建设工程资料管理存在的问题及解决办法

建设工程资料管理存在的问题及解决办法

摘要：本文简述了建设工程资料的归档范围、存在问题及解决办法，从而为建设工程资料如何保持原始性、完整性、真实性、准确性提供了借鉴。

关键词：建设工程资料管理问题解决办法

中图分类号： c816文献标识码： a 文章编号：

建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和。从目前工程建设竣工资料的产生、整理过程中不难发现，在资料的形成过程中存在填写不及时、不准确、不规范，管理不善，资料丢失等诸多问题，给工程竣工验收工作带来很多困难，有时致使工程无法按期进行验收，严重影响了工程资料的归档质量，给工程建设留下了隐患。

1 建筑工程资料的归档范围

1.1 综合性文件资料

综合性文件资料包括：上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

1.2工程施工文件资料

工程施工文件包括：开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降、位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

1.3 竣工图

竣工图包括：总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电、弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图；其他特殊专业工程竣工图等。

2 竣工资料管理存在的主要问题大致有以下几种：

（一）施工综合管理文件原件不齐全。

（二）工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。

（三）竣工图编制不够规范。

（四）施工记录不够规范、真实,以致归档后缺乏利用价值。（五）施工原始资料书写不规范。

（六）施工原始验收签证资料填写不规范。

3 竣工资料质量失控的主要原因

（一）工程建设主管单位领导档案资料意识薄弱，建设领域中，长期存在着重建设、轻档案的现象。

（二）工程施工单位对资料管理重视程度不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整资料。

（三）施工单位作业层素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的竣工原始资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。

（四）建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。

（五）建设单位在工程资料管理过程中，对规范资料管理不细不严，不够深入，使施工单位有时无所适从。

（六）有的工程项目参建单位多，施工管理人员、技术人员业务素质良莠不齐，所用表格五花八门，不能形成统一格式。

4 解决办法

4.1 建立健全资料管理制度是做好建设工程资料的工作基础。

项目管理部门在工程建设初期（而不是中后期）就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、

监理单位等工程项目管理人员及资料人员在工程资料形成过程中

各自所应承担的职责,规范资料的收集、整理,以保证工程自立项开始与资料管理同步。完整的先期文件很重要,在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

4.2加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段。

工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。

4.3 重视利用现代手段保留声像、照片等竣工资料。

参建单位应提交反映工程概况和建设过程的声像资料，重要场合、重要事件、重要情景以及重大设备开箱验收等过程要保留声像资料。施工、生产加工等单位要求每一道工序提供5-7张照片。每一参建单位应提交一套反映所承担工程全过程的不少于30分钟的摄像资料，并进行编辑配音。所有声像资料应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。用普通相机拍摄的资料提供一套照片（附底片），数码相机拍摄的资料提供五套只读光盘。声像资料要求刻录成只读光盘，一式五套。

4.4 加强对工程管理、技术人员的竣工资料培训。

建设工程管理人员、监理工程师、施工技术人员等来自四面八方，对工程资料的重要性认识参差不齐，因此，在项目开工后，建设单位就应高度重视和加强档案资料的培训工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行资料基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对竣

工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目参建各方人员在增强档案意识的同时也熟知档案资料业务。4.5保证建设工程资料编制的同步性。

建设工程资料必须与工程建设同步。建设工程资料是施工活动的真实记录，应确保真实性，不得后补，也不得超前，更不能编造。建设工程资料必须与工程实际相符，技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改，要在工程建设中汇集和形成。建设工程资料的审核责任制签字手续必须完备，确保建设工程资料的原始性、完整性、真实性、准确性。4.6严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用。

工程竣工验收时,建设单位档案资料管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的

全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。移