外来文件和资料控制程序
外来文件控制程序2024
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
外来文件控制程序
外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
外来文件管理流程完整版
外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
文件和资料控制程序-FH24-01
文件编号1.0目的和范围此程序描述了对质量体系的各阶文件和受控外来文件及工程图面的控制方法，以确保各有关部门都能及时得到最新的和最新修订的版本。
本公司所有与质量体系有关的各阶文件和受控文件均属之。
2.0职责2.1 各部门主管负责相关二阶文件的编制，ISO主任审核，经理批准发布。
2.2 ISO主任负责质量手册的编制，管理者代表审核,总经理批准发布。
2.3 生产工场负责各操作作业指导书的制定，品管技术科负责检验指导书、QC工程表的制定，ISO主任审定，经理批准发布。
2.4资料管理员负责所有质量文件的分发、更改和回收，并负责及时更新已修改的文件和外来文件，确保使用最新修改的文件。
2.5 品管技术科负责图纸的管理。
3.0程序3.1文件的控制3.1.1 文件的编写ISO主任负责质量手册的编制, 经理批准发布, 各相关部门主管负责编制程序文件，ISO主任审核，经理批准。
生产工场负责制定操作作业指导书,品管技术科负责编制检验指导书、QC工程表,ISO主任审定, 经理批准发布。
3.1.2 文件的修改、作废、补发文件有需要进行修改、作废、补发时，由相关部门主管填写《文件修改作废补发申请表》，并送ISO主任批准后，由资料管理员负责实施回收和补发。
每份质量手册程序和指导书都是由独立的文件组成。
每份文件都有相应的编号及版次。
当每份独立文件修改，版次就升一版，顺序号为：A、B、C、D….Z,旧版同时作废.3.1.3 文件编号：a)第一阶的文件完整编号为：FH 10-01FH表示丰华公司, 1表示1阶文件, 0表示涵盖所有质量体系。
01表示第一份文件。
文件编号b)第二阶文件的完整编号为：FH25-03FH表示丰华公司，2表示二阶文件，5表示ISO9001的第五大部分，03表示第五大部分的第三份文件。
C)第三阶文件的完整编号为：FH301FH表示丰华公司，3表示三阶文件，01表示三阶文件中的第一份文件。
d) 四阶文件的完整编号为： FH25-03-01A，FH表示丰华公司，2表示二阶文件，5 表示ISO9001的第五大部分，03 表示第五大部分的第三份文件，01 表示第三份文件中的第一份表单，A表示A版。
外来技术文件控制程序
外来技术文件控制程序在当今全球化的商业环境中，企业经常需要获取和使用来自外部的技术文件，以支持其产品研发、生产流程优化、质量控制等各个方面的工作。
然而，这些外来技术文件如果没有得到有效的控制和管理，可能会给企业带来一系列的问题，如信息不准确、版本混乱、安全风险等。
因此，建立一套完善的外来技术文件控制程序是至关重要的。
一、目的外来技术文件控制程序的首要目的是确保企业所获取和使用的外来技术文件的准确性、完整性和适用性。
通过有效的控制，保证这些文件能够在企业内部得到正确的传递、使用和更新，从而为企业的运营和发展提供可靠的技术支持。
二、适用范围该程序适用于企业从外部获取的所有与技术相关的文件，包括但不限于技术规范、标准、图纸、工艺文件、测试报告等。
无论是通过采购、合作、技术交流还是其他途径获得的外来技术文件，都应纳入此控制程序的管理范围。
三、职责分工1、技术部门负责对外来技术文件的技术内容进行评估和审核，确定其对企业技术工作的适用性和价值。
同时，技术部门还应负责与外部供应商或合作伙伴进行技术沟通，解决文件中可能存在的技术疑问。
2、质量部门对接收的外来技术文件进行质量检查，确保文件的格式、清晰度等符合要求。
在文件使用过程中，质量部门还需监督其执行情况，确保企业的产品或服务符合文件中的质量标准。
3、文档管理部门承担外来技术文件的登记、编号、存档和发放等工作。
要建立完善的文件管理系统，保证文件的可追溯性和易于查找。
4、使用部门在使用外来技术文件时，应严格按照规定的流程和要求进行操作。
如果发现文件存在问题或不适用的情况，应及时反馈给相关部门进行处理。
四、外来技术文件的获取1、需求提出企业内部各部门根据工作需要，提出获取外来技术文件的需求，并说明所需文件的具体类型、用途和要求。
2、渠道确定根据需求，确定获取外来技术文件的渠道。
