外来文件和资料控制程序

外来文件和资料控制程序

1.0 目的

本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2.0 适用范围

本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3.0 职责

3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4.0 程序

4.1评审与批准

对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识

经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文

件进行编码,编码方式按

“发文单位- 日期-序号码”

发文单位- 文件发出的单位

序号- 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行

日期- 取文件的年月的四位