物业项目(住宅小区)档案管理制度大全
住宅小区物业项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅小区物业项目部档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于住宅小区物业项目部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条住宅小区物业项目部档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）真实记录，全面完整；（三）便于检索，提高效率；（四）安全保管，防止丢失。
第二章档案分类与编号第四条住宅小区物业项目部档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）物业管理档案；（三）财务档案；（四）人力资源档案；（五）工程技术档案；（六）客户服务档案；（七）法律法规及合同档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号方法，编号格式为：“档案类别代码+年份+顺序号”。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应做到及时、准确、完整，确保档案资料的连续性和系统性。
第七条档案收集渠道包括：（一）项目部内部文件、资料；（二）物业管理活动产生的各类文件、资料；（三）政府相关部门、企业、社会团体提供的文件、资料；（四）客户投诉、建议、表扬等反馈信息。
第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、编目等要求进行，确保档案资料便于检索和利用。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应按照以下要求进行：（一）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（二）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，定期检查，确保档案资料完好无损。
第十条档案利用应遵循以下规定：（一）档案查阅需填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；（二）查阅档案时，需遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）查阅档案不得擅自复制、摘抄、拍照等；（四）档案利用结束后，需及时归还档案。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应遵循以下规定：（一）档案销毁前，需进行鉴定，确定无保存价值后方可销毁；（二）档案销毁需经档案管理部门负责人批准，并报相关部门备案；（三）档案销毁应采用焚烧、碎纸机等方式，确保档案资料无法恢复；（四）档案销毁后，需填写《档案销毁登记表》，并由销毁人、监销人签字确认。
物业规章制度档案管理
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
物业项目(住宅小区)档案管理制度
物业项目（住宅小区）档案管理制度物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。
自建筑施工资料物业项目（住宅小区）档案管理制度1整体档案管理档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。
第一节基础管理资料1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用1)工程规划许可证2)施工许可证3)工程总平面图4)建设工程规划管理竣工验收合格证5)国有土地使用证2.办理接管验收手续1)委托物业管理合同2)工程建设施工建档移交清单⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料；⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）；3)商品房质量保证书4)房屋移交验收资料5)设施设备移交清单及档案资料3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1)物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本）2)物业管理有限公司组织机构代码证（正副本）3)物管企业资质证书4)物业管理有限公司税务登记证（正副本）5)上级批文（文件）4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明1)物业委托管理合同2)前期物业管理方案3)物业移交及实施意见5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。
（文件柜放置于）6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定 1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度a）代管维修资金的使用范围b）代管维修资金的和筹集方法c）代管维修资金的管理与使用办法d）代管维修资金的移交7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善1)房屋使用说明书2)公共管理制度⑴治安管理制度⑵消防管理制度⑶门卫管理制度⑷机动车停车场管理制度⑸非机动车管理制度⑹装修管理规定3)政府有关文件8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责1)业主委员会筹备工作资料⑴关于组建业主委员会实施方案⑵业主委员会资料（详见业主意见调查表）⑶业主委员会章程9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意1)创优规划2)创优实施方案（附物业管理质量目标书）3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