这可能包括与供应商签订合同获取、从行业标准组织购买、参加技术研讨会获取等。
3、获取与接收通过选定的渠道获取外来技术文件，并由指定的接收人员进行接收。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
外来技术文件控制程序
外来技术文献控制程序GL-GL-0101、目的对外来的设计、技术文献和资料的形成进行有效的接受、保护、分发控制，明确管理职责，确保有关场合使用的技术文献和技术资料是有效版本。
2、合用范畴合用于我司全部外来的技术文献、设计图纸、工艺文献、以及其它技术性资料等控制过程。
（下列简称技术文献）3职责管理3.1经营部负责外来设计、技术文献的接受、验证和偿还；技术部负责对外来技术文献的校对、会审（特别重要的技术文献）、控制发放、转换、回收、保护的日常管理。
4、工作程序4.1、技术文献接受和发放4.1.1、文献由经营部负责接受，验证其提供的类别和数量，办理有关交接手续，并及时转交给技术部。
用于设计和指导生产的技术文献的有效性和完整性，由技术部进行审查确认。
必要时，重要的设计文献还应通过会审，做好书面的交接手续。
技术部保存有关统计；4.1.2、技术部指定一名技术文献管理员负责技术文献管理工作。
4.1.3、技术文献管理员负责把全部的有效技术文献与交接人员以书面型式双方在《技术文献接受清单》上签收后按规定的类型、名称和编号登记分类存档，并做好存档日期统计。
4.1.4、技术文献管理员凭技术部拟定的分发范畴，向使用单位发放复印件，在技术文献的图面上盖有受控章后。
领用人在《技术文献发放/回收统计》上签收，并做好发放日期统计。
4.1.5、设计和技术文献，涉及到有关方的知识产权保护，未经许可，任何人不得随意复印或拷贝。
4.2、技术文献的变更4.2.1、技术文献若因甲方因素发生变更，接受部门应及时将变更的信息，及时地告知有关部门，并及时将变更后的文献审核、确认后签发《文献更改告知单》交文献管理员，按照规定下发有关部门。
4.2.2、技术文献如因由于加工过程和加工条件限制、原材料采购因素等因素发生修改、变更设计文献时，应由技术部向原发出单位提出更改建议，填写《文献更改申请单》，得到原发出单位书面同意后，方可按照新的文献执行。
在没有得到书面回复前，不得私自进行改动。
iso00 程序文件 文件与资料控制程序
5.7当文件不作为活动依据，只作参考时，执行单位可向文控中心申请并经管理者代表批准后，复印原稿按管理外文件发行,发行同时须加盖“非受控文件”章,管理外文件不再随版本或版次更新而更换。
5.8发往外部的文件（图纸或技术资料）需要更改为pdf格式，且防止打印、复制。
A．质量体系文件类别编码
质量手册：QM（QAULITY MANUAL）
程序文件：QP（QAULITY PROCEDURE）
控制计划：CP（CONTROL PLAN）
设计类文件：D（DESIGN DUCUMENTS）
标准类（包括原材料技术标准、工艺技术标准、检验标准、设备参数等）：S（SPECIFICATION）
3.3文件和记录的保存
3.3.1文控中心负责保存体系文件原件，并编写《质量记录汇总表》，备案各类记录的样本。
3.3.2各部门文件资料管理员负责对本部门的记录进行整理、归档。
3.3.3品质部负责保存管理评审报告，质量审核报告，不合格报告，纠正措施报告、预防措施报告。
3.3.4客服科负责保存客户投诉处理报告。
5.14.5电子文档受控文件的控制
A．公司的文件受控主要采用纸张形式，对于无法用纸张进行受控的文件如工程图纸、软件等，可采用电子文档文件（如PDF文件等）形式进行受控。
B．由文件制定部门以软盘或电子邮件的形式将文件传送至文控中心，并注明文件名称、文件编号、版号、修改号及生效日期等。软件受控时需提交的文件包括源程序、编译后的可执行文件以及相应软件的流程图，其中源程序及可执行文件为电子文档，流程图为纸张文档。
各种质量记录使用公司规定的格式。质量记录表格由各使用部门自行编制，经部门负责人审核，交格式样本到文控中心备案并登记在《质量记录汇总表》中，各项质量记录及图表须可清楚识别,并且易于阅读﹑执行及评核。
外来文件和资料控制程序
外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。
负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。
负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。
