公文主题词表的编制说明

关于郑州市轨道交通有限公司

公文主题词表的编制说明

为了适应郑州市轨道交通有限公司办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，根据国家有关规定，特编制《郑州市轨道交通有限公文主题词表》（以下或简称本词表）。

本词表的编制在兼顾思想性、科学性、实用性和概括性的基础上，既突出轨道交通的行业持点，又保持与《郑州市人民政府公文主题词表》的衔接和协调。本词表在全部保留《郑州市人民政府公文主题词表》有关主题词的基础上，增加了一定数量轨道交通方面的主题词。凡是通过组配能表达的词（具有持定意义的专有词除外）及意义相近的词不单列。

本词表主要用于标引和计算机管理检索郑州市轨道交通有限公司的公文。

一、体系结构

（一）本词表共由类个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有类个主题词（其中，《郑州市人民政府公文主题词表》主题词个，新扩充的主题词个），附表有类个主题词。词表分为三个层次，第一层是对主题词区域的分类，如“类”、“类”等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“综合经济类”中的“计划”、“经济管理”等。第三层是类属词，如“综合经济类”中“计划”类别词内的“规划”、“统计”等。

第二层和第三层统称主题词，用于文件的标引和检索。

(二)凡属新扩充的主题词均用黑体字，以区别于《郑州市人民政府公文主题词表》的主题词。

二、使用方法

（一）一份文件的标引，一般不超过７个主题词，主题词标引在文件的抄送栏之上、顶格写。

(二)主题词的标引顺序是，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词；如一份文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

如：《关于召开安全生产工作会议的通知》就需先标反映文件内容的词“安全生产”、“会议”，后标反映文件形式的词“通知”。

（三）主题词的标引应在分析的基础上进行。即通过分析文件内容、文件标题，提炼出该文件真正具有检索意义的主题概念，并将其科学、准确、规范地转换为本词表中的主题词。在标引主题词时，属于可有可无的主题词不标引，有最专指的主题词就不得用上位词（其涵盖面比其大的主题词）或下位词（其涵盖面比其小的主题词）标引，有单个主题词能表达公文含义时就不得用组配的主题词。

（四）标引主题词时，如没有专指的主题词表达所需反映的内容，则应选取最直接相关的主题词组配标引；如组配仍无法达到要求时，可选取最直接的上位词进行标引。

（五）附表中的区域主题词与主表中的主题词具有同等效力，当公文的主题内容涉及到某区域时方可选用。如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，可按变化以后的标准名称使用。

（六）在标引公文主题词时，凡文件内容涉及到真正表达公文主题的人名（外国人名不标引）和未列入本词表的县级以上地名（乡村级地名不标引）时，其人名和地名均可作为自由词直接准确规范地标引（人名用全称，地名不标后缀“县”、“市”、“地区”等）。

（七）在标引公文主题词时，凡遇到新颁布的业务方面的“法”（不包括各种规章条例），其“法”可作为自由词直接准确规范地标引（不标前缀“中华人民共和国”）。

（八）在标引公文主题词时，凡遇到“主题词表”内没有但又必须标引的新生语词，可以先标引，但须在本语词后加“（△）”。

（九）凡上报上级的文件，必须按上级编制的《公文主题词表》标引规则标引。

（十）凡利用主题词查找有关文件，必须依照有关公文主题词标引规则找出相应的主题词，否则就查找不到有关文件。

三、使用手段

在使用本词表时，可采取手工标引和通过计算机自动标引两种手段。

（一）手工标引：为了快速准确地查找、标引主题词，编

排了两种主题词检索方式：

１．主题词类别索引；

２．主题词首字汉语拼音索引。

(二)自动标引：为了便于人们掌握《财政系统公文主题词表》的使用方法，我们设计了《财政系统公文主题词表》标引软件，可以做到：

１．根据需要，进入《郑州市人民政府公文主题词表》或《郑州市轨道交通有限公司公文主题词表》引标系统；

２．根据输入的文件标题，能自动生成主题词；

３．能分别根据《郑州市人民政府公文主题词表》或《郑州市轨道交通有限公司公文主题词表》识别输入的主题词是否是标准主题词，并对非标准的主题词提示与其词型相近或词义相关的标准主题词供使用者选择。

《郑州市轨道交通有限公司公文主题词表》自动标引具体方法见其“软件使用说明”。

四、词表管理

本词表由综合管理部负责管理和解释。