小区物业档案管理制度
一、总则为加强小区物业管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
二、管理范围1. 本制度适用于本小区所有物业档案的管理。
2. 物业档案包括但不限于以下内容：（1）小区规划、建设、验收、移交等档案资料；（2）业主（使用人）档案，包括购房合同、身份证、户口簿等；（3）房屋及配套设施设备档案，包括设计、施工、验收、维修等档案资料；（4）物业收费标准、维修基金、公共收益等财务档案；（5）物业管理人员档案，包括人事、培训、考核等档案资料；（6）物业服务合同、管理制度、应急预案等文件档案；（7）其他与物业管理相关的档案资料。
三、管理职责1. 小区业主委员会负责监督物业管理档案管理工作。
2. 物业服务企业负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。
3. 档案管理员负责具体实施档案管理工作，包括：（1）档案的收集、整理、归档；（2）档案的保管、维护、修复；（3）档案的查询、借阅、复制；（4）档案的统计、报告、备案。
四、档案管理要求1. 档案收集：档案管理员应根据档案管理范围，及时、全面地收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序性和可检索性。
3. 档案归档：档案管理员应按照档案归档制度，将整理好的档案及时归档，确保档案的安全和保密。
4. 档案保管：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案的完好无损，防止档案遗失、损坏、虫蛀、霉变等现象。
5. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为业主、物业服务企业及其他相关部门提供档案查询、借阅、复制等服务。
6. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁制度，对已失效、无保存价值的档案进行销毁，确保档案的整洁和有序。
五、档案保密1. 档案管理员应严格遵守国家保密法律法规，确保档案的保密性。
2. 档案管理员不得擅自泄露档案内容，不得将档案用于非法用途。
住宅小区_档案管理制度
第一章总则第一条为规范住宅小区档案管理工作，保障档案的完整、安全与有效利用，根据国家档案管理法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于住宅小区内所有与物业管理相关的各类档案资料的管理。
第三条住宅小区档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料应真实反映小区管理活动；（二）完整性原则：档案资料应全面、系统；（三）安全性原则：确保档案资料不丢失、不损坏；（四）利用性原则：便于档案资料的有效查询和利用。
第二章档案管理机构与职责第四条住宅小区档案管理工作由物业管理公司负责，设立档案室，配备专职或兼职档案管理员。
第五条档案管理员职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案资料的分类、编目、归档和统计；（三）负责档案的鉴定、销毁和归档；（四）负责档案资料的借阅、复制和保密；（五）负责档案管理的培训和指导。
第三章档案资料分类与归档第六条住宅小区档案资料分为以下类别：（一）物业管理类：包括物业管理合同、业主大会决议、物业服务方案等；（二）工程类：包括房屋建筑工程施工图、验收报告、维修记录等；（三）财务类：包括财务报表、收支凭证、审计报告等；（四）人力资源类：包括员工档案、劳动合同、培训记录等；（五）公共安全类：包括消防安全、电梯安全、环境卫生等；（六）其他类：包括小区活动、宣传资料、历史沿革等。
第七条档案资料归档要求：（一）按照档案资料类别和归档范围进行分类整理；（二）归档文件应完整、真实、准确；（三）归档文件应按照时间顺序排列；（四）归档文件应标注文件编号、归档日期、归档人等信息。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案室应保持整洁、通风、干燥，避免阳光直射；（二）档案资料应按照类别和保管期限进行分类存放；（三）档案资料应定期检查、保养，防止虫蛀、霉变、破损；（四）档案资料应定期进行备份，确保数据安全。
第九条档案利用要求：（一）档案资料的借阅需填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅；（二）借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损毁或泄露；（三）借阅期限一般为15个工作日，如需延长，需经档案管理员批准；（四）档案资料归档后，原则上不再外借。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、引言物业档案管理制度是为了规范和管理物业档案，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作效率和服务质量。
本制度旨在规范物业档案的建立、归档、借阅、保管等流程，保障物业档案的合规性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于物业管理公司及其所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业办公楼、工业园区等。
三、档案分类与建立1. 档案分类物业档案按照项目、建筑物、业主等进行分类，确保档案的组织结构清晰明确。
2. 档案建立（1）项目档案：每个物业项目建立一个项目档案，包括项目规划、设计图纸、工程施工合同、竣工验收资料等。
（2）建筑物档案：每栋建筑物建立一个建筑物档案，包括建筑物的基本信息、使用权证书、竣工验收报告、维修记录等。
