企业合同管理现状分析与对策

企业合同管理现状分析与对策

摘要：合同管理工作越来越引起现代企业的重视，而且合同管理工作已成为企业管理中必不可少的工作之一。本文以兴安盟烟草公司为例，分析了当前烟草企业合同管理工作中存在的问题及其成因，并针对合同管理工作中的问题提出了建议。

abstract： the contract management is attracting more and more attention of modern enterprises， and the contract management has become one of the essential works in enterprise management. this paper takes xing’an meng tobacco company as an example， analyzes the problems and their causes in current tobacco enterprise contract management， and puts forward some suggestions on the problems existing in the contract management work.

关键词：企业合同；法律风险；网上协同管理

key words： enterprise contract；legal risk；online collaborative management

中图分类号：f279.23 文献标识码：a 文章编号：1006-4311（2013）22-0205-02

1 合同管理相关理论概述

合同管理的定义。企业合同管理就是企业自身对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理等一系列过程，依法实施的管理。本文所称合同仅指烟草企业物资采购和销售合同等，不包括烟草行业卷

烟购销合同和人事劳动合同。

2 兴安盟烟草公司合同管理现状与存在问题

2.1 兴安盟烟草公司合同管理现状

现阶段，公司基本上都是按烟草行业合同管理的要求进行合同审核的，对合同的履约进行检查，力求通过严格的组织程序、严密的合同审核，把不稳定状态消灭在萌芽状态。但在合同审核时如何规范地把合同审查流程执行下去，各承办部门和承办人还没有给予足够的重视。具体表现在：

①合同的草拟没有经过认真学习《合同法》的相关条款只是按照自己的经验来起草合同，或是单纯的将对方起草的合同文本呈交审核部门审查。2012年1月1日至2012年5月10日法规部门审核合同23份，其中第一次审查因合同条款不完善退回18份，退回率达

78.26%。

②合同承办人员只是把合同文本交给某个审核部门，没有同时提交审批单和相关审核材料。2012年1月1日至2012年5月10日法规部门审核合同23份，其中第一次审查因合同相关材料不齐全退回11份，退回率达47.82%。

③合同承办部门负责人没有按照规定经过公司法定负责人授权就签订合同。2009年4月15日至2011年12月31日，查明未经过公司法定负责人书面授权就签订合同的有5份。

④合同执行完毕后，承办人员没有进行及时的整理归档，认为合同执行完了就结束了，没有风险管理意识，造成部分合同材料的丢

失，为以后解决法律纠纷埋下了的隐患。

2.2 合同管理存在的问题

2.2.1 合同起草审核阶段

审核周期过长。从承办人员起草合同，到最终签署，中间需要经过多个部门的负责人审核，单位分管领导批示，单位法人代表审批等一系列程序。若按传统纸质流转方式，除了合同文件（包含正文、附件等，下同）供阅读、修改，需要流转外；还有一份《合同审批单》，用于记录各个流程中审核签署的意见记录，同样需要呈传。签署一份合同往往得经过3天左右的时间，若遇上相关人员出差、开会等情况，花费一周也是经常遇到的事；特别对有些卷烟营销部与公司距离较远，在路途上还需花费大量时间。

2.2.2 合同履约阶段

应当重视证据（资料）的法律效力的却没有得到足够的重视。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章和（或）签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。合同承办人员以及管理人员往往没有事先收集有效证据的意识。2010年冬季采暖期，为我单位供暖的公司在冬季采暖期间一直供暖不理想基本上都是在20摄氏度以下，其中有两个月供暖温度在17摄氏度以下，没有达到供暖标准，但由于没有采取有效地方式保留证据致使无法维护自己的合法权益。

3 兴安盟烟草公司合同管理存在问题的分析

合同管理理应成为烟草行业的一种高效管理工具，然而在现阶段的实际运作中，却难以得到有效实施，原因

在于：电子信息系统的运用已经改变了人们的办公方式，同时对办公效率的提高也有了极大地要求。传统的纸质审批模式已经不再适应当前科学、高效的现代企业管理模式，并开始逐步的制约企业快速发展的步伐。例如：同样一份需要审批的合同在其他条件相同的条件下，采用纸质审批和网上审批就会有很大的差别，纸质审批办理时间需要三天，网上审批仅需要半天甚至几十分钟；纸质审批办理费用在330元以上，网上审批不需要此项费用（这还不包括纸张和印刷成本）；节省下来的人力资源是更为宝贵的资源。因此，采用网上审批合同已势在必行。

4 合同管理存在问题的对策

合同管理网上协同。利用办公自动化系统（oa）进行合同网上协同管理。由于合同形式的多样性，签署和履行过程的多变性，系统根据需要提供不同类别的合同模板，及时有效地实施合同的起草、审核、会签、审批（签订）跟踪执行、归档、监督、评估等一系列管理工作，并提供查询、统计、分析、更改等功能，根据需要设定预警信息，及时提醒对某个合同的关注，以加强对合同的有效管理与监控，降低成本、提高效益。

4.1 合同网上协同管理的系统结构

虽然合同网上协同审批和管理系统能够大大提高工作效率，但是必须确保两个重要的问题：第一，系统安全，包括系统能否正常运