公司来客接待流程(附表单)

1.0目的：

1.1为了搞好公司及各部门在生产经营管理活动中来客接待工作，保持来客有序可依，有章可循特制订本流程。

2.0使用范围：

2.1适用于**有限责任公司来客接待。

3.0定义:无

4.0职责：

4.1行政部为接待的主要部门,负责办理来客的接待及住宿、订餐、结账、车辆接送等事务。

4.2重要接待工作和重大活动，可由行政部协调相关部门共同做好接待工作，有关部门须积

极配合。

4.3总经办负责接待费用的审批。

5.0作业规定:

5.1接待范围和原则

5.1.1接待范围：接待范围主要是公司及各部门在生产经营管理活动中所需的会议、会谈、

用餐、住宿、陪同参观、来往接送等方面的安排和工作。

5.1.1.1前来公司指导、考察、检查工作的领导和随行人员。

5.1.1.2应邀前来公司参加部门、行业、专业会议和庆典活动、技术交流等的领导、专家及随

行人员。

5.1.1.3和公司有业务往来的重要客人。

5.1.1.4公司领导特别交办的接待。

5.1.2接待原则

5.1.2.1接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，力求使来客高兴而来、满

意而归。

5.1.2.2一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

5.1.2.3实行职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，一般情况下结帐由相对

口部门办理。

5.1.2.4招待来客应从简，不铺张浪费，不重复宴请。

5.1.2.5接待应周密细致，力求来客满意。对来客无论职务高低，均应平等相待、落落大方、

不卑不亢。

5.1.2.6接待重要领导、嘉宾，对其行程应严格保密。

5.2接待流程

5.2.1接受任务程序

5.2.1.1接待应办理审批手续。

5.2.1.2一般接待任务由行政部负责，填写接待单，经公司主管领导签批后予以接待。

5.2.1.3属部门接待，由接待部门填好接待单，送行政部,经公司主管领导签批后，由该部门

负责接待。

5.2.1.4公司领导直接交办的接待任务，由行政部或负责接待部门填写接待，送所交办的领

导签批，由行政部或负责接待部门负责接待。

5.2.1.5非正常途径的接待原则上不予安排，确需安排接待的，需请示公司领导同意方可安

排。

5.2.2接待程序

5.2.2.1接待前，应了解接待对象的级别、行程、人数、是否需接送等有关情况，以便做好

车辆接送、迎接、用餐、住宿安排等接待相关准备。

5.2.2.2政府领导及重要来客安排住宿前，要检查房间安全、卫生状况，室内配套设施、物

品是否完好、齐全，并在房内摆放适量的鲜花、时令水果。

5.2.2.3需要安排就餐的，应提前落实就餐地点，根据客人喜好点好菜肴，以免让来客久等。

5.2.2.4如需办理礼品事宜，承办人员应及时办理并及时向领导汇报完成情况。

5.2.2.5重要来客应派人送行以示尊重，来客离开时要注意查看或提醒客人是否有物品遗漏。

5.3接待的标准

5.3.1行政部根据来客人员身份在接待单上注明公司内用餐，公司外就餐，公司客房住宿，酒

店住宿并报总经理批准生效。

5.4接待茶水的保管、领用

5.4.1行政部负责公司的茶水保管，设立茶水进、出帐簿。

5.4.2茶水领用需办理审批手续。由接待部门提出领用茶水申请，注明接待对象、领用种类、

数量，经公司主管领导签批，到行政部茶水管理员处登记领取。

5.4.3公司领导直接安排的茶水领用，过后须及时补办审批和签领手续。

5.4.4行政部要做好茶水进出登记工作，每月初将上月使用情况、存余量列成清单，并注明

接待部门、接待对象、领用数及领用人，送公司主管领导审核。

5.5接待费用的结算、报销

5.5.1指定签约的酒店、宾馆，每月由行政部人员与其对所产生的费用进行核对，凭酒店、

宾馆提供的发票及费用明细清单（消费单上须有签字消费权的人员签名），结合接待呈报（批）表填写付款申请单，按照程序经公司领导签批后，由财务部通过银行转帐结算。

5.5.2、非签约酒店、宾馆产生的接待费用，由接待部门凭消费发票填写费用报销单，按照程

序经公司领导签批后，经到财务部报销。

5.6接待注意事项

5.6.1接待来客应做到热情、周到、细致，使来客有来至如归的感觉。

5.6.2提前安排好接送交通工具和住宿地点，根据接待标准订好房间。如住宿费用由来客自付，

应征求客人意见后再予安排。

5.6.3注意了解来客行程，迎接来客应提前到达等候。

5.6.4接到来客后应热情礼貌地问候、握手，以表示欢迎。如事先互不相识，应自我介绍姓名

及所在单位，并确认是否为所接待的来客。

5.6.5接待应讲究级别对等，如接待对象为重要来客，应由相当级别的领导迎接。如领导因故

未能前往，由下级人员代为迎接，应向客人说明缘由，并致以歉意。

5.6.6来客所带箱包、行李，接待人员应主动代为提拎（女客随身小提包除外）；如来客有托

运的物件，

应代为办理领取手续。

5.6.7招呼来客上车时，应先来后己。在车上可主动热情与来客寒暄，介绍公司或当地情况，

消除来客的拘谨、紧张，并告知有关活动日程、下榻来馆、注意事项等，但不得询问来客个人隐私。

5.6.8到达住宿地后，应为来客办好住宿手续，为来客提拎行李，带领来客进入客房，向客

人简要介绍该住处的设施、服务等情况，如房间设施不完善，或来客有什么要求，应与来馆协调解决。来客安置妥当后，非来客要求，应尽快离开，以便客人休息。

5.7会议接待安排

5.7.1确定会议和日程，根据会议需讨论的事项并征求相关人员意见，拟定议题和日程，报公

司领导或会议负责人审定。

5.7.2拟订与会人员名单，根据会议性质拟定参加会议人员名单，报公司领导或会议负责人审

定。

5.7.3会议报批，大型会议应办理报批手续，在请示中列明开会缘由、会议议题、时间、地点、

与会人员、经费等，报公司领导或会议负责人审定。

5.7.4会议通知，会议通知应包括会议名称、会议议题、参会人员范围、会议时间和地点、报

到时间和地点、需要准备的材料、会议联系人姓名和电话等内容。会议通知可采用发书面函、电话通知、传真、邮件等方式，应及时通知参会人员或所在单位，防止错发、漏发，并做好跟踪工作，确认所有与会人员能否按时参会，并及时将通知结果向领导或会议负责人汇报。

5.7.5编制与会人员名册，内容包括与会人员姓名、性别、单位、职务、联系电话、住宿安排、

是否要接送等信息。

5.7.6会议材料准备。

5.7.

6.1领导人的讲话稿或工作报告。

5.7.

6.2会议日程表、会议须知。