（3）业主档案：每个业主建立一个业主档案，包括业主的身份证明、购房合同、业主委员会相关文件等。
四、档案归档与借阅1. 档案归档（1）归档责任人：由物业管理公司指定专人负责档案的归档工作。
（2）归档流程：按照档案分类进行归档，先制作档案目录，再进行文件整理和装订，最后将档案存放于专门的档案柜或库中。
（3）归档记录：每份档案归档时需填写归档记录，包括档案名称、归档日期、归档责任人等信息。
2. 档案借阅（1）借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，并注明借阅目的和预计借阅时间。
（2）借阅审批：由物业管理公司指定人员进行借阅申请的审批，确保借阅符合规定和需要。
（3）借阅记录：每次借阅需填写借阅记录，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
五、档案保管与安全1. 档案保管（1）保管责任人：由物业管理公司指定专人负责档案的保管工作。
（2）保管环境：档案室应保持干燥、通风、防潮，并定期清理和消毒，确保档案的安全性和完整性。
（3）保管期限：根据法律法规和业务需要，设定不同的保管期限，过期档案按规定进行处理。
2. 档案安全（1）档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
住宅小区物业档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区内所有物业档案的管理工作，包括房屋及附属设施设备档案、业主档案、财务档案、合同档案、管理文件档案等。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，科学规范；（三）安全保密，方便利用；（四）持续改进，提高效率。
第二章档案管理职责第四条小区物业管理委员会负责小区物业档案管理的监督和指导工作。
第五条物业服务企业应设立档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责小区物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三章档案收集与整理第六条物业档案的收集应做到全面、准确、及时，确保档案的完整性。
（一）房屋及附属设施设备档案：包括房屋验收报告、设计图纸、设备清单、保修卡、维修记录等；（二）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、缴费记录等；（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、预决算报告等；（四）合同档案：包括物业服务合同、租赁合同、装修合同等；（五）管理文件档案：包括管理制度、通知、会议纪要、验收报告等。
第七条物业档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理，按时间顺序排列；（二）编制目录，便于查阅；（三）填写档案盒标签，注明档案名称、编号、页数等；（四）确保档案的整洁、规范。
第四章档案保管与利用第八条物业档案的保管应做到安全、保密、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬。
（一）档案室应保持通风、干燥，温度控制在18-25℃；（二）档案柜应定期清洁、除锈；（三）重要档案应进行加密、复制备份；（四）严格执行档案借阅制度。
第九条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记表》；（二）查阅档案应在档案室内进行，不得带出档案室；（三）查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查阅档案后，应及时归还，保持档案整洁。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区管理和居民权益的重要措施。
通过建立完善的物业档案管理系统，可以提高物业管理效率，保证物业服务质量，促进小区的良好发展。
本文将从五个大点来阐述住宅小区物业档案管理措施的重要性和具体实施方法。
正文内容：1. 优化档案管理流程1.1 建立档案分类体系：根据物业管理的不同需求，将档案按照功能、类型等进行分类，便于管理和查询。
1.2 设立档案管理岗位：明确档案管理的责任人，负责档案的收集、整理、归档和借阅等工作，确保档案的完整性和安全性。
1.3 制定档案管理制度：明确档案管理的工作流程和操作规范，规定档案的存储期限和销毁程序，保证档案的规范管理。
2. 引入信息化管理系统2.1 建立电子档案库：将纸质档案数字化，存储在电子档案库中，方便查询和管理，减少纸质档案的占用空间。
2.2 建设物业管理信息系统：通过引入物业管理信息系统，实现档案管理、业主信息管理、维修工单管理等功能，提高管理效率和服务质量。
2.3 加强数据安全保护：采取数据备份、权限管理等措施，确保档案信息的安全性和可靠性。
3. 定期档案检查与整理3.1 定期档案清理：对已经过期或无效的档案进行清理和销毁，保持档案库的整洁和有序。
3.2 档案整理与归档：对新产生的档案进行分类整理和归档，确保档案的及时归位和易于查找。
3.3 档案检查与修复：定期检查档案的完整性和可读性，对损坏或遗失的档案进行修复或补充，确保档案的完整性和可用性。
4. 加强档案保密工作4.1 建立档案保密制度：明确档案保密的原则和要求，制定档案保密管理制度，保护居民的隐私和权益。
4.2 加强权限管理：对档案的查阅和借阅进行权限控制，确保档案信息的安全性和保密性。
4.3 培训档案管理人员：加强档案管理人员的保密意识和技能培训，提高档案保密工作的水平和效果。
5. 加强档案利用与共享5.1 提供便捷查询服务：建立档案查询平台，为居民提供便捷的档案查询服务，满足居民的信息需求。
物业档案管理制度15篇
物业档案管理制度15篇物业档案管理制度1依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。
