办公行为规范

办公行为规范管理制度

(2012年月日发布)

第一章总则

第一条为了规范公司管理,树立公司整体的良好形象,体现员工健康向上的精

神风貌和优秀的职业素养,创造良好的企业文化氛围,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各个部门、各个职别的全体工作人员。

第二章办公室着装、仪容仪表

第三条为体现公司员工的职业素养和精神风范,着装要求如下:

(一)上班时不得着奇装异服,着装应整洁、庄重、大方。

(二)男员工不得穿背心、短裤,女员工不得穿吊带装、露脐装和超短裙。鞋面应保持清洁,不得穿拖鞋、鞋拖等。

第四条全体员工必须保持仪表端庄、整洁,具体要求如下:

(一)保持头发整洁:男员工不提倡蓄长发,请勿留各种奇怪的发型;不论何种发型,必须注意整齐,符合整个公司的形象和工作气氛。

(二)请注意经常修剪指甲,不宜过长;女员工如用指甲油应尽量使用浅色。

(三)除非有特殊原因,午餐请勿饮酒,以免影响工作。

(四)除特殊情况外,男员工胡须不宜过长,应经常修剪。

(五)女员工在工作时间应该保持适当而且得体的淡妆,给人以清新健康的感觉;请勿浓妆艳抹,不宜使用香味浓烈的香水。

(六)请勿佩戴过多的或与公司整体工作气氛不符的夸张的饰品。

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第三章办公礼仪

第五条提倡员工保持优雅的姿态和动作,具体建议如下:

(一)站姿与坐姿:在不同场合,要保持合适、得体的姿势,培养良好的习惯。

(二)见面致意:公司内早上与同事见面建议互致“早上好”,平时相遇时点头

微笑示意。

(三)出入房间的礼貌:进入房间,要先轻声敲门,得到允许再进,进门后,如需关门请轻轻关上;

(四)办公区域内请勿大声喧哗,影响他人,避免在办公区争执、争吵;如遇到工作中需要讨论的问题,可以单独讨论(如单独在会客室),发表不同看法;也可按工作职权,由上一级领导做出最终决定。

(五)经过通道、走廊时要放轻脚步;无论在自己的公司,还是在被访问的公司,在通道和走廊里遇到同事或客户时要礼让,不能抢行,不要一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。

第六条办公接待礼仪

(一)提倡微笑服务。员工在接待公司内外人员的来访时,都应主动、热情大方,注视对方、微笑应答,切不可冒犯对方。

(二)员工在约定时间内接待客人,避免迟到,有事不能按时赴约时应提前通知

对方。

(三)若遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,将其引领至接待区域等候并及时通知其相应的接待人员。

(四)请勿在楼外、通道等非接待区域与客人长时间交谈,应引导客人进入接待区域,端上茶水,并在落座后开始交谈。

(五)根据具体情况来决定恰当的送行方式。一般客人以送至门口或电梯口为宜,重要客人应送至办公楼以外。

(六)客人来访而需接待的人不在时,应礼貌地接待对方,能解决的

问题应主动为其解决。

(七)前台接待文员应坚守岗位,不得无故擅离职守,确保工作时间有人接待。

第七条接听和拨打电话礼仪

(一)电话来时,听到响铃,至少在第三声铃响前取下话筒。

(二)接听外线电话,首先以“您好,××××公司”来问候,接听内线电话以“您好,××部”来问候。电话结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。

(三)通话声音以保证对方听清楚而不影响周围人办公为宜。通话简明扼要,不得在电话中聊天。

(四)如受话人不能接听,离之最近的员工应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。

(五)工作时间原则上不能接打私人电话,必要时应使手机,并且时间不超过三分钟为限。

(六)个人通讯工具应24小时开机,时刻保持畅通。

第四章工作秩序

第八条员工应自觉维护公司工作秩序,确保办公环境的安静有序。在工作中应相互协调,相互支持,精诚合作,营造融洽的工作氛围和和谐的人际关系:

(一)员工上班时间需统一佩戴工牌。

(二)工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊,禁止在办公区域内大声喧哗和呼叫他人,影响他人正常工作秩序。

(三)员工间的工作沟通、交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。

(四)办公区域内严禁吸烟。接待客户时,也应指引客户到洽谈室吸烟。

(五)上班时间,电脑不得用于工作之外的用途。例如,玩游戏、看电影/电视、浏览与工作无关的娱乐休闲类网站。

(六)外出办公必须经部门经理或主管领导批准,不得在上班时间未经批准私自外出。

(七)员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。

第五章办公环境标准及办公资源维护

第九条办公桌及办公区域应保持整洁,具体要求如下:

(一)办公桌面和墙壁不得摆设、粘贴或悬挂任何与工作无关的物品。

(二)办公桌面摆放的文件架所放的文件夹、资料册等必需保持整齐、有序。离开座椅时,办公椅需归回原位,摆放整齐。

(三)员工工作区域不得有纸屑、杂物;部门文件柜除存放文件、资料外,不得放置其他杂物,并保持存放文件、资料的整洁、有序。重要文件、资料不要随意摆放,应及时存放,注意保密工作。

(四)不得在办公室区域内用餐,吃零食。

(五)下班后,须关闭电脑主机、显示器,电脑键盘归位,员工离开座位或下班后应座椅应摆正并推进桌面下。

第十条爱护公司的公共财物,节约公司资源:

(一)员工应爱护公司设备设施,对配备的计算机软硬件设备、办公电话及办公桌椅等应做好日常基本维护;爱护并节约使用办公易耗用品。未经允许不得擅自使用公司设备为个人办私事。

(二)合理设置空调温度:办公区域夏天空调温度不得低于26摄氏度;冬天空调温度不得高于20摄氏度;无人时不开空调、开空调时不开

门窗;

(三)下班离开办公室前应注意随手关闭电脑、电灯、复印机、饮水机、空调等设备,杜绝长明灯。对办公室电源、插座等电气设备要定期进行除尘,杜绝消防隐患。

(四)办公室工作人员根据情况,就近负责走廊、大厅电灯的开关。