学校学籍档案管理工作存在的问题与对策

学校学籍档案管理工作存在的问题与对策

摘要：小学的档案很多，包括小学生的学籍档案，也包括小学教师的工作档案等，本篇文章主要是探讨了小学中学籍档案的问题。以及合理解决问题的措施。一个学校拥有最多的就是学生，学生的数量增多，校内的保管档案也增多。在学生的初级教育阶段，如果小学学校没有妥善的保管好小学生的学籍档案，那么会直接影响到学生今后的择校等实际问题。处理好学生的学籍档案问题可以保证学校的管理符合规范，同时能为社会提供更优质的社会服务。

关键词：学校档案；学生；学籍档案；管理；问题

小学生的学籍档案从学生入学的第一天就开始记录了，一直伴随着学生的整个教育过程。记录包括与学生有关的图表，成绩，教师评价等等，有纸质的档案也有电子形式的档案，这些档案是学生接受教育的凭证，具有很高的保管价值。现在很多小学学校在保管学籍档案的时候，普遍存在着管理缺陷，怎样能加强对学籍档案的管理是学校应该解决的问题。

一、小学学籍管理中存在的问题

1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念

落后。

学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强

对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。

2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。

有些小学没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多小学的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。

3、管理的模式不规范

一些小学的档案管理模式存在不规范的现象，文书档案隶属党办管理，学籍档案的管理则隶属教务处，未纳入学校档案统一管理，这在民办小学中比较突出。而教务处也没有专职的学籍档案管理人员，在学籍材料的收集、整理方面有遗漏及不规范的现象存在，这在很大程度上影响了学校学籍档案管理的规范化、标准化水平，也为学籍档案的安全性埋下隐患。

4、管理方式过于陈旧，缺乏现代化管理手段。

很多小学的学籍档案管理还停留在传统的手工管理阶段，没有寄托现代信息技术的发展，档案的查阅必须一件一件去翻阅归档材料。随着学生规模的扩大，档案的增多，手工翻阅的管理方式不但不能适应使用者的需求，也导致重复劳动，效率低下等状况，给档案的有效利用带来很大的阻碍。

5、学籍档案的开发利用率很低

档案管理人员不专业，业务不精通，缺少现代信息技术，学校没有针对性的管理软件等，这些问题都导致了学籍档案没有得到很好的开发利用。同时，学籍档案的管理多数还停留在对材料的简单收集、整理，没有对所收集的材料信息进行深加工，更没有从中提炼出有规律性、结论性的数据资料来为教学管理和教学改革服务。遇到学校的各种检查、评估，都是一次性重、重复做材料，没有很好去利用已经形成的档案。

二、完善学籍档案管理的有效途径

为维护小学学校学籍档案的齐全和完整，提高学校档案管理水平，全面推进学校档案工作规范化建设，更好地发挥学籍档案的作用，小学应该从多方面加强对学籍档案的管理。

1、建章立制，组织保障、责任明确。

在完善学籍档案的时候，应该建立合理的管理制度，从而保证管理效果。学校的领导以及管理部门必须要重视学籍档案的管理。有了领导的支持，在开展学籍档案管理的时候，

更方便。学校为管理学籍档案建立的制度，应该以学校的具体情况而定，同时还要参考学生的数量。在规划学籍档案管理工作的时候，应该从学校的整体出发，要为学籍档案建立专门的管理部门，同时学校应该派专人负责学籍档案的管理工作。在管理学籍档案的时候，应该重视管理的意义，通过对学籍档案的管理知道管理中存在的问题，并且有效解决。

2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。

根据学校的规模建立档案馆，因为我国有些小学的学生数量非常多，学生的数量甚至会超过一千人，所以，为了能够妥善的管理档案，应该在校内建立档案馆。如果没有一个正规档案馆的学校也要为档案成立专门的档案室，这样可以实现对档案的统一管理。现在存在的一个问题就是，很多学校在管理档案的时候，都是将档案放在教务处。这种管理方式有局限性，在管理档案的时候不能做到合理的利用资源。因此学校应该改变这种管理方式，这样才能让学籍档案保证完整。

3、加强业务培训，提高管理人员的素质。

学籍档案中的材料多，因此在管理的时候应该有业务知识以及能力。以小学档案管理为例，不同年级的学生档案不能放在一起管理，这就需要管理人员能准确的区分出档案的类型。部分管理人员存在着能力不足的问题，因此在管理的时候，学校可以邀请专家来讲解管理知识，提高人员的操作

能力。学校内管理学籍档案的工作人员要不定期的接受培训，从而提高管理能力。

4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设

学籍档案的管理是系统性的工作，从收集学籍档案开始就要进行管理，在收集到档案之后，也要整理档案。学生的学籍档案，会在一个较长的时间内形成，而且档案的类型多，其中存在的问题也很多。这是问题都是与学生的动态变化联系在一起。在保证学籍档案完整上，要求管理人员的管理行为规范，完整的档案能够真实的反映出学生在校内期间学习以及生活的变化。如果档案不完整，那么会给学生的前途埋下隐患。此外还要完善信息档案管理，使用信息化的理念管理档案

5、以评促管，以评促建。

学校内部也要不定期的检查学籍档案，档案管理部门之间也要做好检查工作。在检查中，档案管理中的弊端会暴露。要评价管理的任务，注意评价的语言，要用语言激励管理人员工作。通过评价促进档案管理的发展，也促进建设更完善的档案管理制度。从而使学习的档案管理工作能够在一个规范的顺序下进行。

6、有效开发利用学籍档案

加强学籍档案管理工作的根本目的是及时、准确地提供档案材料，为学校和社会服务。学校应重视档案的开发利用