公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的.签认。
3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施，注意保密工作。
3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。
确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
物业档案管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
物业住宅小区档案管理制度
物业住宅小区档案管理制度一、总则第一条为了加强物业住宅小区的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有档案资料的管理。
第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率，维护小区业主的合法权益。
第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
二、档案分类与归档第五条物业档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主的基本信息、购房合同、物业服务合同等；2. 物业设施设备档案：包括各类设施设备的购买、安装、维修、保养等资料；3. 物业管理档案：包括物业管理规约、物业管理计划、物业管理报告等；4. 财务管理档案：包括物业服务费用的收取、使用、管理等资料；5. 社区活动档案：包括社区文化活动、业主大会、业主委员会会议等资料；6. 其他相关档案。
第六条各类档案应按照以下要求归档：1. 业主档案：业主入住时，物业公司应收集业主的基本信息，包括业主姓名、性别、年龄、联系方式等，并建立业主档案。
业主档案应按照业主的姓名或房号进行归档。
2. 物业设施设备档案：物业公司应定期对小区内的设施设备进行检查、维修、保养，并记录相关资料。
物业设施设备档案应按照设施设备的类型进行归档。
3. 物业管理档案：物业公司应制定物业管理规约，明确物业管理的目标、任务、措施等。
物业管理档案应按照物业管理阶段进行归档。
4. 财务管理档案：物业公司应定期对物业服务费用进行收取、使用和管理，并记录相关资料。
财务管理档案应按照财务年度进行归档。
5. 社区活动档案：物业公司应定期组织社区文化活动，并记录相关资料。
社区活动档案应按照活动类型进行归档。
6. 其他相关档案：物业公司应根据实际情况，对其他相关档案进行归档。
三、档案管理职责第七条物业公司应指定专人负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
物业档案管理制度(15篇)
物业档案管理制度(15篇)物业档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。
(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
物业档案管理制度21目的为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的.资料整理交档案管理员。
4档案存放位置4.1电脑保存一份电子文档。
4.2__四楼资料室。
5档案管理员5.1行政人事部6档案编号规则(见附件1)7部门档案内容7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
住宅物业业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅物业管理，保障业主的合法权益，维护良好的物业管理秩序，根据《物业管理条例》及相关法律法规，结合本住宅物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本住宅物业所有业主档案的管理工作。
第三条本制度旨在规范业主档案的管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和有效性。
第二章档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息档案：包括业主姓名、身份证号码、联系方式、住址等；2. 业主购房合同、房产证等产权证明档案；3. 业主装修申请、验收记录档案；4. 业主缴费记录档案；5. 业主投诉、建议、表扬等档案；6. 业主大会、业主委员会会议记录及决议档案；7. 业主公约、管理规约等制度档案；8. 其他与业主相关的档案资料。
第三章档案管理职责第五条业主档案管理职责如下：1. 业主委员会负责业主档案的收集、整理、归档和保管工作；2. 物业管理处负责业主档案的日常管理工作，包括档案的查阅、借阅、归档等；3. 业主本人有权查阅、复制自己的档案资料。
第四章档案管理要求第六条业主档案管理要求如下：1. 档案资料应当真实、完整、准确，不得伪造、篡改；2. 档案资料应当按照档案分类标准进行分类、编号、整理，确保档案资料的有序性；3. 档案资料应当保密，不得泄露业主隐私；4. 档案资料应当妥善保管，防止丢失、损坏；5. 档案资料应当定期进行审查、鉴定，确保档案资料的有效性。
第五章档案查阅与借阅第七条业主档案查阅与借阅要求如下：1. 业主本人或其委托代理人可以查阅、复制自己的档案资料；2. 查阅、复制档案资料时，应填写查阅、复制申请表，并说明查阅、复制目的；3. 物业管理处应当及时办理查阅、复制手续，并在查阅、复制后做好登记工作；4. 查阅、复制档案资料时，应遵守档案保密规定，不得泄露业主隐私。
第六章档案保管与移交第八条业主档案保管与移交要求如下：1. 业主档案应当存放于安全、干燥、通风的档案室；2. 档案室应配备必要的档案保管设备，确保档案资料安全；3. 档案保管人员应定期对档案资料进行清理、整理，确保档案资料的完整、准确；4. 档案保管期满后，应按照相关规定进行移交。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区运营顺利进行的重要环节，合理的档案管理措施能够提高物业管理效率，保障业主权益。