2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。
负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。
3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。
负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。
4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。
负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。
5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。
四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。
2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。
与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。
3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。
4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。
5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。
专业机构发布的技术报告、研究成果等。
五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。
知识产权-外来文件与记录文件控制程序
1 目的编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。
2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。
3 职责1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。
4 总则4.1 记录的种类与内容公司的记录主要包括：1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检验（测试）记录等；2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识产权内部审核记录等；3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。
4.2 记录的媒介知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。
4.3 记录控制要求记录必须满足以下要求：1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；3、记录应按时分类整理归档；4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。
记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。
外来文件控制流程
外来文件管控流程
外来文件管控流程
1.目的
规范文件流程，为更好的为生产能及时的更新文件
2.范围
适用项目。
3.职责
质量部负责组织实施本程序。
各部门对本程序中的相关内容的正确执行具体负责
4.术语和定义
无
5.引用文件
《文件控制》
6.工作程序
6.1 外来文件的领取
6.1.1 根据对文件的更新进度同步对实业公司文控发放对应最新版本的文件
6.1.2 对于新收到的文件放置在公司特定的服务器内，同时以邮件通知关人员
文件更新情况。
服务器设置需要帐号权限，现只发放两个帐号，质量主管和工艺主管登录使用。
如需增加则会向将申请人员培训保密协议，签订承诺书，存档保存。
6.1.3 工艺根据公司自身情况将外来文件转化为我司工艺版本交与质量文件审
核授控后下发产线
6.1.3根据《文件控制》文件，将外来文件登记
8.相关文件和记录
外来文件登记/发放记录表。
QEMS文件和资料控制程序
