电子档案管理规范1
全员电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司全员电子档案管理，提高档案工作效率，确保档案安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工及其相关的电子档案，包括但不限于人事档案、合同档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
第三条公司电子档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：电子档案内容应当真实、完整、准确，不得有遗漏、错误或篡改。
2. 安全性原则：电子档案应采取必要的技术措施，确保档案的保密性、完整性和可用性。
3. 可靠性原则：电子档案应采用可靠的技术手段，确保档案数据的长期保存和有效利用。
4. 规范性原则：电子档案的管理应按照国家和行业的相关规定，建立健全管理制度。
第二章管理机构与职责第四条公司设立电子档案管理部门，负责公司电子档案的统一管理、监督和检查。
第五条电子档案管理部门的主要职责：1. 制定电子档案管理制度，并组织实施。
2. 负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 组织开展电子档案的鉴定、整理、归档和数字化工作。
4. 监督检查各部门电子档案管理工作，确保档案安全。
5. 为公司领导和各部门提供电子档案查询、借阅等服务。
第六条各部门应指定专人负责本部门的电子档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门电子档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 按时向电子档案管理部门报送电子档案。
3. 负责本部门电子档案的查询、借阅和利用工作。
4. 参与电子档案的鉴定、整理和数字化工作。
第三章电子档案的收集与整理第七条电子档案的收集范围：1. 公司各部门在日常工作中产生的各类电子文件。
2. 公司内部会议记录、报告、通知等文件。
3. 公司对外交流、合作、洽谈等活动中产生的电子文件。
4. 公司员工的人事档案、合同档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
第八条电子档案的整理要求：1. 按照档案类别、年份、顺序等进行整理。
2. 电子档案的文件名应规范、简洁、明了，便于查找。
电子档案管理规定
档案管理规定1、目旳为保证本部门计算机所保留旳数据和信息安全，加强和规范企业计算机数据和信息管理，特制定本规定。
2、职责各项目负责人是本项目数据备份管理、信息安全管理旳第一负责人。
各项目负责人要理解本部门需要备份旳数据内容与类型，贯彻备份规定，防备也许出现旳数据风险，对本项目数据备份状况要进行不定期抽查，对不按规定备份状况要立即予以纠正。
各项目数据保管员需具有工作细心，办事稳重，具有高度旳责任心和全局观念。
讲原则，坚持按制度规章行事，为人严谨正直，不徇私情不谋私利等优良品德。
3、数据备份管理3.1 备份措施及规定3.1.1数据备份采用人工备份旳方式，所有备份工作必须由操作人员做详细记录，制作电子文献登记表，以记录备份旳内容、时间及次数等。
每份电子文献均需在电子文献登记表中登记并与备份文献一同保留，并附有纸张打印件。
3.1.2各部门需配置两台移动硬盘，每周至少备份一次。
硬盘A每奇数周（第1周，第3周）进行备份存档，硬盘B每偶数周（第2周、第4周）进行备份存档并保证一台进行异地存储（上交综合事务部），每月轮换一次，以保证数据安全完整。
3.1.3每年一月，各部门将上一年旳所有数据分类，完整、真实、精确地以刻录光盘旳形式存档，然后交由综合事务部存档保管。
并进行定期检查备份介质旳可用性，若发现介质已经不能使用，应及时更换新介质并对重要数据进行转存处理。
保管地点必须满足防火、防热、防潮、防尘、防盗等条件。
3.1.4移动硬盘需要格式化时，必须自行确认其资料所在硬盘中重要数据有异地备份，以防止意外发生（有少数计算机会因病毒、硬盘损坏或是磁盘分区问题，存在重装系统后若干磁盘打不开提醒格式化现象）。
如波及重要文献，请使用PDF格式进行存档备份。
3.2 有关数据丢失3.2.1数据保管员在对各部门备份数据核查旳过程中，发现数据未备份或是备份不及时、不完整旳状况，应及时指出，并向综合事务部进行通报。
3.2.2因可控旳人为原因导致重要数据（例如行政办公、技术、经营、人事及财务等）遗失旳，企业根据损失状况将对负责人进行严厉惩罚，波及到企业安全旳，依法追究刑事责任。
电子档案管理办法
电子档案管理办法电子档案管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案管理工作，提高电子档案管理效率和信息安全等级，加强对电子档案的统一管理，根据国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于各类机关、企事业单位、社会团体和个人对电子档案管理的相关活动。
第三条电子档案是指经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。
第四条电子档案管理应遵循的原则如下：1.法律依据原则：遵守和执行国家有关电子档案管理的法律法规；2.统一管理原则：建立统一电子档案管理平台，实现对各单位电子档案的集中管理；3.安全保密原则：加强电子档案的安全保护措施，防止电子档案泄露、损坏及篡改；4.便捷查询原则：建立快速、便捷的电子档案检索系统，提高档案查询效率；5.持续更新原则：根据档案管理需求，及时对电子档案进行更新和整理；6.合规使用原则：合法、规范使用电子档案，确保档案的完整性和真实性。
第二章电子档案的创建和采集第五条电子档案的创建和采集应符合以下要求：1.电子档案的创建应与相关业务活动同步进行，确保原始信息的准确性和真实性；2.采集的电子档案应当包括相应的元数据，包括文件名称、创建时间、文件大小等信息；3.采集的电子档案应标注相关的业务流程和环节，便于查询和溯源。
第六条电子档案的格式应当符合相关规范和标准，避免使用与业务无关的格式。
第七条采集的电子档案应当经过合法授权，确保合法合规。
第八条采集的电子档案应及时进行备份，确保数据可靠性和安全。
第三章电子档案的存储和归档第九条电子档案的存储应遵循以下要求：1.电子档案的存储应采用可靠、安全的存储介质，保证档案的完整性和可用性；2.电子档案的存储系统应具备防火、防水、防尘、防震等功能；3.电子档案的存储系统应定期进行维护和检查，确保系统的运行稳定。
