OA协同办公系统运行管理规定

OA协同办公系统运行管理规定

一、目的

为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际情况，制定本规定。

二、适用范围

1、本规定适用于特区及各部门办公自动化的管理。

2、OA系统用户暂定为特区各部门办公类工作人员。

三、职责范围

1、运营管理部负责编制本制度，并有解释权，特区行政人事负责人负责监督执行。

2、各部门负责人对本制度对本部门所有人员有宣导、并监督执行之责任。

3、特区信息化管理人员主要职责：

3.1、负责OA系统的升级、流程优化与指导。

3.2、负责OA使用人员的培训和技术指导工作。

3.3、负责OA服务器硬件维护，确保服务器安全运行，做好数据备份，确保数据安全。

3.4、负责系统流程功能的修改及特殊需求的处理。

3.5、对特区系统管理人员提供的需求进行解答并调整因组织架构变更或流程变动需要进行的系统调整。

4、特区行政人事部主要职责：

4.1、各单位要指定专人进行日常管理及与特区信息化管理人员对接。

4.2、负责因人员流动及组织架构变更造成用户变更的审定，负责用户注册、注销等管理，负责系统用户岗位权限的设置。

4.3、负责新员工入职后由申请人提交的经审批后的纸质表单《OA系统用户帐号申请表》1-2日内开通系统注册权限。

4.4、负责本单位系统新闻、发文、通知等信息及时发布。

4.5、负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核修改、审批制定。

4.6、本单位系统功能需求变更时由行政人事负责人进行审核后并由行政人

事部提交《系统需求变更申请表》流程。

4.7、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。

4.8、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

4.9、负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。

4.10、负责对本单位各部门上报特区各业务口数据的执行情况进行监督。

4.11、负责根据特区提供的违纪处罚统计执行对本单位人员进行处罚。

四、OA系统的文件管理及用户使用规定：

1.、凡是以公司名义在OA系统中发布规章制度、红头文件、通知、通报、公告以及涉及对横向部门工作要求的等一律由行政人事部负责统一发布，其他任何部门（人员）不得发布，上报特区的各种报表由各子公司业务部门按特区各业务口要求按时报送。

2、涉及特区业务秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

3、正式运行之日起所有有系统权限的员工必须在“我的卡片”中更新自己的最新的座机、手机等联系方式。

4、OA系统中发布的公文公告与纸质公文具有同等效力，如需要对外提供纸质文件，各部门可向公司行政部申请正式文件。

5、OA系统中流程中已经存在的工作流程，纸质单据将不再使用。

6、所有人员申请流程时“标题”、“流程附件”要与内容事项对应填写清楚，与相关主管领导沟通后再进行发起，审批节点的人无故不得退回，在审批时对提交内容有疑问应与发起人或发起人上级、相关部门领导沟通后取得联系对审批内容最终进行确认后再给出意见，各审批节点在审批时必须提交审批意见，如同意需提交同意什么内容（如同意支付、同意合同条款内容、同意用印等），如果不给意见直接批准则视为同意，如确需退回流程的，必须写明原因，并提出具体修改要求，所有退回流程申请人必须重新修改后提交；

7、申请为重要紧急事务时，申请人提交流程后应与各个节点立即联系催办提交的事宜，应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责，电子流程提交后，发送文件的人员要对发送的文件情况要进行检查、催办、督办，确认发出的文件及流程处理已落实到位。

8、发起重大信息时，除在OA系统中发布提交外，相关部门还应及时采用其

他通讯方式进行沟通与传递。

9、向特区领导（含主席）固定汇报的工作内容、营业数据、销售数据、工作进度等一律将以前短信提交改为由系统中发送“内部沟通”选定被留言人进行提交，被留言人同时需要回复；

10、新建（修改）工作流等审批程序

特区各部门提出新建（修改）工作流程，需要将相关流程内容和流程节点提交部门领导，并得到该流程中最高领导批准后，由各单位指定负责人填报《需求变更申请单》需要将OA管理员视情况3日内按要求在OA系统中建立或修改。

11、即时通迅工具E-Message要求办公人员电脑开机后自动启动，以便注意查收各项消息。

12、如遇用户系统操作问题首先登陆协助区进行查询或者发表提问，由系统管理员在第一时间内给予解答。

13、系统正式上线运行后用户必须定期更改用户密码，并妥当保管，多人共

用一台计算机的，如暂停使用OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人打开系统获取保密信息，恶意增删资料或干扰系统运转，如因密码保存不当等因素造成的任何后果，由账号密码所有者承担。

14、系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息、资料。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。未经允许，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，如发生泄密事件，将给予相关责任人员严厉处分。

15、禁止在OA系统上传非工作用途的文件、图片，不得利用OA系统发布、传播有碍国家安全、社会治安或带有电脑病毒的信息。

五、限时管理规定及处罚规定

1、系统用户必须在每个工作日上午上班后一个小时内，下午下班前一个小时内至少分别进入系统浏览一次，浏览公司门户重要文件发文、通知公告及待办工作，以保证公文系统的正常流转、工作流程和信息的及时传送。

2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，按照提交

的状态级别应在以下时间内处理。