QEMS文件和资料控制程序1.0 目的实行文件统一管制，确保各相关部门及场所能适时获得文件的最新有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2.0 适用范围适用于公司所有文件的控制和管理（“员工手册”和对外宣传类文件除外)。
3.0定义3.1正本文件：指保存在文控中心的文件，加盖红色“正本文件”，作正本使用。
3.2受控文件：指由文控中心发放到使用部门，在现场使用的加盖红色“受控文件”印章的文件。
3.3外来文件：与质量/环境管理体系有关的法律法规、标准和要求以及客户、供应商提供的产品技术文件等，加盖红色“外来受控”印章。
4.0职责4.1文控中心负责质量/环境管理体系文件及外来文件的受控、分发、更改、作废、回收、保存等活动。
4.2 各相关部门负责相关文件的编制、使用、保存及对文件可操作性进行评审并提出文件修改申请。
5.0 工作程序5.1 文件的分类5.1.1 一级文件：方针、目标、质量/环境手册。
5.1.2 二级文件：程序文件，包括质量管理体系所编制的程序文件。
5.1.3 三级文件/外来文件：作业指导书、工艺/作业流程、检验规程、操作规程、职务说明书、承认书等。
5.1.4 四级文件：报表、计划、记录、表单、文本模板，包括质量体系的要求的相关记录及表单。
5.2文件的编写和审批5.2.1一级文件由综合管理部负责编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.2二级文件由责任部门编写，管理者代表/质量负责人审核，总经理批准。
5.2.3三级文件由责任部门编写，各部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2.4文件编写的格式应符合相应的文本模板，详见《文件编写原则》。
5.2.5文件编写部门也是文件的维护责任部门，负责对文件进行修订、必要时进行文件评审、有效性确认以及推行和宣导、监督执行。
5.3文件的编码规则 5.3.1一级文件编号方法例如：DXC-QEM-2009表示：质量/环境手册2009年编写。
5.3.2二级文件编号方法编写年份文件分类代码 （ Q M 表示质量手册 ） AB - CD - EFGH公司代码 （ D XC 表示公司）事业部代码文件分类代码 （ Q P 表示程序文件 ） AB - CD - E - FGH文件流水号 公司代码 （ D XC 表示公司）5.3.3三级文件/外来文件编号方法AB – C - D EFG文件流水号文件类别代码（A代表工艺参数标准，B代表产品检验规范/标准，C代表作业指导书，D代表设备/仪器操作规程，E代表其它）事业部代码文件代码（WI表示三级文件，WL表示外来文件）5.3.4 记录表格编号方法AB – CD -EFG H版本号（如A、B…以此类推）文件流水号部门代码记录表格代码（FM表示记录表格）例如：FM-ZH-001A表示：综合管理部的第一份表单（A版），表单的编号一律标注于表单右下角，以便于识别。
外来技术文件控制程序
外来技术文件控制程序
摘要：
外来技术文件控制程序是一种用于管理和控制外部供应商、合
作伙伴和其他外部机构提供的技术文件的程序。
该程序旨在确保外
部提供的技术文件的质量和准确性，并确保这些文件在组织内部得
到正确地使用和存储。
本文将介绍外来技术文件控制程序的重要性、主要目标、实施步骤和注意事项。
1. 引言
随着公司扩大业务并与更多的外部实体合作，来自外部机构的
技术文件成为了组织中不可或缺的一部分。
这些技术文件包括供应
商提供的产品规格、合作伙伴提供的系统设计文档等。
然而，这些
外来技术文件的质量和准确性对于组织的正常运作至关重要。
因此，有必要建立一个外来技术文件控制程序来确保这些文件的质量、准
确性和合规性。
2. 重要性
外来技术文件控制程序的重要性体现在以下几个方面：
2.1. 质量控制：外来技术文件可能涉及产品规格、工艺流程、系统设计等关键信息。
确保这些文件的质量和准确性是组织能否按照要求生产和交付产品的关键因素。
2.2. 合规性：不同行业有各自的法规、标准和规范要求。
外部机构提供的技术文件必须符合组织所在行业的相关要求，以确保产品或服务的合规性。
2.3. 信息共享：外来技术文件中可能包含对组织内部其他部门或人员有用的信息，如产品改进建议、系统优化方案等。
通过有效地管理和使用这些技术文件，可以促进内部各部门之间的信息共享和协作。
3. 主要目标
外来技术文件控制程序的主要目标是确保外来技术文档的准确性和合规性。
具体目标包括：
3.1. 文件评审：对外来技术文件进行评审，确保其准确性、完整性和可操作性。
外来文件控制程序