第十条电子档案的归档应遵循以下要求：1.根据业务流程和档案保管期限，对电子档案进行归类和整理；2.电子档案的归档应标注相应的元数据和索引信息，便于查询和管理；3.电子档案的归档应定期进行备份和存储，确保档案的保存期限和安全性。
合规电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》、《电子档案管理规范》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子档案管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：电子档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
2. 完整性原则：电子档案应保持其原始性，不得随意删除、修改。
3. 可用性原则：电子档案应便于检索、利用，保证信息的长期可用性。
4. 安全性原则：电子档案应采取必要的安全措施，防止信息泄露、破坏和丢失。
第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围：1. 本单位各部门、各岗位产生的各类电子文件；2. 与本单位业务相关的电子文件；3. 其他需要归档的电子文件。
第五条电子档案的收集要求：1. 收集的电子文件应完整、准确，不得缺件、漏件；2. 收集的电子文件应按照档案分类标准进行分类；3. 收集的电子文件应进行备份，确保数据安全。
第六条电子档案的整理要求：1. 电子档案的整理应遵循《电子档案管理规范》的要求；2. 电子档案的整理应包括文件标题、文件编号、文件形成日期、文件内容等信息；3. 电子档案的整理应保持文件的原貌，不得随意修改。
第三章电子档案的保管与利用第七条电子档案的保管：1. 电子档案的保管应采用专用存储设备，确保存储环境符合档案保管要求；2. 电子档案的保管应定期进行数据备份，确保数据安全；3. 电子档案的保管应采取必要的安全措施，防止信息泄露、破坏和丢失。
第八条电子档案的利用：1. 电子档案的利用应遵循“需知、需用”的原则，不得随意泄露；2. 电子档案的利用应通过电子档案管理系统进行，确保档案信息的准确性；3. 电子档案的利用应遵守国家有关保密规定。
第四章电子档案的销毁第九条电子档案的销毁：1. 电子档案的销毁应严格按照国家有关档案销毁的规定执行；2. 电子档案的销毁应进行登记，并由专人负责；3. 电子档案的销毁应采取安全措施，防止信息泄露。
电子档案管理制度及流程规范
一、目的为加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位在处理业务过程中产生的电子档案。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）各部门在办理业务过程中，应按照规定收集、整理相关电子文件，确保电子档案的完整性。
（2）电子档案的收集应遵循以下原则：真实、准确、完整、及时。
2. 电子档案的整理（1）电子档案的整理应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的整理应遵循以下原则：分类清晰、编号规范、标题准确、日期正确。
3. 电子档案的归档（1）电子档案的归档应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的归档应遵循以下原则：归档及时、归档完整、归档规范。
4. 电子档案的存储（1）电子档案的存储应选择安全、可靠的存储设备。
（2）电子档案的存储应遵循以下原则：存储设备安全、存储环境适宜、存储介质可靠。
5. 电子档案的利用（1）电子档案的利用应遵循以下原则：合法、合规、及时、高效。
（2）电子档案的利用应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索。
6. 电子档案的销毁（1）电子档案的销毁应按照国家相关法律法规和公司制度要求进行。
（2）电子档案的销毁应遵循以下原则：合法、合规、安全、环保。
四、电子档案管理流程1. 收集：各部门在办理业务过程中，收集相关电子文件。
2. 整理：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行整理。
3. 归档：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行归档。
4. 存储：选择安全、可靠的存储设备进行存储。
5. 利用：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索，提供档案利用服务。
6. 销毁：按照国家相关法律法规和公司制度要求进行销毁。
五、监督检查1. 公司内部审计部门定期对电子档案管理制度及流程的执行情况进行监督检查。
2. 对违反电子档案管理制度及流程的行为，依法依规进行处理。
学校电子档案管理制度
第一章总则第一条为了规范学校电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校内部所有电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条学校电子档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子档案的合法性。
2. 规范操作：建立健全电子档案管理制度，规范操作流程，确保电子档案的准确性。
3. 安全保密：加强电子档案的安全防护，确保电子档案的保密性。
4. 真实完整：保证电子档案的真实性和完整性，确保电子档案的可信度。
第二章电子档案的收集与整理第四条学校各部门应按照职责分工，负责收集和整理本部门形成的电子档案。
第五条电子档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：包括学校各项工作形成的电子文件、电子报表、电子图表等。
2. 收集时间：按照档案归档要求，及时收集。
3. 收集方式：通过电子文件传输、网络下载、磁盘拷贝等方式收集。
第六条电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案类别、年份、保管期限等进行分类。
2. 编号：采用统一编号方法，确保档案编号的唯一性。
