招商引资接待工作基本流程审批稿
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招商引资接待工作基本
流程
YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】
招商引资接待工作基本流程
每次来访接待工作,要明确牵头领导,落实接待工作任务责任分工,具体接待筹备事项和相关活动组织工作,由各项工作负责人和相关工作人员分工负责,密切协调配合,主动协同工作,相互搭台补位,共同完成好接待任务。
一、接收考察接洽函件
传真或电子邮件来函(见例文)
列明(或电话及时联络确知)如
下事项:
1.考察团行程日期,在济时段。
2.到站时间(车次、时刻)。
3.拟考察接洽事项。
4.返程时间安排。
5.考察活动要求,如:
实地考察;
接洽项目;
拜见有关市领导等。
6.附《考察团成员名单》包括:
成员姓名、性别、单位、职务;
备注(饮食禁忌、民族风俗)。
7.注明联系人及联系方式
(手机号码)。
二、编写接待快报(范式见例文)
1.填报日期;
2.来电单位:考察团牵头单位名称;
3.接待事由:列明来访时间、主宾一行几人、拟考察接洽事项及要求等;
4.拟办意见;
5.领导批示;
6.备注。
三、编写接待方案(范式见例文)
内容要点:
1.综述:接待事由,简述考察团来访时间、主要人员、拟接洽事项。
2.日程安排:来宾在济宁时段内各主要事项时间节点安排。
⑴到站时刻、接站人员及车辆安排。
⑵入住酒店及入住时间,房间安排见接待手册或房间安排表。
⑶就餐安排:三餐及欢迎宴会安排见接待手册。
⑷领导会见:
时间、地点、参加嘉宾;
出席领导、陪同人员;
印制座签;
④准备背景材料(来宾背景情况,公司简介,已有合作情况、下
步合作意向),或起草会谈纪要;
⑤衔接新闻记者与会采访报道。
⑸座谈会:
时间、地点、参加来宾;
出席领导、参加人员;
会谈主题事项及相关资料准备(参见领导会见准备材料);
④印制参会人员或市、部门单位座签;
⑤新闻记者与会衔接。
⑹欢迎宴会(招待宴会):
时间、地点、参加来宾;
出席领导及陪同人员;
印制主客双方人员桌签(姓名)、手签(姓名、单位、职务)。
⑺考察接洽活动安排:
考察项目策划、路线设计,预计行车时间,必要时可先行探路
踩点;
接界衔接、导引车辆或警车;
情况介绍、对接洽谈活动;
④确认考察接洽人员名单,见后接待方案附件。
⑻考察行车路线(链图):
【链图】自下榻酒店集合乘车(车辆号牌)出发—…(预计本段路上
时长)…—参观某地A—…(本段路上时长)…—参观某地B…
(本段路
时长)…——返程(目的地)
【提示】:关键是控制时间节点,交接点的时间、地点,明确联络
人员,落实讲解人员、陪同人员。
3.责任分工及要求:涉及部门、市工作任务、责任分工及要求。
4.联系人及电话。
5.附《考察团人员名单》
6.附《考察接洽函》
四、编写接待手册(范式见例文)
封面、封底图文(参用市委办定制),正文内容要点如下:
1.曲阜市及息陬镇情简介;
2.主要活动行程安排:接待方案日程安排简化版;
3.三餐安排:早餐、午宴、晚宴就餐时间、标准及餐室预订;
4.接站送站:
①确认接站车次站台、时间时刻;
②确定接站人员、准备接站标牌;
③明确来宾姓名、人数,联系人及电话;
④安排车辆使用;
⑤落实送站车次站台、时间时刻;
⑥确定送站人员,帮助提前搬运行李物品,提醒客人带齐行李、衣物、
小物件,如充电器等。
5.房间安排:
①预订套房、大床房、标间,分配房号;
②来宾人员姓名、性别、单位、职务、房间号、备注。
提示:接待工作人员要了解来宾民族风俗习惯要求,有无餐饮禁忌。
6.联系人员及电话。
7.小贴士(记录空页)。
8.出行提示(健康提示、天气预报)。
五、起草印发通知(范式见例文)
1.由镇政府领导出席接待活动的,一般由镇政府办公室负责,即
可通知下发至有关部门单位、企业,安排布置相关接待任务,明确责任分工,细化有关准备工作,组织相关考察接洽活动。
2.确需由市委领导出席接待活动的,镇政府党政办提前与市委办
联络衔接确认。
3.接待活动中安排召开座谈会、恳谈会、项目对接会时,可由镇
政府办公室另行下发参会通知,组织有关人员参会。
六、联络衔接市政府和有关部门落实以下事项
1.落实各相关单位确认参加接待的工作人员,明确任务分工,落实具体事项;
2.对接考察活动的时间、地点,具体时刻和接头点;
3.衔接宴会安排、参加人员;
4.行车路线衔接;
5.迎接/欢送地点、人员;
6.介绍情况、对接洽谈项目;
7.礼品及资料分送。
七、落实其他有关事项
1.曲阜市、息陬镇情介绍资料,如《息陬镇宣传光盘》、《招商专案项目册》等。
2.按照礼尚往来原则,准备嘉宾礼品、随行人员纪念品。
3.其他事项。如来宾提出在济宁的熟识朋友、老同学、老战友、
老领导等,跟据领导指示安排,可联络邀请其出席、见面、陪同有关活动。
附:1.考察接洽函例文格式
2.接待快报例文格式
3.接待方案例文格式
4.接待手册例文格式
5.参会通知例文格式
八、总结、简报、归档、财务处理
提示:凡经手之事要力求搞清楚闹明白,弄清事情脉络缘由,怎样应对、为什么这样做,总结经验做法,体会成功感受,剖析失误、不足,教训明记在心,切勿累犯。点滴积累,铸就成功,开心工作,乐享生活!