本文将从五个方面介绍住宅小区物业档案管理的措施。
一、建立完善的档案管理制度1.1 规范档案分类：将物业档案按照功能、性质、用途等进行分类，如建筑档案、业主档案、设备档案等，确保档案的有序存放。
1.2 设立档案管理部门：成立专门的档案管理部门，负责档案的整理、归档和查询工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 制定档案管理流程：建立档案管理的工作流程，明确档案的流转路径和责任人，确保档案的安全性和可追溯性。
二、做好档案的整理和归档工作2.1 档案整理：对已有的档案进行整理，清理无效档案，确保档案的真实性和完整性。
2.2 档案归档：按照档案分类，将整理好的档案进行归档，采用编号和索引的方式进行管理，方便后续查询和使用。
2.3 档案保管：制定档案保管制度，确保档案的安全性，采取适当的防火、防潮、防虫等措施，定期进行档案检查和维护。
三、建立档案查询和借阅机制3.1 档案查询：建立档案查询系统，业主和相关部门可以通过系统查询需要的档案信息，提高查询效率和准确性。
3.2 档案借阅：对需要借阅档案的人员，建立借阅申请和审批制度，明确借阅期限和责任人，确保档案的安全性和追溯性。
3.3 档案追溯：建立档案追溯机制，记录档案的查询和借阅情况，方便后续的追溯和责任追究。
四、建立档案更新和销毁机制4.1 档案更新：定期对档案进行更新，及时更新小区的建筑、设备等档案信息，确保档案的准确性和时效性。
4.2 档案销毁：对于无效的档案，建立档案销毁制度，按照规定的程序和方式进行销毁，确保档案的安全性和保密性。
4.3 档案备份：建立档案备份制度，将重要档案进行备份，防止档案遗失或损坏的情况发生。
五、加强档案管理的监督和评估5.1 监督检查：定期进行档案管理的监督检查，发现问题及时纠正，确保档案管理工作的规范性和有效性。
2024年物业项目档案管理制度
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
物业项目档案管理制度2
一、各类技术资料必须装订成册，由工程部内勤保管并编制详细目录。
二、资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料，其中一套存档作备用，另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度物业业主档案管理制度是指为了规范物业管理工作，确保物业业主信息的真实、准确和保密性，方便物业管理人员进行业主服务和管理工作所制定的一套文件。
下面是一个关于物业业主档案管理制度的参考内容：一、总则1.1 目的本制度的目的是为了规范物业业主档案管理工作，确保业主档案的完整性、准确性和保密性，提高物业管理工作效率和服务质量。
1.2 适用范围本制度适用于物业管理公司所有管理的小区或物业项目，包括住宅小区、商业物业、写字楼等。
二、档案建立与更新2.1 档案建立2.1.1 每一个业主在办理入住手续时，物业管理公司应当建立相应的业主档案。
2.1.2 业主档案包括业主基本信息、房产证复印件、身份证复印件、联系方式、家庭成员信息等内容。
2.2 档案更新2.2.1 当业主信息发生变动时，物业管理公司应及时更新相应业主档案。
2.2.2 业主迁出或其他情况解除与小区或项目的关系时，应将其档案进行归档处理。
三、档案管理与保存3.1 档案分类3.1.1 按小区或项目进行分类管理，每个小区或项目设立相应的档案库，并进行编号管理。
3.1.2 业主档案应按照入住时间顺序进行归档，确保档案可追溯。
3.2 档案管理3.2.1 档案管理人员应负责对业主档案的存档、归档和借阅管理，并保持档案的完整性和安全性。
3.2.2 借阅档案需要填写借阅申请表，并经过相关主管人员审核才可借阅，并在借阅期限内归还。
3.3 档案保存3.3.1 档案保存应当采用专门的存档室或仓库，并防止灾害、盗窃等事件对档案的损害。
3.3.2 档案保存应按照相关法律法规的要求进行，并定期进行备份和归档，确保档案的安全性和可持续性保存。
四、档案查阅与使用4.1 档案查阅4.1.1 业主有权通过书面申请方式查阅自己的档案，并在规定时间内提供相关支持和服务。
4.1.2 除业主本人外，其他人员查阅档案需要经过合法合规的申请和审核程序。
4.2 档案使用4.2.1 物业管理人员应在业主同意的情况下使用业主档案，且仅限于为业主提供相应的服务和管理工作。
物业项目档案管理制度
物业项目档案管理制度一、总则二、档案的定义三、档案的收集和归档1.物业项目档案的收集：（1）项目前期准备：包括项目资料的收集整理，项目立项报告、招投标文件、合同协议、设计方案等；（2）工程建设阶段：包括设计图纸、工程施工方案、验收资料、质量安全档案等；（3）运维管理阶段：包括设备资料、维修记录、巡查记录、工作报告等；（4）改造升级阶段：包括改造方案、改造合同、验收报告等。
2.物业项目档案的归档：（1）按项目阶段归档：将各个阶段的档案按照时间顺序进行归档，便于查询和参考；（2）按档案类型归档：将各类档案按照类别进行分类和整理，建立清晰的分类目录。
四、档案的保管和利用1.档案的保管：（1）建立物业项目档案室：专门设立物业项目档案室，进行档案的保管和管理；（2）建立档案保管制度：制定档案借阅和归还的规定，保证档案的安全性和完整性；（3）建立防火、防盗措施：采取防火、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案的安全；（4）定期检查档案室：定期检查档案室的环境和防护设施，及时发现和解决问题。
2.档案的利用：（1）建立档案利用制度：制定档案利用的程序和规范，确保档案的有序利用；（2）提供档案查询和复制服务：为需要查询和复制档案的用户提供服务，尽量提高效率和便捷性；（3）档案利用记录：对每次档案的借阅和复制情况进行记录，便于追踪和管理；（4）档案的电子化转存：逐步推行档案的电子化转存，方便快捷地进行查询和利用。