3. 档案目录：编制电子档案目录，包括档案名称、类别、编号、保管期限等信息。
第三章电子档案的保管与利用第七条学校应设立电子档案保管机构，负责电子档案的保管工作。
第八条电子档案的保管应遵循以下要求：1. 设备安全：确保电子档案存储设备的安全，防止病毒、误操作等导致数据丢失。
2. 网络安全：加强网络安全防护，防止黑客攻击、网络病毒等对电子档案的侵害。
3. 数据备份：定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性。
第九条电子档案的利用应遵循以下要求：1. 查阅审批：查阅电子档案需经档案保管机构审批。
2. 查阅范围：查阅电子档案仅限于工作需要，不得随意扩大查阅范围。
3. 查阅记录：查阅电子档案需填写查阅记录，记录查阅时间、内容、目的等信息。
学生电子档案管理制度
第一章总则第一条为了规范学生电子档案的管理工作，提高档案管理效率，保障学生电子档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条学生电子档案是指学生在学校学习、生活过程中产生的各类电子文件，包括学籍档案、成绩档案、奖惩档案、活动档案等。
第三条学生电子档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保学生电子档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：保证学生电子档案内容的准确性，不得虚报、隐瞒或伪造。
3. 安全性原则：加强学生电子档案的安全防护，防止信息泄露、篡改或破坏。
4. 可靠性原则：确保学生电子档案的可靠性和可用性，便于查询和利用。
第二章管理职责第四条学校档案管理部门负责学生电子档案的统一管理，包括：1. 制定学生电子档案管理制度和操作规程。
2. 组织开展学生电子档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
3. 监督检查学生电子档案的管理和使用情况。
第五条教学部门、学生管理部门、辅导员等相关部门负责学生电子档案的形成、收集、整理和归档工作，具体职责如下：1. 教学部门：负责学生学籍、成绩、考试档案的收集和整理。
2. 学生管理部门：负责学生奖惩、活动档案的收集和整理。
3. 辅导员：负责学生个人档案的收集和整理。
第三章管理流程第六条学生电子档案的收集1. 教学部门、学生管理部门、辅导员等相关部门按照职责分工，收集学生电子档案资料。
2. 收集的电子档案资料应真实、准确、完整。
第七条学生电子档案的整理1. 整理学生电子档案时，应按照档案分类、编号、排列等要求进行。
2. 对学生电子档案进行编目、著录，确保档案信息准确、完整。
第八条学生电子档案的归档1. 归档的学生电子档案应按照档案分类、编号、排列等要求进行整理。
2. 归档的学生电子档案应经相关部门负责人审核、签字。
3. 归档的学生电子档案应定期向学校档案管理部门移交。
第九条学生电子档案的保管1. 学校档案管理部门负责学生电子档案的保管工作。
工会电子档案管理制度
第一章总则第一条为了规范工会电子档案管理工作，保障工会电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《工会法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于工会电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等全过程。
第三条工会电子档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保电子档案的合法性、真实性和有效性。
2. 安全可靠：加强电子档案安全防护，确保电子档案不被非法侵入、篡改、泄露和损毁。
3. 规范有序：建立健全电子档案管理制度，实现电子档案的规范化、标准化管理。
4. 效率优先：提高电子档案管理效率，确保电子档案的及时收集、整理和归档。
第二章电子档案的收集与整理第四条工会电子档案的收集范围包括：1. 工会工作文件：包括会议记录、工作报告、工作总结、通知、通报等。
2. 工会活动资料：包括活动策划、活动记录、活动照片、视频等。
3. 工会财务资料：包括财务报表、收支凭证、审计报告等。
4. 工会会员资料：包括会员登记表、会员证、会员活动记录等。
第五条电子档案的整理要求：1. 分类：按照档案内容、形式、时间等要素进行分类。
2. 编号：为每份电子档案编制唯一编号，便于查找和管理。
3. 标题：准确、简洁地描述电子档案内容。
4. 摘要：简要概述电子档案的主要内容。
第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档要求：1. 归档时间：电子档案形成后，应在规定时间内归档。
2. 归档质量：归档的电子档案应完整、准确、安全。
3. 归档手续：归档时，应填写归档登记表，并由归档人和审核人签字。
第七条电子档案的保管要求：1. 设备：使用符合国家标准的电子档案存储设备，确保存储介质的安全。
2. 环境：保持电子档案存储环境的清洁、干燥、通风，防止病毒、电磁干扰等因素影响。
3. 检查：定期对电子档案进行安全检查，确保电子档案的完整性。
第四章电子档案的利用与鉴定第八条电子档案的利用：1. 工会工作人员因工作需要，可查阅电子档案。
电子档案管理规范
电子档案管理规范随着信息技术的快速发展，电子档案管理在各行各业中日益重要。
为了确保电子档案的安全性和有效性，制定适当的管理规范是至关重要的。
本文将就电子档案管理规范的相关内容进行探讨。
1. 电子档案分类与命名规范为了方便管理和检索，电子档案应按照一定的分类和命名规范进行组织。
首先，应根据档案的性质、内容和用途等因素进行分类，例如按部门、年度或项目进行分类。
其次，为每个档案文件或文件夹赋予清晰明确的名称，以便于快速识别和查找。
2. 电子档案归档与存储规范归档是电子档案管理的重要环节，它保证了档案的完整性和可追溯性。
在进行电子档案归档时，需要采取以下措施：首先，建立合理的档案目录结构，以确保每份档案都有明确的位置。
其次，对档案进行合理的归档命名，以方便档案的检索和检查。
最后，保留归档和备份记录，以便于追溯档案的历史。
3. 电子档案权限与访问控制规范电子档案包含大量的敏感信息，因此必须设立合适的权限和访问控制规范，保护档案的机密性和完整性。
首先，应划分不同的用户角色，并根据其工作职责和需求设置不同的权限。
其次，建立访问控制机制，限制非授权人员的访问，并记录每一次的访问行为。
