秘书工作案例分析(全)

这天下班后，于雪和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想我们明年春天最 好还是去新马泰……”胡毅说着，递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。他 的目光清澈纯真，脸上显着红晕，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。 公司有规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲，即使过不惯 外地的生活，也必须忍耐。于雪当然知道这些，所以，她感到十分苦恼。不 仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬，面 对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。 b、到时候再说吧！ c、默默无语。 d、胡毅，听说你们部又新来了一个漂亮的MM，是吗？ e、好，我俩就去新马泰旅游。
选e是一种正确的选择，当然，这也是一种无奈的选择。的确，对于像于 雪这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，特别是结婚关系到一 生的幸福，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，你可以说 它是一种欺骗，甚至是对爱情的背叛。但是，这件事并不是件单纯的 私事，因为于雪是在工作期间知道的，胡毅的调动也属于工作范围。 作为公司的秘书，在权衡工作与私情的时候，必须以工作为重，以公 司的利益为重。从这个角度来看，男秘书女秘书都一样，你不能用性 别袒护自己。也许有人会说胡毅只是个普通的职员，不像上层干部的 人事调动那样，提前泄露消息可能会给公司造成不良后果，何必小题 大作？！在现实生活中，无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。 秘书，顾名思义，就是要严守秘密。秘书的“ 秘书，顾名思义，就是要严守秘密。秘书的“秘”就是秘密的“秘”。 就是秘密的“ 作为秘书必须牢记：人事是秘密中的秘密！
秘书工作案例分析
郴州高斯贝尔职业学校
主讲：曾海林
第一章
秘书的基本条件
案例1：男朋友的工作调动 一、背景 公司秘书于雪的男朋友是公司市场部胡毅。他俩的恋爱也早已 到了谈婚论嫁的程度。他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好，但 由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无 人知晓。 这天上午公司开司务会，讨论人事问题，于雪来到会议室为大家添 茶。“最近香港分公司的王军病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶 紧派人去顶替王军……”人力资源部的刘经理说。“派市场部胡毅去如何？ 他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。“我看可以。”公司总经理 说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。” 人力资源部 的刘经理马上回答：“行！我们在月底前给胡毅办好调令。”于是胡毅 去香港工作的事就这样定下来了。
在一般的情况下，作为职业秘书的操守，对于上司的隐私，看到了的要 当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，上司才能真正放心让 你协助他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。 从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。 但是，在现代企业中，上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。既然 是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关 系。总裁是在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间以副总的名 义让于雪去办这件事的，所以送礼这件事不再单纯是件私事，因此， 推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗总裁，都是绝对错误的。当然，也不 能在没有任何证据的情况下，凭想像说人家是歌厅里的小。 这件事是总裁主动问起来的，也就说明总裁肯定是有备而来。在这种情 况下，即使于雪想为马总两肋插刀，自己承担风险，那也是瞒不住的。 这不仅对马总没有任何意义，还会把自己搭进去。 实事求是，如实汇报，这是每一个做秘书的天职。也只有这样，秘书才 能真正得到上司的信任。
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二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对 其他几种选择进行评析。
三、分析 本题的最佳选择是e 本题的最佳选择是e。 选a把胡毅即将调动的事告诉他，他就有可能透露给与自己非常要好的张 三和李四。对于只有工资收入的一般职员来说，人事问题是一个相当 敏感的问题，特别是到香港去，在一般人眼里是份肥差；如果张三李 四知道了胡毅要调到香港去工作的话，那么，事情迟早会传到人力资 源部经理的耳朵里去。调令还没有发，可调动的事已成了公开的秘密， 这对于人力资源部经理来说，肯定是一件恼火的事。于是，他会把胡 毅找去问个究竟。纸是包不住火的，这样胡毅会把自己与于雪的关系 说出来。其结果就可想而知，于雪不仅不能在总经理办公室工作了， 就连饭碗保得住保不住还是一回事……这一切都悔之晚矣！ 就连饭碗保得住保不住还是一回事……这一切都悔之晚矣！ 选b虽然没有明说调动的事，但它和c与d一样，这几种态度多多少少会引 虽然没有明说调动的事，但它和c 起胡毅的怀疑；他肯定会追问，如果于雪不说出真相，则有可能影响 双方的感情；如果说出真相，则有可能跳进自己挖的陷阱里去。
三、分析 本题的最佳选择是d 本题的最佳选择是d。 选a肯定不合适，虽然你这么说可能会让主任得到些安慰，但它只会让主 任火上加油的，更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。 选b虽然表现出秘书的主动性，但并没有把问题解决。让主任给老总送去 吗？显然主任不太敢去，因为他怕老总怒气未消，再把他臭骂一顿。 选c更不对，因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。 选e也不合适，尽管你把过错揽到自己身上，想替主任承担责任，并缓和 一下气氛了，但并没有解决问题，即让老总看到文件。 选d之所以比较合适，是因为于雪巧妙地给了主任一个体面地下台阶的机 会。自己给老总送去，老总火气再大，他也不太可能再冲你发火，这 样，这件事也就到此为止了。如果让主任自己去送，即使老总火气己 尽，他多少还会唠叨几句。作为一个优秀的秘书，应该时时为自己的 上司着想。
根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来 根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来 给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得 几乎有些忘形：“ 几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢 谢马哥！” 谢马哥！”总裁问的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理？ 现在于雪有这么几种选择： a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他 的老师。 b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！” 最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！” c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女 性。” 性。” d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她 那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。” 那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。” e、“对马总我似乎不太了解。” 对马总我似乎不太了解。” 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对 其他几种选择进行评析。
