新条例颁布后公文中存在的一些问题1

公文中存在的一些问题

一、版面设臵方面

（一）页边与版心尺寸

最普遍的问题是按照办公软件的自动设臵，而未按照公文格式标准进行设臵，行数与列数的设臵也未重新设臵。正确的版面格式为：

纸张大小：A4 2lOmm×297mm;

版心：156mm×225mm;

上边距：3 /mm±Imm;

下边距：35mm±Imm;

左边距：28mm±Inuu;

右边距：26mm±Imm。

（二）字体和字号

在公文的字体与字号使用方面，目前各镇及各部门使用的是小三号仿宋体字，正确的公文字号为三号仿宋体字，标题是二号小标宋。

（三）行数和字数

这个问题普通存在，排版随心所欲，行间距宽的宽、窄的窄，想怎么排就怎么排，显得很不严肃。按照要求，公文一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

二、印制装订方面

目前，我县所有单位均没有采用A3纸张印制公文，全部采用A4纸张进行印制，有单面印制的，也有双面印制的，各单位上报的文件有的单页印制、有的双页印制，很不统一，单面印制不符合节约型机关的要求，浪费很大。还有一些单位为了节省，将打印机设臵成省墨格式，文件发文单位标志、印章红色部分显得发白、发花、泛灰，还有一些单位没有配备彩色打印机，直接是黑头文件，很不严肃。这次修订对公文印制提出了双面印制的要求。而在装订方面，各单位均没有根据要求进行装订，有的只订一颗订书针，有的订书针歪斜，有的有坏订现象，更多的是订距的订位很不规范，长的长、短的短，宽的宽，窄的窄，相同的一份文件装订都各不相同，对公文的最后一道工序没有严格把关，影响公文的庄重性和权威性。

三、公文格式方面

（一）份号、密级、保密期限和紧急程度在密级和紧急程度的标注上，随意标注或不标注很普遍。有的应该标注密级的没有标注，有的马上要办的公文没有标注紧急程度，造成了收文单位不重视，贻误工作时间。

（二）发文机关标志问题

在发文机关标志方面，全县各单位的字体、字号很不统一，大的大，小的小，大的比中央、国务院的字号还大，小的只有初号字体大小，还有的使用黑体，隶书、魏碑等字体，显得很不规范和严肃。还有的单位把发文机关标识排也了两行，如“×××银行

文件”排成了“×××银行文件……件”另起了一行。这些都需要通过设臵压缩字间距来进行排布，总体上要小于版心的宽度。这次《条例》规定，推荐使用小标宋体字，字号的使用不再规定具体数值，以不大于上级机关为原则自行酌定。

通过测量“中共中央文件”和“陕西省委文件……安康市委文件”，中央文件的字高是26mm，省委文件是25mm，市委文件是24mm，同时又对比政府系列文件，国务院的字高提22mm，省政府的字高是2lnun，经商议、调试、对比，县委文件字高以19mm 为宜（即“中共紫阳县委文件”选用60号小标宋字体，“中共紫阳县委……中共紫阳县委办公室文件”用58号小标宋字体，“中共紫阳县委办公室”用56号小标宋字体。）各镇党委、县委各部门，县级国家机关各单位党组织文件发文机关标志的字高参照执行，可分别选用58、56、54号小标宋字体。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm（三号字体三行），推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（党委系列加粗，政府系列不加粗）

根据注释，上行文、平行文如“紫字……紫办字”类文件只使用发文机关全称或规范化简称，不加“文件”二字；下行文如”紫发……紫办发”类文件使用全称或规范化简称加“文件”二字。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要尽量拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。

与99版国家标准相比，发文机关标志的位臵有了变化，发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm。上行文不再留80mm的空白区域。平下行文、上行文的发文机关标志的位臵已经完全统一，距离版心上边缘都是35mm。35mm就是3行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。

（三）发文字号问题

在发文字号上，有的将发文顺序号加“第”字，编虚位如“紫××发〔2012〕第001号”，还有的发文代号过长。特别是发文括号的使用上，有的用圆括号“()”，有的用中括号“[ ]”，还有的用方头括号“【】”，应该注意的是用六角符号“〔〕”，这是公文的专号符号，具有一定的防伪作用。

在“发”与“字”使用方面，混用现象严重，“发”与“字”不区分，有的单位无论对上或对下，一率使用“发”，对下的通知用“发”，请示、报告等上行文也用“发”，应该注意的是“发”用于重要的下行文，不能对上用“发”，“字”用于上行文和一般普通下行文。

另外还有一种情况是，发文代字过长，如“紫综铁护办发”就值得商榷。

（四）签发人的问题

任何一份公文都需要经过签发的程序。有很多单位将签发人理解为签署公文的单位颌导，便此“签发”非彼“签发”；或者是某副职领导分管某项具体工作，在主要领导的授权下签发公文，但在公文签发人一栏中也应是主要负责人的姓名。还有的单位，行

文无论对上、对下，统统添加签发人，也是不对的。

《条例》规定，上行文应当标注签发人。也就是说，只有上行文才会出现签发人。签发人指发文机关的主要负责人，专指正职或主持工作的负责人。因此，上行文标注的也只能是机关的主要负责人。还需要注意的是，党的系列与行政系列要区分开来，如以镇党委的名义向县委行文需要镇党委书记签发，以镇政府的名义向县政府行文需要镇长签发。

（五）标题格式问题

标题格式目前存在的最大问题是出现标点符号和空格问题。《条例》规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但目前我县各单位的公文标题出现的问题较长见的是：出现顿号、括号、引号和空格。这些标点符号的使用需要注意：一是法律、法规、规章名称全称应加书名号；二是事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格；三是当文件另起一行只剩下“通知”二字时，不要将通知二字之间使用空格连接，而应该调整标题，在词意完整的情况下分割成两行。

标题一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线卞空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

还需要注意的是，文件主题要用“关于”二字引出，文件标题中一般只能出现一次“关于”字样。但标题中事由是印发文件的，