最后，定期审查和更新权限和访问控制策略，以应对不断变化的安全需求。
4. 电子档案备份与恢复规范为了防止档案丢失或损坏，应制定合理的备份和恢复规范。
首先，应建立定期备份的机制，保证档案数据的实时性和完整性。
其次，备份数据应存储在安全可靠的介质中，如云存储系统或离线备份设备。
最后，在档案数据丢失或损坏时，要能够及时恢复数据，以确保档案的连续性和可用性。
5. 电子档案检索与审计规范为了提高电子档案的检索效率和审计能力，应制定规范的检索和审计流程。
首先，建立全文检索系统或元数据索引，提供快速准确的档案检索服务。
其次，在档案检索过程中，要记录检索者、检索时间和结果等信息，以便于审计和跟踪查看。
最后，定期进行档案审计和质量评估，发现问题及时纠正，并保证档案管理规范的有效执行。
建设电子文件与电子档案管理规范
为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开辟利用，制定本规范。
本规范合用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或者光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建造业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或者光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或者光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
建设工程电子文件可简称为工程电子文件。
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。
电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。
电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。
电子档案管理制度规定
第一条为了规范电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节。
第三条电子档案的管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保电子档案的合法性和有效性。
2. 规范管理：按照档案管理的相关规定，对电子档案进行规范化的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节。
3. 安全管理：加强电子档案的安全防护，确保电子档案不被非法篡改、泄露、破坏。
4. 信息化管理：运用现代信息技术，提高电子档案管理的效率和质量。
第四条电子档案的收集与整理：1. 电子档案的收集应包括单位内部产生的电子文件和外部单位提供的电子文件。
2. 收集的电子文件应具备以下条件：具有保存价值、真实可靠、完整无缺。
3. 收集的电子文件应进行分类、编目、整理，确保档案的有序性和可检索性。
第五条电子档案的归档与保管：1. 电子档案的归档应按照档案管理的相关规定进行，确保档案的完整性和准确性。
2. 电子档案的保管应采用以下方式：（1）物理介质保管：将电子档案存储在光盘、硬盘等物理介质上，并妥善保管。
（2）网络存储保管：将电子档案存储在专用服务器上，并采取安全措施。
（3）云存储保管：将电子档案存储在云服务器上，确保数据的安全和可靠性。
第六条电子档案的利用与鉴定：1. 电子档案的利用应遵循以下原则：（1）合法利用：严格按照档案法律法规和相关规定，确保电子档案的合法利用。
（2）保密利用：对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的电子档案，应采取保密措施。
（3）便捷利用：提供多种电子档案利用方式，方便单位和个人查阅。
2. 电子档案的鉴定应定期进行，对具有保存价值的电子档案进行鉴定，确保电子档案的长期保存。
第七条电子档案的销毁：1. 电子档案的销毁应按照档案法律法规和相关规定进行，确保电子档案的合法销毁。
工程电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范工程电子档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有涉及工程项目的电子档案管理，包括工程设计、施工、监理、验收等各个阶段产生的电子档案。
第三条工程电子档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保电子档案的完整、连续、准确，不得遗失、篡改或损坏。
2. 准确性原则：电子档案内容应与实际工程情况相符，真实反映工程全过程。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的保密性、完整性和可用性。
4. 可用性原则：便于查阅、检索和利用，提高工作效率。
5. 规范性原则：按照国家和行业相关标准、规范进行管理。
第二章管理职责第四条工程电子档案管理实行单位领导负责制，各部门负责人对本部门电子档案管理负直接责任。
第五条工程电子档案管理部门职责：1. 制定、修订和完善工程电子档案管理制度，确保制度的有效执行。
2. 负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 指导、监督各部门电子档案管理工作。
4. 对电子档案进行鉴定、整理、归档和数字化处理。
5. 负责电子档案的安全保密工作。
6. 定期对电子档案进行统计、分析和评估。
第三章电子档案的收集与整理第六条电子档案的收集：1. 收集范围：包括工程设计、施工、监理、验收等各个阶段产生的电子文件、图纸、照片、视频等。
2. 收集要求：确保收集的电子档案真实、完整、准确。
3. 收集时间：在工程实施过程中，及时收集各类电子档案。
第七条电子档案的整理：1. 分类：按照工程项目的性质、阶段、专业等进行分类。
2. 编号：采用统一编号规则，确保电子档案的唯一性。
3. 标题：根据档案内容，编写准确、简洁的标题。
4. 内容描述：详细描述档案内容，便于查阅和利用。
5. 归档时间：按照工程进度，及时归档。
第四章电子档案的归档与保管第八条电子档案的归档：1. 归档范围：所有收集、整理好的电子档案。
电子档案管理规范1