五、档案的保存期限1.项目前期准备阶段的档案：保存期限为永久保存期；2.工程建设阶段的档案：保存期限为50年；3.运维管理阶段的档案：保存期限为30年；4.改造升级阶段的档案：保存期限为30年。
六、档案的销毁1.档案销毁申请：在档案保存期限届满后，由物业项目档案管理员提交档案销毁申请；2.档案销毁程序：经过审核后，按照档案销毁程序进行销毁，确保档案的安全性和完整性；3.档案销毁记录：对每次档案的销毁情况进行记录，以备查阅。
住宅小区业主档案管理制度
一、目的与依据为规范住宅小区业主档案的管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，维护业主的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于住宅小区业主档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
三、职责分工1. 住宅小区物业管理处负责业主档案的管理工作，具体职责如下：（1）负责业主档案的收集、整理、归档；（2）负责业主档案的保管、借阅、查询；（3）负责业主档案的更新、补充；（4）负责业主档案的销毁。
2. 业主委员会负责监督物业管理处业主档案的管理工作，具体职责如下：（1）监督物业管理处业主档案的收集、整理、归档；（2）监督物业管理处业主档案的保管、借阅、查询；（3）监督物业管理处业主档案的更新、补充；（4）监督物业管理处业主档案的销毁。
四、档案内容1. 业主基本情况档案：（1）业主身份证明复印件；（2）业主家庭情况登记表；（3）业主入住资料签收表；（4）业主入住验房表。
2. 业主房屋档案：（1）房屋产权证复印件；（2）房屋买卖合同复印件；（3）房屋装修申请审批表；（4）房屋维修记录。
3. 业主公共事务档案：（1）业主大会、业主委员会会议记录；（2）物业管理规约；（3）公共收益收支情况；（4）物业管理费缴纳记录。
4. 业主投诉、举报、建议档案：（1）业主投诉、举报、建议记录；（2）投诉、举报、建议处理结果。
五、档案管理要求1. 业主档案应按照分类、编号、归档的要求进行管理，确保档案的完整性和可追溯性。
2. 业主档案的保管应采取防潮、防尘、防火、防盗等措施，确保档案资料的安全。
3. 业主档案的借阅、查询应严格按照相关规定办理，确保档案的保密性。
4. 业主档案的更新、补充应及时进行，确保档案内容的准确性。
5. 业主档案的销毁应按照相关规定办理，确保档案的合法合规。
六、附则1. 本制度由住宅小区物业管理处负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】标题：住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是物业管理工作中非常重要的一环，良好的档案管理措施可以提高工作效率、保障住户权益，下面将分享一些物业档案管理的经验和措施。
一、建立完善的档案管理制度1.1 制定档案管理规范：明确档案管理的流程、责任人及具体操作步骤，确保档案管理工作有章可循。
1.2 设立档案管理岗位：设立专门的档案管理岗位，负责档案的整理、归档、借阅等工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 定期培训档案管理人员：定期组织档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业水平和操作技能。
二、建立档案管理系统2.1 建立电子档案管理系统：利用信息化技术建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和查询，提高档案管理的效率和便捷性。
2.2 分类存储档案：根据档案的性质和用途进行分类存储，建立档案的索引和检索系统，方便查阅和利用档案信息。
2.3 定期清理和更新档案：定期对档案进行清理和更新，及时剔除无效档案，保持档案信息的及时性和准确性。
三、加强档案保密措施3.1 设立档案保密制度：建立档案保密的制度和规范，对涉密档案进行严格管理和控制，确保档案信息的安全性和保密性。
3.2 控制档案查阅权限：对档案的查阅权限进行严格控制，设立档案查阅申请流程和审批机制，防止档案信息泄露。
3.3 加强档案存储安全：采取物理和技术手段加强档案的存储安全，防止档案被损坏或丢失，确保档案信息的完整性和可靠性。
四、建立档案借阅管理制度4.1 设立档案借阅流程：建立档案借阅的申请、审批和归还流程，规范档案借阅的操作步骤，防止档案被滥借或遗失。
4.2 登记档案借阅记录：对档案借阅的人员和用途进行登记和记录，建立档案借阅的档案流转表，追踪档案的借阅情况。
4.3 定期检查档案借阅情况：定期对档案借阅情况进行检查和核实，及时发现和解决档案借阅中存在的问题和隐患。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
物业项目(住宅小区)档案管理制度大全
（最新版）
1整体档案管理
档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。
第一节基础管理资料
1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用
1)工程规划许可证
2)施工许可证
3)工程总平面图
4)建设工程规划管理竣工验收合格证
5)国有土地使用证
2.办理接管验收手续
1)委托物业管理合同
2)工程建设施工建档移交清单
⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;
⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料(复印件);
3)商品房质量保证书
4)房屋移交验收资料
5)设施设备移交清单及档案资料
3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理