a、对上司说：“小王经常犯这种毛病，存完文件不说一声，我都说 、对上司说：“ 过她好几次了！” 过她好几次了！” b、赶紧找出文件递给主任。 c、安慰主任：“老总这些天也真像吃错药了！” 、安慰主任：“老总这些天也真像吃错药了！” d、赶紧找出文件给老总送去。 e、安慰主任：“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。” 、安慰主任：“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。” 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由， 并对其他几种选择进行评析。
案例4 案例4：上司挨骂
一、背景 这家规模公司不大，总经理办公室只有3 这家规模公司不大，总经理办公室只有3个秘书，主任老刘、经验丰富的 于雪和小王。这天上午，于雪外出有事。十点左右，市场部有人来电 话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的 工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻，怎么也找 不到去年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆： “怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？” 怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？” 有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门，主任就把自 己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“ 己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子 吃！你干什么去了？！” 吃！你干什么去了？！” 小王想说明，但主任没有给她说话的余地： “废物！饭桶！” 小王怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出 废物！饭桶！” 办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷烟。这时，于雪回来 了。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
三、分析 本题的最佳选择是c 本题的最佳选择是c。 选a之所以不妥，是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事，会有可能 给周经理带来不必要的负面影响。 选b不妥，是因为财务指标数据是公司的敏感信息，如果对方没有主动提 出来让你转达，那你就要回避。 选d也不妥，因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职， 而且耍这种小聪明只会让对方不信任你。 选e也不妥，因为财务指标数据是公司的敏感信息，作为秘书无权安排或 指定人员来做这项工作。 选c之所以合适，一是它既是实事求是对回答了刘总的问题，二是它没有 向刘总透露多余的信息，从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。
案例3：上司外出之后
一、背景 秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周 经理对于雪说：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。” 他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数 据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理？ 现在于雪有这么几种选择：
a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否 可以马上与他联系。 b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个 财务指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。 c、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说： “周经理一回来我马上转告他，让他与您联系。” d、于雪回答：“刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。” e、于雪马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王 跟你说说可以吗” 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对 其他几种选择进行评析。
本题共记10分。如果找到了最佳选择得4分；如果回答出作为最佳选择的理由得2 本题共记10分。如果找到了最佳选择得4分；如果回答出作为最佳选择的理由得2 分。如果对其他4种选择进行了正确的评析，各得1 分。如果对其他4种选择进行了正确的评析，各得1分。
案例2 案例2：老总的隐私 一、背景 公司负责销售的马总年富力强，他的才能和魄力在公司上下都得到了一 致的公认。但在公司内部也不时能听到一些有关他的风流韵事。于雪 是总裁办秘书。这天，公司总裁问于雪：“近来公司好象有人在议论 是总裁办秘书。这天，公司总裁问于雪：“ 马总；你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？” 马总；你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？” 事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你 事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“ 帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰 柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你 再帮我送一下。” 再帮我送一下。”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。于雪在 某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工 在身后又特地关照于雪：“ 在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上 要小心一点。” 要小心一点。”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几 百元或者一两千元能买得起的。
三、分析 本题的最佳选择是c 本题的最佳选择是c。 选a肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保 密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件 私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了， 必须向公司的最高领导人说明事情的真相。 选b与选a一样，甚至有过之而无不及。 与选a 选d也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不 能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不 能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。 选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。 选c之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的 天职。