电子文件归档与管理规范（试行）一、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。
二、引用标准青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002三、术语本标准采用下列术语1、电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、归档电子文件具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。
3、真实性指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
4、完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。
5、有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
6、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
7、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
8、元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
四、管理体制和职责1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。
3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
档案部门要确保电子文件能有效机读。
4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。
五、电子文件的收集1、收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。
电子档案管理制度
电子档案管理制度•相关推荐电子档案管理制度范本随着社会不断地进步，制度的使用频率逐渐增多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家整理的电子档案管理制度范本，欢迎阅读与收藏。
电子档案管理制度1一、管理目的1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
2、原则上公司所有的员工档案管理依本制度执行。
二、人员定义公司所有员工划分为四种：档案依据四种人员采取相应的管理。
三、档案文件定义1、员工入职前及入职后提供的个人资料，简称员工个人资料。
及入职后补充的资料（如学历变更的证书复印件）2、员工入职前及入职后需与公司签订的合同及协议。
简称员工协议文件。
依据不同类人员有不同的合同与协议以上，包括但不限于，所有入职人员都必须提供以上资料，并保证完整、齐全、真实、整洁。
四、档案收藏工具在职人员每人使用一个档案袋，档案袋左上角贴上一片不干胶，并在不干胶上面使用黑色水笔清晰、端正的写上工号及姓名，工号写在姓名前面。
档案袋之间以工号顺序排列。
五、档案管理细则1、档案的封面：在职人员的档案封面都要贴上一份《档案管理清单表》，依据档案内容作标注，即有则打勾。
《档案管理清单》见附件一。
2、档案内容的放置顺序不同员工的档案均分为两叠，第一叠为员工个人资料，第二叠为员工协议文件。
这两叠资料按照以下顺序分别用回形针夹好。
员工个人资料：身份证→学历证书、职称证书、英语及计算机等相关证书→ 员工协议文件：劳动合同→→转正资料→合同续签文件，若存在一些文件没有包括在内的如职务发生协议、户口调动申请等，则按照事件的发生顺序排放在员工协议文件的后面。
3、档案资料的规格资料原则上以A4为标准规格，若规格比A4小的，则以上方及左边为对齐标准；若规格比A4大的，则超出部分折叠为A4规格。
4、在职人员管理权限A类人员的档案除总裁有特别规定外，一律由人力资源总监保管；B类人员中的部门经理及人力资源部成员的档案由人力资源总监保管，但人力资源总监的档案由其上级人员保管。
国家电子档案管理制度规范
一、总则为加强我国电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规范。
二、电子档案的界定本规范所称电子档案，是指以数字形式存储、处理、传输和利用的，具有保存价值的文件、图表、照片、录音、录像等资料。
三、电子档案的管理原则1. 遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则。
2. 依法依规、分级分类、统一标准、科学管理。
3. 坚持信息化、网络化、智能化、规范化发展。
四、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集应全面、准确、及时。
2. 电子档案的整理应按照国家档案分类标准进行。
3. 电子档案的整理应包括电子文件的收集、整理、归档、移交等环节。
五、电子档案的归档与移交1. 电子档案的归档应按照国家档案归档标准进行。
2. 电子档案的移交应确保档案的完整性和安全性。
3. 电子档案的移交应当与纸质档案同步进行。
六、电子档案的存储与保管1. 电子档案的存储应采用可靠的存储介质和技术。
2. 电子档案的保管应确保档案的长期可用性和安全性。
3. 电子档案的备份应定期进行，并确保备份的完整性和一致性。
七、电子档案的利用与开发1. 电子档案的利用应遵循国家档案法律法规。
2. 电子档案的利用应优先保障国家安全和利益。
3. 电子档案的开发应注重保护档案的原貌和真实性。
八、电子档案的安全管理1. 电子档案的安全管理应遵循国家网络安全法律法规。
2. 电子档案的安全管理应采取物理、技术、管理等措施，确保档案的保密性、完整性和可用性。
3. 电子档案的安全管理应定期进行风险评估和整改。
九、电子档案的管理责任1. 各级档案行政管理部门负责电子档案的监督、指导和协调。
2. 各级档案馆负责电子档案的接收、整理、保管、利用和开发。
3. 电子档案的形成单位负责电子档案的收集、整理、归档和移交。
十、附则本规范自发布之日起施行。
原有规定与本规范不一致的，按本规范执行。
本规范由国家档案局负责解释。
电子档案安全管理制度
电子档案安全管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子档案的管理和安全工作，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高电子档案工作效率，保护国家和社会利益，特制定本制度。
