电子文件与纸质文件的利用及比较分析

电子文件与纸质文件的利用及比较分析

摘要：本文旨在通过对电子文件和纸质文件的个性化特点进行比较分析及综合研究，结合未来档案发展趋势，认为电子文件必将与纸质文件二者结合发展。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。

关键词：电子文件、纸质文件、个性化、对比、结合。

之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件———纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。

纸质文件与电子文件都是国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录。它们都遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则，但是它们在载体寿命、温湿度影响、灰尘影响、外来磁场和机械震动影响、光线和有害气体影响、技术寿命、信息保护上存在着很大区别。

从个性特点上分析，纸质文件的利用具有相对的稳定性, 纸质文件的文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别, 不易更改和伪造。利用途径通过提供文件原件、提供文件副本或复制品、提供文件信息加工品满足有关文件用户的利用需要。纸质文件有着传统的利用方式,在利用安全方面。从信息安全的角度上讲, 电子文件利用的安全和保密, 比纸质文件更加难以控制, 往往要采用很多技术措施来控制, 如加密技术、签名技术、消息认证、身份认证、防火墙等。

电子文件具有可重复使用的特点, 重复的利用不会留下老化的痕迹, 并且不受“孤本”的限制, 允许若干个查询者同步利用一份电子文件, 同纸质文件比, 使用更快捷、更方便, 信息的利用效率大大提高。同时, 还可以通过计算机网络进行远距离传输, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的地域隔阂。电子文件的数字形态, 使它能够快速地在网络中传输, 利用者足不出户, 即可在自己的电脑终端上看到自己所需的文件信息, 并且可以根据利用者不同的需要随时调整内容, 这时电子文件才发挥出真正的优越性。但这都必须建立在电子文件所依赖的技术上, 且必须满足必要的条件和采取相应的管理措施才能实现, 这也是在电子文件利用上遇到的难题和要解决的问题。对档案部门来说, 提供电子文件的利用主要有以下方法: 一是提供物质载体的拷贝或提供打印件等, 即提供拷贝; 二是用数字网络传输电子文件, 将整理归档完毕的文件材料作为共享信息, 通过网络传递,提供给查询者, 即通信传输; 三是直接提供利用, 利用档案室的电脑, 在档案室的数据库上直接查档, 即直接利用。

纸质文件是可以摆脱其技术和方法而独立存在的，它只要避开天灾人祸，遵守管理和保

护的有关要求，就能达到长期保存。而电子文件是使用技术和设备,将具有长期保存价值信息记录在存储载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成的环境条件而独立存在。只有采用记录档案内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出、才能识别它的内容，它需要不断更新的技术和措施作保障。

但纸质文件也存在一定弊端。一旦形成, 其制成材料———纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 还与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限, 也就是说, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时是比载体损坏更为严重的危害。最近, 信息专家提出了用标准化的方法,使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

从某种程度上来说，电子文件的技术鉴定要比内容鉴定更为重要，一方面，技术鉴定确保了电子文件的可用性、可读性；另一方面，电子文件的原始性认证也是通过技术鉴定来实现的。技术鉴定为电子文件的原始性提供了必要的凭证，保障时要自觉主动地想到为年终归档做准备。档案意识不仅仅表现在对档案工作的了解和重视上，还要懂得档案管理学等有关知识，熟悉掌握档案工作业务环节基本技能。只有文书人员有较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。

纸质文件与电子文件在一定时期，他们之间在某些方面存在不可替代性，在未来的发展过程中，二者必将长期并存。电子文件管理推动纸质文件管理改革。自从在文件和档案

领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。

并且电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。但是由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度，电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题，在这种欠成熟的技术环境下，电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。

参考资料：

1熊友菊电子文件与纸质档案鉴定的共性研究【j】北京档案2011（6）

2耿晓晶企业电子文件档案化管理探析黑龙江档案2011 （3）

3王亚娟电子文件利用的高效率性兰台内外2011 （4）

4常胜利-电子文件对档案业务工作的影响及对策山西档案2011（s1）

5杨丽浅述我国电子文件研究的特点(黑龙江档案) 2011（3）