办公室业务培训讲稿(20200530112428)

办公室业务培训讲义

办公室是单位的综合管理机构,具有多功能的性质，主要职责是“参与政务,管理事务,协调关系,搞好服务”。明显地有别于其他各类股室，具有其自身的特殊性。

一、办公室的涵义

办公室这个词的概念，有两种涵义:一为办公的屋子、场所;二为工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设

的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导

工作的辅助性机构, 大的一般称办公厅，小的一般叫办公室。作为工作机构的办公室就是今天我们学习的重点。

二、办公室的地位和作用

在各级组织中，办公室处于中枢和要害部位，其地位和

作用具体来说，主要有以下三点。

（一）中心的地位和作用

尽管办公室与其他职能部门在行政职级上是平等关系，

与其他职能部门间由于工作需要而产生的协调，是一种平级

间的协调，不存在谁领导谁的问题。但是，当办公室参与(或牵头)协调时，就或多或少地代表着领导的意图和要求，或者是对领导班子总的指导思想的贯彻,具有一定的权威性。

办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交

汇点和集散地。党和国家的方针、政策、上级机关的指示、

指令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重

大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个单位

贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料

等等，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合。

办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。办

公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络，与上下、左右、

内外各种渠道发生相应的联系。整个办公室在多向性、多渠

道的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。因此，办公室

不同于具体的业务股室。业务股室是部门的执行机构。而办

公室则一般不直接参与各项具体业务工作，它是综合管理机构，看上去游离于管理之外，实际上又存在于各种管理之中。

（2）枢纽的地位和作用

办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。如果把一单位比作一个

人的话，那么，领导层、决策机构是大脑;业务股室、执行机构是四肢;办公室则是中枢神经系统。是办公室把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反映给大脑，以便让大脑及时

调整决策，推动整个肌体的正常运行。办公室实际上就象铁

道系统中的枢纽站，水陆联运的交会点。

（3）窗口的地位和作用

办公室是一个单位的总进出口，处于联络站的地位，是

联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查

和兄弟单位的参观学习，处理各种公务往来，接待人民群众

来访等等。一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界

对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想

作风、管理水平与工作效率等。本单位领导得到外界的各种

信息，一般也是靠办公室这个“窗口”。

总之，办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，

是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常

事务的手足。因此，办公室工作做得好坏直接关系到党和国

家的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。

三、办公室工作的性质和特点

（一）性质

办公室是一个单位的综合管理机构，具有明显的综合性

和服务性:

(1)综合性。办公室的综合性主要是由以下四个方面组合

形成:

首先是多方面基础工作的组合。办公室的业务范围很

广，诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访

工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事

务性的基础工作，都在办公室综合承办。

其次是多方面信息的组合。办公室作为一个单位的信息

网络中心,四面八方，上下左右的信息，都在办公室汇集与综合，并且发挥出信息的综合效应。

第三是多知识、多技能结构人员的组合。由于办公室的

工作的多向性、多功能，要求办公室人员的知识和技能结构

也必须多种多样，形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整

体。例如:办公室负责人要当领导的参谋和助手，必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力，能比较敏捷

地领会领导的意图，善于统揽全局，善于集中领导的意见和

群众的智慧;从事文秘工作的人员，必须具备较强写作能力和

较高的政策水平，吃透上情下情,熟悉业务，视野开阔，视觉

敏锐，善于思考;从事接待工作的人员，必须朝气蓬勃，热情、耐心，任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到;其他方面的工作人员，也要有相应的专业知识与技能。

第四是多学科组成的综合体。办公室管理的基础理论就

是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形

成的，办公室本身也是由多种专业组成，并相互渗透、综合

交叉形成的一个整体。

(2)服务性。办公室除了具有综合性外，还具有服务性。

不论是参与政务，还是管理事务，都是为了搞好服务;为领导工作服务，为同级、上下级单位服务。服务是做好办公室一

切工作的指导思想。

（二）特点

任何事物都有它的特点和规律。从上述办公室的性质

中，可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:

(1)工作政策性强。办公室的重要任务是处理公文，传递信息，办理公务，答复问题。这些都是政策性很强的工作。

特别是对于重要公文，重要电话，重要信件，一字之差，就

会造成重大差错;说话办事，稍有不慎，就有可能造成一个部门乃至全局的被动。