第二条本制度适用于单位内所有的电子档案管理活动，包括电子档案的生成、采集、归档、传输、保管、利用、销毁等全部环节。
第三条本制度所称电子档案，是指以电子形式产生的档案，包括电子文件、电子数据库、电子邮件等。
第四条电子档案安全管理的基本原则是依法管理、科学管理、规范管理、安全管理和便利管理的总原则。
第五条电子档案的管理应当遵循保密、安全、快捷和的原则。
第二章电子档案的生成和采集第六条电子档案的生成应当遵循以下原则：1、文件名称应当明确、简洁、表达内容准确。
2、文件的编码规则应当统一明确。
3、文件应当是原始完整符合规范的文件。
第七条电子档案采集要求：1、采集电子档案必须遵循文件保密的原则。
2、采集的文件应当进行备份和加密。
3、采集的文件要定期进行联机备份和离线备份。
第三章电子档案的归档和保管第八条归档的电子档案必须按照规定进行备份和归档，并对备份、归档的电子档案进行定期检查和整理。
第九条电子档案的保管要求：1、电子档案的保管要在防火、防潮、防盗、防震等方面进行有效保护。
2、电子档案的保存设备和环境应当符合国家有关规定。
3、未来电子档案的安全使用，必须实行备案、考核、审批制度。
第四章电子档案的传输和利用第十条电子档案的传输要严格遵守有关的传输规范，对传输过程进行监控和记录。
第十一条利用电子档案必须遵守相关保密规定，未经批准不得对外提供电子档案。
第五章电子档案的销毁第十二条电子档案的销毁必须遵守以下规定：1、电子档案的销毁应当按照一定的程序进行，包括申请销毁、审核销毁以及最后报批。
2、电子档案的销毁必须进行备份和归档，以备不时之需。
3、电子档案的销毁必须进行记录，并严格按照规定时间进行销毁。
第六章电子档案的安全管理第十三条电子档案的安全管理的要求：1、电子档案的安全管理要建立完善的安全管理制度，并严格执行。
电子档案存储与管理规范标准
电子档案存储与管理规范标准第一章电子档案存储与管理概述 (3)1.1 电子档案的定义与特点 (3)1.1.1 电子档案的定义 (3)1.1.2 电子档案的特点 (3)1.1.3 保障信息安全 (3)1.1.4 提高档案利用率 (4)1.1.5 降低档案管理成本 (4)1.1.6 适应现代信息技术发展趋势 (4)1.1.7 促进档案资源整合 (4)第二章电子档案存储系统要求 (4)1.1.8 存储设备 (4)1.1.9 服务器设备 (4)1.1.10 备份设备 (4)1.1.11 其他硬件设备 (5)1.1.12 操作系统 (5)1.1.13 数据库管理系统 (5)1.1.14 电子档案管理系统 (5)1.1.15 数据安全 (5)1.1.16 网络安全 (6)1.1.17 身份认证与权限管理 (6)1.1.18 环境安全 (6)第三章电子档案分类与编码 (6)1.1.19 电子档案分类的必要性 (6)1.1.20 电子档案分类体系构成 (6)1.1.21 电子档案分类体系的特点 (7)1.1.22 电子档案编码的必要性 (7)1.1.23 电子档案编码规则构成 (7)1.1.24 电子档案编码规则的特点 (8)第四章电子档案收集与整理 (8)1.1.25 电子档案收集的重要性 (8)1.1.26 电子档案收集的原则 (8)1.1.27 电子档案收集的方法 (8)1.1.28 电子档案整理的意义 (8)1.1.29 电子档案整理的原则 (9)1.1.30 电子档案整理的方法 (9)第五章电子档案著录与标识 (9)1.1.31 概述 (9)1.1.32 著录内容详述 (9)1.1.33 概述 (10)1.1.34 标识规则详述 (10)第六章电子档案存储介质与格式 (11)1.1.36 光盘存储 (11)1.1.37 网络存储 (11)1.1.38 云存储 (11)1.1.39 文本格式 (12)1.1.40 图像格式 (12)1.1.41 PDF格式 (12)1.1.42 XML格式 (12)1.1.43 数据库格式 (12)第七章电子档案备份与恢复 (13)1.1.44 备份策略概述 (13)1.1.45 备份实施步骤 (13)1.1.46 恢复策略概述 (13)1.1.47 恢复实施步骤 (14)第八章电子档案安全管理 (14)1.1.48 制定安全管理方针 (14)1.1.49 建立安全管理制度 (14)1.1.50 实施安全风险管理 (15)1.1.51 开展安全监测与预警 (15)1.1.52 物理安全防护 (15)1.1.53 网络安全防护 (15)1.1.54 数据安全防护 (15)1.1.55 权限管理 (16)1.1.56 应急响应与恢复 (16)第九章电子档案利用与共享 (16)1.1.57 引言 (16)1.1.58 电子档案利用原则 (16)1.1.59 电子档案利用范围 (17)1.1.60 电子档案利用方式 (17)1.1.61 引言 (17)1.1.62 电子档案共享原则 (17)1.1.63 电子档案共享模式 (17)1.1.64 电子档案共享保障措施 (18)第十章电子档案维护与更新 (18)1.1.65 电子档案的安全存储 (18)1.1.66 电子档案的访问控制 (18)1.1.67 电子档案的维护与保养 (19)1.1.68 更新原则 (19)1.1.69 更新流程 (19)1.1.70 更新注意事项 (19)第十一章电子档案审计与监督 (19)1.1.71 审计内容 (20)1.1.72 审计方法 (20)1.1.73 监督管理 (20)第十二章电子档案存储与管理培训与宣传 (21)1.1.75 培训目的 (21)1.1.76 培训内容 (21)1.1.77 培训方法 (21)1.1.78 宣传对象 (21)1.1.79 宣传内容 (22)1.1.80 宣传推广策略 (22)第一章电子档案存储与管理概述信息技术的飞速发展，电子档案作为一种新型的档案形式，已经逐渐取代了传统的纸质档案。
电子档案管理制度及流程规范
一、总则为加强我单位电子档案管理，确保电子档案的完整性、安全性和可用性，依据国家有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、电子档案的定义与范围1. 电子档案：指在单位业务活动中形成的，以电子形式存储、传输、处理、使用的，具有保存价值的记录。
2. 电子档案范围：包括但不限于各类公文、报表、合同、会议记录、项目资料、电子邮件等。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集与整理（1）各业务部门应按照档案收集范围，及时收集本单位业务活动中形成的电子档案。
