从高校评估谈教学档案管理的重要性

第20卷第2期2009年6月

广西广播电视大学学报

J O U R N A L O F G U A N G X I R A D I O A N DT V U N I V ER S I TY

V O L20一N o．2

Jun．2009

从高校评估谈教学档案管理的重要性

邱菊

(广西广播电视大学人事处广西南宁530022)

【摘要】近年来开展的高校评估特别对教学档案管理工作进行了严格的检验，其中的经验和教训值得我们去思考。本文以高校评估为切入点，主要论述了教学档案在高校评估的重要作用、存在的主要问题，以及如何搞好教学档案管理三个方面。

【关键词】高校评估；教学档案；管理

【中图分类号】G270【文献标识码】A【文章编号】1008—7656(2009)02—0041—04

挺土年来，为了检验高等教育改革的成果，促进高等教育事业的发展，国家教育部会同各省区教育行政主管部门，在一定范围内对部分高校进行了评估。接受评估的高校，从上到下，以热情、积极、认真、严谨的态度迎评，根据各项评估指标，采取切实有力的措施，进行总结和整改。在更新教育观念、深化教学改革、完善办学机制、保障管理质量等方面都取得了显著成效。可以说，国家开展高校评估，对各高校教育活动进行测定、分析、比较，并给予价值判断，为高等教育进一步改革与发展奠定了坚实的基础。同时，它又是一面“镜子”，照出高等教育工作的某些薄弱环节，为发现不足、进行反思和完善自我，提供了可贵的依据。

1教学档案在高校评估中的重要作用

高校评估是适应高等教育改革形势发展，促使高校转变思想观念，改革旧的教学方式，建立新型的教学和教育管理模式，提高教育质量的重大举措。一般来说，从国家教育部下达通知，确定参加评估的高校对象及其评估指导思想、内容、指标之后，各参评高校都需要分阶段开展自评整改，形成自评报告，再接受本省(区)教育行政主管部门和国家教育部评估组的审查等主要环节工作。以评估组检查这一实质性阶段而言，其工作总流程是：首先听取学校的工作汇报，接着根据学校的汇报考察教学设施、与教职工

【收稿日期12008—12—15和学生座谈、查阅评估材料、核实各项基本数据等，并与相关评估指标进行对照，进行评估打分。从整个高校评估过程来看，无论是整理材料，编撰自评报告，还是评估组的检查评定，都必须以真实可靠、丰富完整的档案材料作为坚实的基础。

档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的各种方式和载体的文件材料。一个高等院校的社会活动主要是围绕着教学而展开的，其中所形成的教学档案，由于它是从当时直接使用的教学文件和教学过程档案材料转化而来，客观地记录了教学活动的历史情况，保留着教学各个进程、各项环节的真实标记，因此也就成为该高校档案全宗的重要组成部分。

作为参评高校，进入自评阶段，主要工作就是组织本校教职员工，学习有关评估的文件，明确评估目的、任务、要求，对照评估标准逐条逐项进行自评，检查出哪些达标，那些存在差距和不足，进而将评估指标分解给下属教学管理部门，各个学院(系)等，然后汇总相关材料，形成自评报告。这一系列的工作项目、工作环节的展开，无不需要借助、依靠教学档案，即使是曾经身处教学第一线的“知情人”，也仍然要以教学档案作为真凭实据。可见，以高校评估指标为参考系数，检查自身教学和教学管理的方方面面，从而总结成绩、经验，发现问题与不足，制定切实可行的措施认真整改，并圆满完成自评各项任务，都高度

