【统计函数】HR做好人力资源统计需要掌握的Excel函数
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做好人力资源统计需要掌握的Excel函数
人力资源统计工作学会以下几个函数,任何统计工作都不成问题。
他们是:
COUNTA()函数与COUNT()函数
COUNTIF()函数
SUM()函数
SUMIF()函数
SUMPRODUCT()函数
就其应用,分别说明
1、COUNT()函数,该函数返回单元格数字参数的个数。它可以统计数组或单元格区域中含有数字的单元格个数(零值不统计)。用于员工人数统计,值得注意的是,该函数只能对数字单元格起作用,因此,下图的人员统计范围选择了表格的D列,如下图。
2、COUNTIF()函数,是统计某一区域中符合条件的单元格数目。其输入格式为:COUNTIF(单元格区域,该单元格统计条件),单元格条件可以为数字、表达式或文本(如36、">160"和"男"等),其中数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。该函数的属于单条件统计函数,在人力资源统计表中有广泛的应用价值,实用性很强,灵活加以应用可以达到事半功倍的效果。
如下图:
统计综合管理部的人数公式:D17=COUNTIF(C2:C14,"综合管理部")
统计年龄大于40岁以上公式:D17=COUNTIF(D2:D14,“>40")
提示:COUNTIF函数一般情况下只能设置一个条件
SUM()函数不多说一般人都知道。
3、SUMIF()函数,完成指定条件对若干单元格、区域或引用求和。应用格式:SUMIF(条件判断的单元格区域,数据或条件单元格的判定条件,需要求和的单元格区域或引用)。适用于编制工资或奖金汇总表,。一般情况下也只能设置一个条件。
如图:统计财务经营部的工资
4、SUMPRODUCT()函数
该函数在EXCEL定义中描述为在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。这种描述给人的感觉似乎是对数组进行计算,对乘积汇总。但实际上它对于多条件求和方面的功能超乎人们的想象,特别是应用于人力资源方面统计更是超强,不仅能完成多条件的统计功能,而且人数统计和工资汇总统计都能实现,灵活应用可以取代COUNTIF()和SUMIF(),因此掌握该这个函数的使用方法,可以说完成任何统计报表的数据统计工作,都能做到游刃有余。
该函数进行多条件计数统计时,如条件是”或者”关系。必须用+号连接判断条件,其公式形式如下:
SUMPRODUCT(条件1 +条件2 +条件3…条件N) 应用见下图:
该()函数进行多条件计数统计时,如条件是“并列”关系,即同时满足。必须用*号连接判断条件,公式形式如下:SUMPRODUCT(条件1*条件2*条件3…条件N) 应用见下图:计算财务经营部具有“大学毕业”的人
该()函数进行多条件求和统计时,如条件同时成立。必须用*号连接判断条件,其公式形式如下:
SUMPRODUCT(条件1*条件2*条件3…条件N) *计算区域,应用见下图:计算财务经营部具有“大学毕业”的人工资
该()函数进行多条件求和统计时,如条件是“或者”关系。必须用+号连接判断条件,其公式形式如下:
SUMPRODUCT(条件1+条件2+条件3…条件N) *计算区域,应用见下图:
掌握了以上几个函数,再结合工作区文件的应用和单元格区域命名的方法,我想对于统计没有什么难题了。以上是个人应用的体会,希望对大家有所帮助。
二)IF函数应用
1、输出带有公式的空白表单
图5 人事分析表1
以图中所示的人事状况分析表为例,由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写,在总计栏(以单元格G5为例)公式为:
=SUM(C5:F5)
我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉
总计栏中的0呢?你可能会说,不写公式不就行了。当然这是一个办法,但是,如果我们利用了IF函数的话,也可以在写公式的情况下,同样不显示这些0。如何实现呢?只需将总计栏中的公式(仅以单元格G5为例)改写成:
=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")
通俗的解释就是:如果SUM(C5:F5)不等于零,则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果,否则显示字符串。
几点说明:
(1) SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)<>0,在EXCEL中可以省略<>0;
(2) ""表示字符串的内容为空,因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。
图4
2、不同的条件返回不同的结果
如果对上述例子有了很好的理解后,我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如,在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。
某班级的成绩如图6所示,为了做出最终的综合评定,我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的,否则记作不合格。
根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格B12为例):
=IF(B11>60,"合格","不合格")
语法解释为,如果单元格B11的值大于60,则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样,否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样。
在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分,综合评定为不合格。其余均为合格。