文书档案整理

文书档案整理

一、做好档案工作应首先掌握的几个概念

面对一堆杂乱无章的文件材料～在归档前～我们需要掌握几个基本概念

,一,、档案的种类。就目前现代档案可分为:文书档案、科技档案、专门档案,会计、照片、声像、光盘等,

1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动～如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成～文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中～为互相联系和处理事务等实际需要～用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。如请示、批复、决定、决议～法规、法律等等

2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等,

3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。

今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。

,二,文书档案的归档制度

就是文书部门处理完毕的文件～经过整理归档～定期移交给机关档案室集中保存～作为机关的一项制度执行。

它主要包括:归档范围、归档时间及归档的质量要求 1、归档范围:就是归档文件整理的范围。确定归档范围是整理工作

首先要解决的实际问题。收集中的文件材料～有本机关的～也有

上级、同级、下级送来的～有重要的～也有一般事务性的～有长

期效用的～也有短期效用的。在整理时～不是所有的文件材料都

需要归档～而是要正确分析～区别对待。在确定归档范围时～既

要保证该归档的文件材料收集齐全～完整归档～防止‚有档不归?～

又要注意不该归档的文件材料不能归档～防止‚有文必档?。这

里的齐全---主要指归档率:实际归档文件,应归档文件。如100

个文件号～只归档了80个,或者有10个机构只归档了8个。完

整包含,1,、对破损文件进行修裱,,2,不要缺张少页,,3,

字迹模糊的要进行抢救,,4,、一套会议文件、一套资料要求完

整、齐全。如申请项目时有请示～还有可行性研究报告等附件～

如无附件～文件归档就不齐全。具体的归档范围参照国家档案局8

号令第三条。,解读,

2、归档时间:一般在第二年6月底以前。

3、归档的质量要求:a、归档文件要齐全完整～公文必须是正式的

生效的公文,b、符合档案保护要求,字迹材料符合耐久性要求等,,

c、对大纸张进行折叠,

d、卷内文件排列有序

e、有编制目录、交

接手续。

二、归档文件的整理程序

将归档文件以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、录入、编目、装盒～使之有序化的过程。

,一, 文件的整理

《归档文件整理实施细则》最根本的特点是以‚件?为整理单位～进行文件级管理。

1.界定"件"的范围

,1,正本与定稿为一件;

,2,正文与附件为一件;

,3,原件与复制件为一件;

,4,转发文与被转发文为一件;

,5,来文与复文可为一件,

,6,文件签批单与正文为一件,

,7,会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件, ,8,一个事由紧密联系的相关文件可为一件,

,9,汉文本与少数民族文本为一件,

,10,中文本与外文本为一件。

需要注意的是:定稿过厚不易装订的～也可单独为一件,重要文件,如法律、法规等,须保留历次修改稿的～其正本与历次修改稿,包括定稿,各为一件,附件较多或太厚不易装订时～可形成多件。编目时～

每一件体现为一条条目。每一条目信息著录该件的第一份文件的信息。

,二,文件的装订

1、确定装订顺序

,1,正本在前,定稿在后;

,2,正文在前, 附件在后;

,3,原件在前,复制件在后;

,4,转发文在前,被转发文在后;

,5,复文在前,来文在后,

,6,文件签批单在前～正文在后,

,7,结论性材料在前～依据性材料在后,

,8,文本在前～图表在后,

,9,汉文本在前～少数民族文本在后,

,10,中文本在前～外文本在后。

本级机关的文件装订:红头文件在前～文头纸其后～文稿在最后, 上级机关的文件装订:文件处理单在前～红头文件在后。

2、装订方式和要求

,1,去金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物,短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外,～10年的档案不要求。

,2,装订位臵。永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求～但要确保档案安全。应当注意:如左侧装订线内有图文, 无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位臵装订。 ,3,对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧,左上角装订的文件应对齐左、上侧。

,4,装订材料。文件装订材料应符合档案保护要求～一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。

,5,装订要求:装订要结实美观,无掉页压字等现象。 ,三,分类

分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所说的实体～就是指文件。

将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同～分成若干层次

和类别构成有机体系的过程就叫做分类。

1、确定分类方法

,1,基本分类法:分类方法通常有年度-机构(问题) -保管期限分类法。

,2,复试分类法:在实际工作中～单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的 , 可将上述3种分类方法结合使用 , 实行三级或二级分类～即‚复试分类法?。

a三级分类法:即‚年度--机构,问题,--保管期限?分类法。机构(问题)可以任选其一～我们建议选择‚问题?～即使用‚年度--