内审技巧及注意事项

内审技巧及注意事项

一、内审应准备或熟悉的文件及辅助工具

1、审核依据的标准，如标准条文、相关法律法规等

2、审核依据的文件，如质量手册、程序文件等。

3、内部审核相关程序。

4、审核计划。

5、上次审核不符合报告单（记录审核所发现的缺点）。

6、内审查检表

7、笔记本、书写工具。

二、审核技巧：

1、检查表的使用：

审核时应灵活使用内审查检表，正在审核过程中，审核员可以临时向内审查检表中增加检查项目、可以暂时把内审查检表放一边去检查其它项目，过后再回头按照内审查检表进行审核，或者也可以决定不审核检查中的某些项目。内审查检表的目的主要是使审核员能够计划和控制审核工作。

2、进行审核

进行审核时，活动的顺序如下：

—通过与被审核方人员会谈、查阅文件、记录、观察受控状态下的过程、检查物料和设备等确定事实；

—记录事实，作为审核时发生的事情之证据；

—对事实进行评价，确定是否存有不符合项的客观证据――合格还是不合格；

—根据不符合项对管理体系和产品或服务质量的重要性，对其进行严重度分类――观察项、轻微、严重三类。

3、确定事实

主要是通过与被审核方人员会谈和查阅证据的方式来确定事实，面谈对象可以是该组织的各级人员。

一次成功的面谈必须遵循4个关键步骤。这些步骤可能显得有点过于简单，但不时地想起这些步骤会对审核工作极有帮助。这4个关键步骤如下：

（1）介绍你自己；

（2）解释审核的目的和重要性，并请求被审核方提供协助，以便达到审核目标。

（3）进行提问，以获取信息，解释并记录你观察到的任何结果，对你报告的任何不符合项，要征得被审核方确认。

（4）感谢对方的合作。

另外就是查资料和记录时，应做到三三原则：查看三份以上的记录、查看三处。这样可以查到是点还是面的问题。

4、记录事实

审核员要清楚、完整和准确地作笔记，这一点很重要。内审查检表确定了要审核的样本，但笔记才是记录实际评审过的样本。笔记可提供信息，以纳入审核报告中。还可提供信息供日后参考，如果笔记与其它审核员关心的问题有关，还可交由他们进行调查，并且可用于计划以后的审核。

要记录观察到或陈述的问题之实际详细情况。记录的信息必须可以追溯。如果报告了

不符合项，最少应记录以下信息：

—何时在何处观察、检查、陈述了什么。

—要求或标准（程序、作业指导书、规范等）的细节

—事实说明（必须详细具体）。

也就是说时间、地点、那个部门的那一块与标准或文件的哪一条不符合应该陈述清楚。

5、内审的技巧

内审的目的并非在各部门之间刻意地挑取毛病，审核人员也绝非在扮演警察捉小偷的角色；事实上，内审主要在公司内找出管理上可以改善的地方，并加以纠正，因此内审人员的心态、角色、技巧要把我好，其重点如下：

1、围绕主题：依内审查检表之内容逐一问询，不要脱离主题。

2、临场应变：在内审查检表中未出的事项，得视状况随机补充提出询问。

3、掌握时间：

内审活动有时限，因此可依查检表之内容衡量与控制时间。

4、面带微笑：

审核者与受审核者之间有时气氛蛮紧张的，用微笑可化解。

5、坚持立场：内审的对象都是公司同事，切忌开玩笑或敷衍了事。

6、一次一问：

内审询问时，勿一次问一堆问题，应一次问一人与一个题目。

7、观、问与查：

请记住一个口诀：『观现象、问原因、查记录』，很管用的。

8、广泛询问：

在任何部门勿只针对主管或承办人员，周边的人都可以抽问。

9、少讲多听：

尽量让受审核者讲话，较容易找出问题，审核者切忌当老师。

10、随时记录：

内审过程中主要在找客观证据，因此对证据的记录要勤快。

6、内审人员的八诫

1、诫缺乏耐心。

绝不要说：『你快点啦!』或『你怎么那么慢?』的话。

2、诫感情用事。

不要交情好的少查一点，交情恶的多查一点。

3、诫态度不善，沟通不良。

执行审核并非当判官，因此仍要有礼貌，要能有效互动沟通。

4、诫草率上阵、漫不经心、敷衍了事。

审核是一件神圣的工作，切不可马虎应付，使审核失效。

5、诫与被审核部门人员争论。

争论容易造成立场问题，而且最会伤害交情，应即刻退出。

6、诫吹毛求疵。

审核时应着眼于大方向，大原则，切忌鸡蛋中挑骨头。

7、诫容易被说服。

要凡事存疑，不要随便就相信对方的话，应继续求证。

8、诫当好好先生

发现有不符合事项也不提出，放水会让公司失去改进机会。