科技单位公文写作标准

2012年内部培训之

常用公文写作

一、常用公文

1．请示

2．通知

3．传真

4．Email

5．信函

二、公文写作的一般要求

1．简洁开门见山，直奔主题，不说无关痛痒的话。

2．完整该说的要说完，不要留尾巴让人去猜。

3．准确引用数据要力求准确，经得起推敲。

4．正确语言必须无误地传达事实和你自己的意图。

5．体贴措辞要考虑收件人的感受，不要过分拘谨，也切不可目空一切。

三、如何写常用公文

（一）如何写请示

1．格式

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。

2．写请示的注意事项

（1）要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

（2）要一文一事。切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

（3）要按级请示。确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

（4）重视标题。标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级注意，及时处理。

（5）语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。

3．案例分析

（二）如何写通知

1．格式

常用通知包括标题、称呼、正文、落款。

（1）标题。写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

（2）称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

（3）正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

（4）落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

2．写通知的注意事项

（1）写通知必须告知有关事项，无关不写通知。

（2）写通知要按一般要求进行。

（3）通知有时也以书面形式发出，但并非正式公文（明显标志是无公文号）。有时直接在单位内部告示栏写出（或张贴）而不另行文。

3.案例分析

四、常用校验符号

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公司公文编排规则

一、页面设置

1．页边距：左装订——左3.0 右2.5 上2.5 下2.5。

上装订——左2.5 右2.5 上3.0 下2.5。

2．段落：段前0 段后0 行距1.5。

√如果定义了文档网格，则对齐网格。

3．表格：行距：段前0 段后0 行距1.0。

分格线：1/2磅。

边框线：1 1/2磅。

表格属性：上下距中。

4．定位：全角

二、字体与字号

1．题目：小二黑体。

2．副题目：四号宋体

3．一级标题：小四黑体，“一、”。

4．二级标题：五号楷体加粗，“（一）”。

5．三级以下标题：同正文，“1．”、“（1）”、“1）”、“①”。6．正文：五号宋体。

三、插入页码

右侧，“- 1 -”。或“第页，共页”。

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