1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)
2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)
3)物管企业资质证书
4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)
5)上级批文(文件)
4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明
1)物业委托管理合同
2)前期物业管理方案
3)物业移交及实施意见
5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。
(文件柜放置于)
6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定
1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度
a)代管维修资金的使用范围
b)代管维修资金的来源和筹集方法
c)代管维修资金的管理与使用办法
d)代管维修资金的移交
7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善
1)房屋使用说明书
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶门卫管理制度
⑷机动车停车场管理制度
⑸非机动车管理制度
⑹装修管理规定
3)政府有关文件
8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责
1)业主委员会筹备工作资料
⑴关于组建业主委员会实施方案
⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)
⑶业主委员会章程
9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意
1)创优规划
2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)
3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料
10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。
1)员工手册
2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范
3)部门职责
⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)
⑵员工手册
⑶管理中心职责
⑷财务部职责
⑸护卫部内务条令、岗位职责
4)部门工作程序、操作程序
⑴财务部管理制度
⑵客户服务中心工作程序
⑶工程部设备运行维修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各种应急处理方案
A、火警、火灾应急方案
B、停电应急方案
C、护卫部突发事件处理措施
5)管理中心综合管理制度
⑴值班制度
⑵回访制度
⑶档案管理制度
⑷原始记录、资料管理制度
6)管理人员、员工考评细则
⑴管理人员考核细则
⑵财务管理人员考核细则
⑶维修人员考核细则
⑷清洁、绿化人员考核细则
⑸护卫员考核细则
⑹护卫部岗位目标管理考核办法
7)护卫部培训日程、训练记录
8)护卫知识考试资料
9)管理中心原始记录资料
⑴门岗值班记录
⑵监控中心值班记录
⑶紧急情况记录
⑷停车场车辆进出原始记录
⑸房屋装修管理记录
⑹装饰装修申请书、责任书
⑺值班记录
⑻回访记录
⑼维修派工单
⑽住户档案
⑾维修员值班记录
⑿设施设备巡查保养等记录
11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。
1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件
2)管理中心专业技术人员资格证、操作证
3)护卫员上岗证
4)员工劳动合同
12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。
1)小区住户基本资料(备份文件夹类)
2)小区物业基本资料
3)办公文案
4)各类管理制度、文件夹
⑴护卫类
⑵财务类
⑶管理类
⑷保洁类
⑸经营类
⑹人事类
⑺业主委员会
⑻运行维修表
5)住户费用缴费统计资料
13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。
1)年月--财务收支报告
2)向住户公布费用收支情况，资料照片
3)物业管理费用标准批复
4)缴费通知单存根
14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。
1)总平面图
2)共用设施设备及配电系统
3)可视对讲、监控系统
4)消防系统
5)背景音乐系统
6)光纤电视系统
7)办公用设备
8)各种警示牌、标识卡
15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。
1)住户档案
2)商业用房业主档案(含用户)
16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。
1)值班制度
2)回访制度
3)管理人员值班记录
4)维修工单存根及回单
5)设备巡查记录
6)护卫门岗值班记录
7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议
17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为?%以上。
1)《客户意见征询表》
18.建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。
1)物管中心工作程序(见工作守则)
2)设备运行维修工作程序(见工作守则)
3)物业管理质量目标。