档案管理工作的规范化和标准化

档案管理工作的规范化和标准化

作者：王瑜

来源：《环球市场信息导报》2016年第03期

档案管理工作是一个相对复杂的档案整理工作，档案管理工作的规范化和标准化有助于提高档案管理水平，提高工作效率和质量。档案管理的主要工作意义是便于以后工作中需要查找档案，实现档案规范化和标准化是现代化档案管理工作的必然要求。本文从多个方面对档案管理工作的规范化和标准化进行了深入的分析研究，总结出了档案管理的重要措施，以促进档案管理工作现代化的发展。

档案整理工作相对比较繁琐，且枯燥无味，主要的工作内容是对档案资料和数据的收集及整理，并对档案数据的完整性和安全性进行日常的维护。传统的档案管理工作主要是靠管理人员人工分类整理，工作量较大，随着科学技术的不断发展，计算机技术得到了很大的应用，档案管理工作现代化的发展要求，需提高档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理工作的效率和质量。

档案管理工作规范化和标准化基础工作研究

档案管理工作繁琐性提高了档案管理工作的难度，对于档案管理工作要遵循其规范化和标准化管理原则，保证档案资料和数据的完整性和安全性，便于档案资料和数据的搜寻。档案的前身是公文，公文制发对档案管理有着一定的影响力。公文纸质的质量决定着档案资料的存放时长，对档案资料的安全性和完整性有着重大影响。档案纸质的尺寸规格要统一规范，便于存放和档案室资料质量的整洁性。在档案的标准过程中不易使用容易褪色的笔种或墨水，要考虑到后续长久保管，保证字迹经过长时间保存仍然清晰如初。

公文档案标题要明确，不可采用简化的形式进行标注，要经过多方审核审批公文标题的准确性，根据公文标题对档案进行分类整理。根据档案整理需求，对档案的文中要规范化和标准化，制定统一的标准，方便后续档案的查找。

档案管理工作人员的规范化管理

档案管理工作人员是档案整理的执行者，其工作素质的培养将关系着档案管理的规范化和标准化。首先是档案管理人员专业素养的管理，现代化的档案管理工作随着计算机科学技术的应用，进入了信息时代，档案管理人员要具有专业的操作技术，能够很好的完成档案管理工作需求。然后是档案管理工作的交接，档案管理人员在工作交接时务必要具有明确性，确保交接工作的完整性，避免交接工作中出现遗漏，不利于档案资料和数据的完整性。最后要提高档案管理工作人员的责任感，对于档案的管理不可马虎，敷衍了事，要严格按照档案管理的规范性和标准性进行档案整理，方面以后的档案查找，保证档案的安全性及完整性。

管理人员要对管理数据进行及时的清理，一些过期的档案应及时清理掉，以保证档案管理的实效性。档案管理工作的过程是收集数据资料，将数据资料进行整理归档、保存管理档案、档案清理，这是一个从产生到销毁的过程。档案整理过程中也分为多个阶段，每个阶段都具有相应的实效性和价值作用，对于不同的档案要采取相应的管理措施，对于失去价值性的档案及时清理掉，提高档案管理的工作效率和准确性。档案管理人员要明确自己的工作内容和目标，规范化管理工作人员的日常工作内容，制定系统化的管理标准，提高档案管理工作的规范化和标准化。

推进档案管理工作的现代化管理

档案管理工作的现代化要求就有必然性，档案管理工作的繁琐性和重复性比较严重，采用现代化的计算机技术可有效的提高管理工作的效率。制定完善的计算机系统，根据档案管理的重要程度、层次性、类别性、效率性，制定一套适合档案管理工作的管理系统，由管理工作人员进行数据录入和整理，最大程度的完成了档案管理的规范化和标准化要求。

根据档案管理的轻重程度逐步推进。计算机在对档案进行管理时，首先要根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所用的卷宗进行顺序排列，在档案使用中可提高搜寻效率，及时的找出所需档案。档案管理采用计算机技术的最主要目的，就是要使档案为社会所用，提高档案的利用率。

档案管理层次著录分析研究。档案管理著录要具有层次性，可根据档案的情况分为案卷级著录、文件组合级著录、文件级著录。分层标准是案卷级著录的，是一些利用价值不高，反映问题相对单一的档案；文件组合级著录的是多个文件反映同一个问题的档案，这些问题具有相似性，可分为组合的形式进行著录；文件级著录是一个文件反映多个问题，以及文件具有较高的利用价值。分层著录极大程度的降低了档案管理的人力、物力、财力的使用，提高了管理工作的效率。

根据档案类别进行分类管理。档案管理分类根据档案的属性：时间、内容、标题、人名、地址等，按照一定的规律进行分类，这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可减少著录环节的工作内容，大大提高了著录的效率。

寻找关键词代替主题词，提高管理工作效率。档案管理关键词代替出题词，很大程度的提高了工作效率，在档案搜寻过程中对于档案的主题词往往没有关键词来的熟悉，从提名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇关键词进行标识。

通过上述现代化计算机技术在档案管理工作中的应用，可见档案管理工作的规范化和标准化的重要性，它决定着档案管理的整洁性、完整性和安全性，以及档案管理工作的效率。

计算机科学技术的应用于档案管理工作，不仅提高了档案管理工作的效率，对档案资料的完整性和安全性有着重要的作用。加强档案管理工作人员的规范性，提高管理人员的工作素质，规范化和标准化的管理档案，保证了档案的质量。对档案数据及时进行更新清理，将过期的档案清理出去，保证档案的实效性。完善计算机档案管理系统，采用高科技的档案管理技术，减轻了档案管理人员的工作压力，提高了工作效率，最大化的保证了档案数据的完整性、实效性和安全性。

（作者单位：镇赉县人力资源和社会保障局）