外来文件控制程序摘要：外来文件是指从外部来源获取的任何形式的文件或数据。
在现代企业环境中，外来文件的数量和种类不断增加，对于组织的信息管理和安全性带来了挑战。
为了确保外来文件的有效管理和保护，公司需要实施一种外来文件控制程序。
本文将介绍外来文件控制程序的重要性，以及如何设计和执行一个有效的控制程序。
1. 引言外来文件对于现代企业来说具有重要的意义。
这些文件可以是电子邮件、传真、合同、报告、表格等各种形式的信息。
外来文件可以包含重要的商业机密、个人信息或其他敏感数据，因此，控制和管理这些文件变得至关重要。
2. 外来文件的挑战管理外来文件面临的主要挑战包括：2.1 大量的文件：随着企业的发展和业务的扩大，外来文件的数量不断增加。
企业需要确保能够有效地处理和管理这些大量的文件。
2.2 多种形式的文件：外来文件可以是电子形式的文件，也可以是纸质文档或其他形式的媒体。
企业需要有相应的处理能力来处理不同类型的文件。
2.3 信息安全风险：外来文件可能包含机密的商业信息或个人身份信息。
恶意使用或泄露这些信息将造成严重后果。
企业需要确保外来文件的安全性，防止未经授权的访问或数据泄漏。
3. 设计外来文件控制程序设计一个有效的外来文件控制程序需要考虑以下几个方面：3.1 确定文件来源：企业应该明确规定外来文件的来源，包括哪些部门或人员有权限接收外来文件。
这有助于减少不必要的外来文件的数量，并确保只有授权人员能够接收和处理这些文件。
3.2 文件分类和标记：对于接收到的外来文件，企业应该根据其性质和重要性进行分类和标记。
例如，可以将文件分为商业机密文件、个人信息文件和一般文件等。
这有助于更好地控制不同类型的文件并确保其安全处理和存储。
3.3 文件审查和批准：在接收到外来文件后，企业应该设立一个审核和批准的过程。
这一过程可以包括对文件内容的审核、安全性的评估以及相关部门的批准。
只有经过审核和批准的文件才能被接受和处理。
3.4 文件存储和访问控制：对于接收到的外来文件，企业应该建立一个安全的文件存储系统。
QB-GC-005文件与资料管制程序
5.3.2各阶文件首次制订时不需。
5.3.5文件废止作业：
(1)文件废止申请、审查、核准、颁布作业同文件修订作业。
(2)文件废止后，原文件编号应列管，不可再重复使用。
(3)文件如有制修订者,匀需记录于《文件制修订记录表》内。
5.4文件分发、收回作业：
5.4.1经颁布发行的文件，应由文件管制中心以《文件总览表》列帐管理，经管理代表确认影印份数，加盖“受控文件”章与部门别编号（原稿不需），依拟案单位所拟文件分发给相关单位，并请收文单位于《文件分发、回收记录表》上签名。
4.5外来文件：凡不是本公司制定的文件均属外来文件。
5.作业内容：
5.1文件管制作业流程：（如附件一）。
5.2文件编号系统：各类文件制订、修订均需由文件管制中心依文件编码系统编号管理。
5.2.1文件编码原则：
□□－□□－□□□
文件类别部门别流水号
部门类别：总经理（GM）、厂务（CW）、行政部（XZ）、采购部（CG）、业务部（YW）、工程部（GC）、品保部（PB）、制造部（ZZ）、资材（ZC）,环境管理(HJ)
6.相关文件：
6.1品质手册
6.2品质记录管制程序
6.3图面、技术资料管制程序
6.4工程变更程序
7.相关表单
7.1文件制定／修订／废止申请单
7.2文件总览表
7.3文件分发、回收记录表
7.4外来文件总览表
7.5文件制修订记录表
质量手册-文件和资料控制工作程序
质量手册:文件和资料控制工作程序质量手册：文件和资料控制程序1、目的对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行控制，确保与质量有影响的各场所使用的文件和资料为有效版本。
2、范围本程序适用于质量体系文件和资料的控制，包括有关外来文件。
3、定义3.１质量体系文件：质量手册（包含程序文件）、工作手册（包括制度和规程）及表单记录。
3.2 内部文件：指本公司内部自行制定的文件。
3.3 外来文件：指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件，如《物业管理条例》、《消防法》、《劳动法》等；3.4 非受控场所：本公司质量体系运行以外的所有场所,如：业主、认证机构。
3.5 技术文件：设计图纸、使用说明书、技术条件等文件。
4 职责4．1管理部：负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作，制定有关控制规定与办法；负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作。
