑剔了，为什么？
共享办公场地，一种新的办 公环境模式出现。
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1 共享办公室究竟在共享什么呢？ 2 重新定义，什么叫共享办公
思考：你对共享办公有什么 样的看法？
谢谢观看
结合
办公性质不同，环境也 会有所不同。
3.1 视频分析
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01 阿里巴巴总部办公环境
02 公元集团·永高股份有限公司办公环境
通过视频分析：两家公司的性质和环境要求有什么 不同？
2.2 案例分析
在一个阳光明媚的下午，宏达公司的总经理秘书孙婷带领客李经理一行参观了公司的办公楼 和生产线。在送走客人的路上，孙婷笑着问李经理：“李经理，请问对我们公司的印象怎么 样？”李经理想了想说：“念在我是贵公司老客户的份上，恕我直言，整体上还行，只是有些 地方需要完善。”孙婷脑子快速地运转着：为了迎接这次参观，我特意带人整理了办公区域， 生产车间那边也是提前打了招呼安排好的，会见他的公司领导说话上也没出什么纰漏。于是， 孙婷微笑着询问原因。客户说：“你们的生产技术没的说，在国内算得上是一流的。但是你们 办公区域的规划不和理，比如：采购部的办公室，一进门就是一排柜子挡在那里。你们生产区 域的几盆花已经蔫了，生产部门口的牌子是歪的。”孙婷心里暗暗叫苦，“李经理的眼光好‘毒’ 啊！”嘴上赶紧道：“非常感谢李经理的直言相告，您的意见非常好，我会反映给我们的领导， 马上改进。希望贵公司能够继续保持和我们的合作，也欢迎李经理以后常来公司做客。”
1.2 办公室环境的管理原则
省时方便
和谐统一
办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设 计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需 要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。
舒适整洁 安全保密
1.3 办公责任区环境管理
思考：办公责任区哪些？
个人办公责任区 公用区域 上司的办公区域
要经常清洁、整理个人的责任区 主动清洁、整理本人参与的公用区域
自觉整理上司的办公区域
适宜的环境可以有效提高工作效率。
2.1 办公室环境布局
空间利用的成本 办公室的主要职能 办公室工作流程 机构的建制和员工的人数
办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应具有灵活 性
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01
开放式办公场地
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02
封闭式办公场地
2.2 两种办公室场地布局比较