广东省医院基建档案管理信息化存在的问题及对策研究

广东省医院基建档案管理信息化存在的问题及对策研究

作者：林俊达，冯雯棋，赵伟玲

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第9期

【摘要】笔者经过对五所医院基建档案的信息化管理调查，结合目前医院存在的观念不强、制度不严、技术落后等信息化管理问题，提出强化学习、完善制度、加大投入等整改措施，积

极提升医院在基建档案信息化管理方面的科学性和规范性。

【关键词】基建档案；管理信息化；问题；对策

完备的医院基本建设档案可为医院扩建、改建、维修时提供科学的设计基础、施工依据，

加快施工速度，提高施工质量，节省劳动耗费，提高医院的经济效益，也作为医院发展的历史

性凭证，为在医院权益的维护、医院建设的持续发展等方面提供借鉴价值。故实现基建档案信

息的数字化、信息化，不仅方便基建档案的整理归档和调取利用等工作，也避免了传统纸质档

案难以久存的弊端，实现绿色管理，高效管理。

一、目前医院基建档案管理信息化存在的问题

（一）信息化档案管理意识不强。在对五所医院的调查中发现，基建档案的信息化管理是“弱势群体”，从领导到工作人员都不甚重视，在上面花费的资金、时间、精力都相对较少。

比如A医院在基建信息化管理方面较为完善，但B、D、E三医院缺少相应的管理制度，而C医

院的信息化管理才处于起步阶段。

五所医院的基建档案信息化管理人员都非专业人员，甚至有两所医院找临时工来当管理员，造成基建资料的归类不当、查找困难、资料混乱、不能及时主动回收基建资料等问题，为基建

档案信息化管理的完善造成很大漏洞。

（二）信息化管理缺乏常态机制。在调查中发现，5所医院在医疗、上岗等方面都具有详

尽完备的制度，并纳入医院的信息化管理，透明、公开、高效。但在基建档案信息化管理方面

依然沿用原来纸质档案管理的旧制度，比如目前A医院85%的纸质基建档案都上传医院信息库，但其他四所医院依然只是目录信息化，但档案内容依然大多是纸质化，加上医院对档案信息化

管理方面的分类编码不统一，一定程度上影响了医院基建档案信息化的建设进程。

（三）信息化管理设备技术相对薄弱。在调查中发现，A医院在设备与软件方面较为成熟，但其余四所医院都存在由于缺乏专业的基建档案信息化管理设备，造成某些基建档案在由纸质

档案、声像档案变为电子档案中的失真、短缺、占据空间等现象；对于基建档案信息化管理的

软件上尽管卫生局提供了两套软件，但侧重于医院的常规管理，而医院又没有能力设计符合自

己医院特色的信息化管理软件，导致在基建档案信息化管理上还存在不少漏洞，难以让基建档

案分类明确、内容巨细、查找方便、提取快捷。

二、完善医院基建档案管理信息化的有效对策

（一）加强学习，增强档案管理观念。医院领导要树立顶层设计理念，高屋建瓴，确立基

建档案信息化的管理观念，设立完备的档案管理专业部门；医院档案管理部门要通过多种途径

组织档案管理人员学习有关档案管理方面，特别是信息化管理方面的政策、文件，提高医院上

下对基建档案信息化工作重要性的认识，提高对基建档案管理的重视度。

医院档案部门要组织档案管理人员学习信息化档案管理的技术、方法，提高工作人员的信

息化管理技能，特别是针对基建档案信息化管理，要改变过去安于现状、坐等落成的消极工作

方式，改成及时建档、上传云端的主动服务，确保基建档案信息化的完整性和科学性。

（二）完善制度，实现管理的本土化。医院要在原来基建档案纸质化管理制度的基础上，

借鉴其他医院在基建档案管理信息化方面的制度，在本院其他项目档案信息化管理的基础上建立、完善基建档案管理信息化的本土制度，对本院的基建档案信息化管理的归档期限、范围、

方式、归类、编码等具体要求等做出明确规定，为档案管理的高效提供保障，也为档案管理的

移交消除后患。

医院在基建档案管理方面至少要配置一名专职信息化管理工作人员，有效实现基建档案信

息化建档时的完整、提档时的明确、归档时的有序，实现基建档案信息化管理的专业化、科学化、质量化。

（三）加大投入，完善管理设备与技术。巧妇难为无米之炊。医院要投入资金，为档案管

理部门配置防磁柜、底图柜、电脑、复印大型高效扫描仪等基建档案管理信息化所需的必备设备，完善基建档案信息化建设的硬件设施，确保档案管理信息化的可行性。

要寻找专业的基建档案信息化管理的专业技术人员，结合本院实际设计最为合适的基建档

案管理的信息化配套软件，为医院档案管理的软实力。

要加强对档案管理人员的专业技能培训，提高工作人员对基建档案信息化的管理存贮技术，全面实现档案目录的数字化和档案全文的数字化，让档案信息化更上一台阶。

对于资金有限的医院，可采取“寻求外援”的创新管理方式，由专业的建筑设计专业图文

公司负责将基建设备基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘等保存于医院的档案管理室或上

传医院信息化资源库。

总之，作为医院管理重要组成部分的基建档案信息化管理是医院信息化、国际化发展的必

然选择。我们要深刻认识档案信息化管理的重要性和紧迫性，切实做好基建档案的管理信息化，助推医院档案工作乃至管理工作信息化的进程。

【参考文献】

[1]王亚琦．医院基建档案的科学发展之路[J].信息化建设，2015(06):62.

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[5]张涛．医院基建档案科学化管理的几点措施[J].城建档案，2015(11)