4．2各部门：负责责任范围内的文件和资料的编制及修订。
5 内容5．1文件新订制定新文件时，由制定者将新订文件呈相应审核人和批准人员签字同意后，将文件交管理部发行。
5．2文件发行5.2.1质量手册和第三层次文件的发放直接由管理部根椐各部门实际需要的数量填写《文件发放登记表》，经管理者代表审批后进行发放。
5.2.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖”受控文件”印章的文件。
每份文件都有不同的分发号，便于换版时回收。
5.2.3管理部在发放文件后，将全公司的受控文件列入《受控文件清单》。
5.2.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到文件资料中心办理更换手续,交回破损文件；文件管理员将破损文件销毁。
5.2.5当文件丢失后或其它原因需补发新文件时,由文件使用部门填写《文件领用申请表》，再由原批准单位批准后，管理部重编新文件的分发号。
5.3文件的更改5.3.1文件发行实施后须更改的，原则上由制订部门填写《文件更改申请单》，说明修订原因，经原批准单位批准后，由管理部按5.2项规定程序进行更改审批与发行。
ISO9001-2015文件和资料管理程序
文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1 目的为建立本公司文件之管制作业,以求发行文件一致性,可溯性及适用性,从而实现质量方针﹑质量目标与质量承诺,保证公司所有与质量有关的作业内容﹑过程﹑权责等文件化为执行之依据.2 范围本公司质量管理体系所涉及的所有外部\内部文件。
3 定义3.1 外部文件:在本公司中的管制范围是与质量有关的外来文件需要进行管制。
3.2 内部文件:由内部根据各部门管制\产品生产等需要而自行制定的文件。
3.3 作业指导书范围:如管理办法、检验规范、BOM表、生产作业指导书、工厂其它规章制度等。
4 职责4.1:文控负责担任文件之编号﹑登录﹑发行﹑存盘﹑管制执行及作废回收等工作。
4.2:各部门所需文件之制作﹑会签﹑审查﹑核准后送文控中心。
4.3:总经理、管理者代表负责内部体系文件的审核、批准。
4.4:文控负责所有体系文件电子文档的管理、保存。
文控室原稿（包括电子文档）均为受控文件，无须盖受控文件章，但要记录于文件清单上，以利查找。
5 程序5.1外部文件控制流程说明5.1.1:接收5.1.1.1当客户E-mail图纸或其它技术资料来我司时由业务人员将E-mail资料按客户分类储存在电子文档中,而后要求打印一份交给文控中心。
5.1.1.2当客户以传真的形式发送技术资料时由文控中心负责人将图纸接收后复印一份进行留存。
5.1.2:外来文件识别、分发管制5.1.2.1文控接收到文件后首先将其记录于《外来文件清单》。
5.1.2.2文控根据相关部门需要复印相应份数的资料。
5.1.2.3复印完成后将原稿按客户的类型分类储存于文控中心原稿档案中，复印件由文控将其盖上蓝色<外来文件章>后分发，要求分发时将分发的份数、日期、接收人等记录于《文件分发/回收记录表》中。
5.1.2.4接收部门接收文件后要求将外来文件进行分类储存,并且要得到明确的标识;而且在现场不可以出现作废或已变更的文件。
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外来文件和资料控制程序
1.0 目的
本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。
2.0 适用范围
本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。
3.0 职责
3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。
4.0 程序
4.1评审与批准
对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。
4.2标识
经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文
件进行编码,编码方式按
“发文单位- 日期-序号码”
发文单位- 文件发出的单位
序号- 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行
日期- 取文件的年月的四位。