（2）电子档案收集后，应进行分类、整理，确保档案的完整性、准确性。
2. 电子档案的存储与保管（1）电子档案存储应选择安全可靠的存储介质，如硬盘、光盘、U盘等。
（2）电子档案存储时应采用加密技术，确保档案安全。
（3）电子档案保管应按照档案分类、时间顺序进行排列，便于查阅。
3. 电子档案的利用与借阅（1）电子档案利用应遵循“公开、安全、有序”的原则。
（2）档案利用者需填写《电子档案借阅申请表》，经审批后方可借阅。
（3）电子档案借阅时，应确保档案安全，不得随意复制、传播。
4. 电子档案的销毁与迁移（1）电子档案销毁应严格按照国家相关规定执行，经审批后方可销毁。
（2）电子档案迁移应确保档案安全、完整，迁移过程需进行记录。
四、电子档案管理流程1. 档案收集：各业务部门在业务活动中形成的电子档案，应及时收集，分类整理。
2. 档案审核：档案管理员对收集的电子档案进行审核，确保档案的完整性、准确性。
3. 档案存储：将审核通过的电子档案存储在安全可靠的存储介质上。
4. 档案保管：按照档案分类、时间顺序进行排列，确保档案安全。
5. 档案利用：档案利用者填写《电子档案借阅申请表》，经审批后方可借阅。
6. 档案销毁：电子档案销毁应严格按照国家相关规定执行，经审批后方可销毁。
五、电子档案管理职责1. 各业务部门负责本单位业务活动中形成的电子档案的收集、整理、保管工作。
2. 档案管理员负责电子档案的审核、存储、保管、利用、销毁等工作。
档案管理制度：规范电子档案管理流程
档案管理制度：规范电子档案管理流程引言档案管理是一个组织和管理信息资源的重要环节，尤其在现代信息化社会中，电子档案的管理显得尤为重要。
电子档案管理流程的规范化不仅可以提高工作效率，确保档案的完整性和安全性，还可以为组织的决策提供必要的支持。
本文档介绍了一套规范的电子档案管理流程，以确保档案的有效管理和利用。
一、档案的定义和分类1.1 档案的定义档案是指任何形式的记录或资料，包括纸质档案和电子档案。
电子档案是指以电子形式保存的文件，可以包括文档、电子邮件、图像、视频等。
1.2 档案的分类档案可以根据其内容、形式和用途进行分类。
根据内容可分为行政档案、业务档案、科研档案等；根据形式可分为纸质档案和电子档案；根据用途可分为活动档案、非活动档案等。
二、电子档案管理流程2.1 档案收集与归档档案收集与归档是电子档案管理的第一步，主要包括以下几个环节：•收集档案：组织相关部门对电子档案进行收集，包括从各个业务系统中导出档案数据等方式。
•整理档案：对收集到的电子档案进行整理，包括去除冗余数据、标注档案属性等。
•归档档案：将整理好的电子档案按照一定的文件体系进行归档，确保档案的可检索性和完整性。
2.2 档案存储与备份档案存储与备份是电子档案管理的核心环节，主要包括以下几个步骤：•存储档案：选择合适的存储设备和存储格式，将归档的电子档案及其相关信息进行存储。
•备份档案：对存储的电子档案进行定期备份，确保档案的安全性和可靠性。
•控制权限：对档案进行权限控制，确保只有授权人员可以查看和修改档案。
2.3 档案检索与利用档案的检索与利用是电子档案管理的重要环节，主要包括以下几个步骤：•档案检索：建立档案检索系统，提供各种检索方式和工具，方便用户查找需要的档案。
•档案利用：对检索到的档案进行利用，包括查阅、复制、处理等操作。
2.4 档案保护与销毁档案保护与销毁是电子档案管理的最后一步，主要包括以下几个环节：•档案保护：采取措施确保档案的安全性，包括加密、防病毒、防火墙等。
员工电子档案资料管理制度
第一章总则第一条为规范公司员工电子档案资料的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工电子档案资料的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工电子档案资料的全面、真实、准确；2. 安全性原则：确保员工电子档案资料的安全保密，防止泄露；3. 利用性原则：提高员工电子档案资料的利用率，为各项工作提供有力支持；4. 管理规范原则：建立健全电子档案资料管理制度，明确管理职责。
第二章档案资料范围第四条员工电子档案资料包括以下内容：1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号码等；2. 员工入职、离职资料：劳动合同、入职登记表、离职证明等；3. 员工培训、考核资料：培训记录、考核结果、证书等；4. 员工奖惩资料：奖励决定、处分决定等；5. 员工工资、福利资料：工资条、社保缴纳证明、公积金缴纳证明等；6. 员工其他相关资料：员工出差、请假、出差补贴、加班费等。
第三章档案资料管理职责第五条公司行政部负责员工电子档案资料的管理工作，具体职责如下：1. 制定和实施员工电子档案资料管理制度；2. 建立员工电子档案资料库，负责档案资料的收集、整理、归档、查询和保管；3. 对员工电子档案资料进行定期检查，确保档案的完整、准确和安全；4. 对员工电子档案资料进行保密管理，防止泄露；5. 对员工电子档案资料进行备份，确保数据安全。
第六条各部门负责人对本部门员工电子档案资料的管理工作负直接责任，具体职责如下：1. 严格按照公司规定收集、整理和归档本部门员工电子档案资料；2. 对本部门员工电子档案资料进行保密管理，防止泄露；3. 对本部门员工电子档案资料进行定期检查，确保档案的完整、准确和安全。
第四章档案资料管理流程第七条员工电子档案资料的收集1. 员工入职时，由人力资源部门收集并整理员工电子档案资料；2. 员工离职时，由人力资源部门收集并整理员工电子档案资料。
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电子文件归档与管理规范（试行）
一、范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。
二、引用标准
青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002
三、术语
本标准采用下列术语
1、电子文件
指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、归档电子文件
具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。
3、真实性
指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