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邱菊／著从高校评估谈教学档案管理的重要性

重视对教学档案材料的利用，使之成为评估工作的坚强有力“后盾”。

教学档案材料之所以具有这样的作用，就因为它是整个教学活动的实录，是高校评估工作中最有说服力的原始材料之一。在评估过程中，专家们会根据各级评估指标对主要观测点比照实际工作一一进行核查。比如教学方面，包括课程教学大纲、课程教学改革设计和实施情况记录、教学资源建设方案、课程表、教师教案等；在教务管理方面，包括各类教学计划、专业实施方案、班级管理规章制度、学生平时作业、实践性教学方案、教学效果(包括学生成绩统计表以及学生毕业率等)等；在招生就业方面，包括招生录取花名册、毕业生就业和追踪调查材料等。这些重要的文件材料和相关统计数据具有第一手和原始性，反映着整个教学活动的过程，是办学方向、教育理念、改革思路及其实践、具体教学工作环节的真实记录，它形成和应用于一所高校领导层到各个教学和教学管理部门的教学业务活动，再由各单位(包括院、系)根据本部门年度工作情况收集、整理，年终汇集到学校档案室分编存档，它真实性和凭据性必然对评估工作更具说服力。我们不妨设想一下，如果学校在工作汇报和自评报告中介绍教学时说，自己工作做得如何之好，教学质量得到如何提高等等，可是当专家根据评估指标核对材料、作出鉴定，能充分说明问题的原始材料提供不出，没有强有力的档案材料支撑和佐证，那么，评估组将如何进行实事求是、推导准确的评判打分呢?所以，教学档案对于高校评估来说，是一项不容忽视的重要内容，它在相当程度上直接影响着评估的结果。

2高校评估中教学档案管理上的主要问题

2．1有的高校领导对教学和教学管理的档案工作不重视。高校评估是由学校根据评估指标和部门职责范围，将参评项目任务分解下去，统筹规划、明确责任、各有关单位通力合作才能完成这项重要工作。在此之前，则须要作好相关的档案工作。而教学档案的收集、整理、鉴定、保管等工作，是长期的，基础性的，也需要学校档案室(馆)与各个教学和教学档案管理部门协调互动、共同完成。然而学校档案室(馆)与各部门互不隶属，尤其须要学校领导层出面协调，进入评估之前，做好这种协调也非常重要。但有的高校领导终日忙于日常事务，对教学和教学

42管理的档案工作视为可有可无，既没时间过问，也不委托或授权有关人员和部门负责。在这种情况下，学校档案室(馆)是很难开展这项工作的。这不可避免地将这项重要的业务工作置于“无领导、无机构、无人员”的“三无”状态。当评估工作来l临，只能临时紧急抽人拼凑班子，匆匆忙忙地收集、补充、复制资料。如此应付高校评估，其结果可想而知。

2．2有的高校教学和教学管理部门档案意识不强，忽视对教学与教学管理工作原始资料的收集和积累。高校评估的重要内容之一是通过对一所高等院校教学和教学管理在某段时间工作情况的严格检验，来测试该校的教学质量和发展水平，必须持有严肃认真的态度。如果教学档案管理工作存在疵漏，就会对评估产生不利的影响。在评估中发现，一些学校的院、系及相关单位缺乏档案意识，平时不大注意按照《普通高等学校档案管理办法》的要求和规定，对本部门在教学和教学管理活动中形成的文件材料进行收集、整理、鉴定、分类、保管，并将有凭证、查考、利用价值的文件材料，转化为教学档案集中保存。因此，大量未经整理的重要文字材料形同废纸。这就导致在高校评估自评时，接受分解给本部门的评估指标和评估任务后，面临资料残缺不全，忙于补充相关材料的尴尬局面，只好“临时抱佛脚”了。出现这种情况的原因：一是做了工作但没有留下文字材料，即工作过程没留下“痕迹”；二是档案留存方面有问题；三是材料零星不齐，没有形成足以说明过程、结果的严整链条；四是一些原则性的工作虽以文字通知的方式作出安排，但没有按照有关规章制度和要求，进行整理、分类、编文号存档，不利于以后查考；五是有些“原始材料”是为应付评估，而临时补充复制的，显得支离破碎、不翔实等等。这充分地反映了教学档案管理的严重缺失和不足。各高校在平时的工作中，应注重对档案工作各项规章制度的建立和完善，加强对各个业务职能部门，特别是负责教学和教学管理的处、室、院、系，在教学档案管理方面的指导、督促，使这些部门所开展的每一项活动都留下历史记录，有真凭实据。

2．3档案管理不够规范。档案管理工作是一门系统科学，有其自身的客观规律。通过长期的社会实践，时至今E l，档案工作者已摸索与总结出一套科学的理论原则和技术法。对各行各业的档案进行