办公室环境管理PPT课件

秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面（见图6-24）。
做好资产登记
科学合理地使用
定时定人负责 维护保养
对设备 的管理
图6-24 对办公机械设备和电器设备的管理
（三）办公室的环境管理
秘书的办公室环境是来自百度文库秘书在工作中所处 的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括 人文环境。
1 办公室环境安排 是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘
（二） 办公室的设备设施管理
随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。
1 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为
宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。
秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。
5、办公室的保健与安全环境管理
识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如
地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁 门等。
办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、 湿度调节欠佳，噪音控制不当。
办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻 挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多 东西有倾斜倾向等。
2 办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依
据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。
情景分析： 顾客王某在某公司看到如下情景：秘书
钟苗正站在有轮子的办公椅上取文件柜上面 的东西；一办公人员正在搬动办公室一角放 置的一堆东西，显然在寻找什么，王某瞅见 灭火器被压在下面；窗外的阳光直射到窗边 的电脑上。顾客王某看此情景皱起了眉头。
请问：王某为什么皱眉头？
实训1： 方圆公司新搬到一座办公楼，秘书小韩要选择、 布置总经理办公室和秘书办公室，她要从以下几方 面进行布置。
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖 曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光， 复印机的辐射，违规操作等。
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放 物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复 印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办 公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时， 灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
实训2：方圆公司办公室共有4名秘书，1名 主任。现在公司分配了一间30平米的办 公室给他们5人办公。请为他们设计、布 置办公室。
实训要求
1、可到学校8号楼各办公室、教研楼办公室 参观考察，了解办公室环境；
2、根据任务形成设计方案。
实训方法和步骤
1、分组，确定实训任务； 2、讨论，制定实训计划； 3、分工，实施实训计划； 4、汇总，形成设计方案。 5、评价方案。
1、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。 2、总经理办公室室内环境：需要哪些办公设备、会客
用品？如何摆放，窗帘的颜色、材质选择；光线、 空气如何优化？。
3、秘书办公室室内布局：（面积、办公设备、视觉环 境要求）
请为秘书小韩做出设计
参考案例：秘书与领导办公室布局
冯市长的办公室就在黄一平（秘书）斜对 门，中间只隔一道宽大的走廊。如此设置的好 处显而易见，一方面，坐在黄一平的位置上， 凡是从电梯上来进市长办公室者，必先经过秘 书室，方便秘书为客人引路，或向领导请示、 报告、预约，也可直接为领导挡驾；另一方面， 两边门都开着的时候，黄一平稍一探头，就可 以纵览对面市长办公室，领导有事招呼秘书， 只要轻呼一声或一点头、一招手即可。
二、 办公环境管理的原则
方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
办公室环境布置要求：
1、空气环境： ①空气清新，无异味，有流动； ②温度：22℃-26℃； ③湿度：40%-60%。
。
2、听觉环境：安静，无噪音 ①避免户外声音干扰； ②避免办公室内声音干扰； ③避免办公设备声音干扰。
3、空间环境：无障碍 ①桌椅摆放合理，便于行走： ②没有私拉乱扯电线或电话线； ③常用档案柜及其设备应就近摆放； ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。
办公桌面整洁有序。
①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电 脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能 升降为佳。
②电脑电话放在左手边，便于使用和接听， 也便于读写。
③办公必需品齐备。
④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。
◆适当美化：办公室美化应与单位性质和 企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应 该高档而有品位。
模块二 办公室管理
学习目标 主要内容
通过秘书办公室管理工作的学习和训 练,掌握办公室环境的设计和布置能力；妥 善管理办公用品的能力；印鉴管理和邮件 处理能力。
项目1 办公环境管理 项目2 办公用品管理 项目3 印信和邮件处理
项目1 办公环境管理
一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的 秘书部门工作所处的自 然环境。包括空间环境、 视觉环境、听觉环境、 空气环境、健康与安全 环境。
4、视觉环境：
办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照 明。
办公室内覆盖物: (1)有效地使用颜色。 (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天
花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、 和谐的环境。
．照明：指为完成办公室的指定工作而提供 适当的光线系统。
光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的 强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯， 降低光源强度，避免集束光而用匀散光； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间 接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射 入。