4、完整性
指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。
5、有效性
指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
6、逻辑归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
7、物理归档
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
8、元数据
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
四、管理体制和职责
1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。
3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
档案部门要确保电子文件能有效机读。
4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。
五、电子文件的收集
1、收集范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。
按照电子文件的信息类型包括：（1）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
2电子文件收集要求
（1）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。
（2）文本文件收集时应统一将其转换为TXT、word、excel、wps等通用格式的文档
（3）静态图像文件收集时应统一将其转换为PDF、JPEG、jpg等常用格式，推荐使用JPEG、pdf。
（4）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
六、电子文件的归档
1、归档要求
文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。
2、归档电子文件应按"件"进行管理。
一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要章程的历次修改稿等。
3、同一宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
4、按电子文件类别代码相对集中的组织存储载体。
七、鉴定
1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》—2002 (见附录A的表A3)
3、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。
电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
4、归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
5、检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
具体要求参照第八条。
6、把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
7、推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、
可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
8、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
9、将相应的电子文件机读目录、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》(见附录A的表A.4和表A.5)。
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A.4)，以件为单位填写续页(见附录A 的表A.5)。
八、移交、接收检验
8.1.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验。
8.1.2 检验项目如下：
——有无病毒；
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的相应栏目。
8.1.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。
对检验不合格者，应退回重新制作，并再次对其进行检验。
8.2 移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A3)的填写、签字、盖章环节。
登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
8.3 有效性保证
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.6)。
九、电子档案的利用与保密
9.1.1 归档电子文件的封存载体不应外借。
未经批准任何单位或人员不允
许擅自复制电子文件。
9.1.2 利用时应使用拷贝件。
9.1.3 利用时应遵守保密规定。
对具有保密要求的归档电子文件采用联网
的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
9.1.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
9.2 归档电子文件的鉴定销毁
9.2.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定
执行，且应在办理审批手续后实施。
9.2.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同
存储载体一起销毁。
十、统计要求
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁
情况进行统计。
二○一○年月日
青岛全联经济技术有限公司
附录A(规范性附录)登记表格式
表A.1 电子文件登记表(首页)
表A.2 电子文件登记表(续页)
表A.3归档电子文件移交、接收检验登记表。