行政事务部工作管理手册

行政事务部工作管理手册

行政事务部工作管理手册

2010年8月

目录

第一章总则 (4)

一、制定管理手册的目的 (4)

二、行政事务部的职责范围 (4)

第二章部门结构 (5)

一、部门岗位职责图 (5)

二、岗位职责描述 (6)

第三章工作管理规程 (7)

一、行政管理 (7)

1、考勤制度 (7)

2、加班制度 (7)

3、请假制度 (7)

4、例会制度 (7)

二、业务管理 (7)

1、受理电话规范 (7)

2、发送电话规范 (8)

3、通话的基本要求 (8)

4、总机的管理制度 (8)

5、来宾接待须知 (9)

6、前台接待处配备： (9)

7、办公用品的购发 (9)

8、礼品 (10)

9、名片管理办法 (10)

10、证照的管理 (11)

11、印鉴的管理 (11)

12、员工胸卡的管理办法 (11)

13、钥匙管理规定 (12)

14、书刊管理办法 (12)

15、安全保卫工作条例 (12)

16、司机管理规定： (13)

17、车辆管理办法 (14)

18、会议规则与管理 (15)

三、员工考核管理制度 (18)

1、考核目的 (18)

2、考核时间 (18)

3、考核内容 (18)

4、考核形式和办法 (19)

5、考核程序 (19)

6、特殊考核 (20)

7、考核结果及效力 (20)

第一章总则

一、制定管理手册的目的

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、流程化、提高办事效率，我们在公司管理手册基础上结合本部门的工作特点制定《行

政事务部管理手册》。

二、行政事务部的职责范围

行政事务部的主要职责范围包括：

（一）后勤服务的全方位保障

（二）印鉴管理

（三）安全保卫管理

（四）有关证件的办理与保管

（五）公司活动的组织

第二章部门结构

一、部门岗位职责图

总接公信用文

设行车车机待司件品件备政辆辆

的来考收管管维事的的

接客勤发理理护项使费

听

养用

修预

算

二、岗位职责描述

参照公司《岗位说明书》

第三章工作管理规程

一、行政管理

1、考勤制度

参照公司相关制度

2、加班制度

参照公司相关制度

3、请假制度

参照公司相关制度

4、例会制度

第一条为了能及时总结本部门阶段性工作情况，调整和部署下一阶段工作，及时解

决发生的问题，实现员工的有效沟通，

我部门实行每周例会制度。例会可邀请

其他部门有关人员列席参加。

第二条在周例会上所做出的任何决定，员工都要坚决执行，贯彻落实。

第三条所有员工（特殊情况除外）都必须准时参加

每周的例会，否则按旷工处理。

二、业务管理

1、受理电话规范

第一条电话铃声一响，应迅速接听。

第二条总机在接听电话时要迅速，并用亲切的口吻说：“您好！，***”；

第三条若分机占线，应对来电者说：“对不起，分机占线，请稍后再拨。”；

第四条若对方电话不清晰，应说：“对不起，麻烦您再讲一遍”。若来电者口气不佳或粗言粗

语，都应和气应答；

第五条在受理电话时，要认真听取对方谈话，必要时应做好详细记录；

第四条在结束通话前，道“谢谢，再见！”。

2、发送电话规范

第一条在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿；

第二条电话接通后，应通报自己单位、姓名，如“您好，我是某公司***部***。请求对方找受

话人；

第三条需要对方记录时，在叙述事由前提醒对方做好记录准备；

第四条对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。

3、通话的基本要求

第一条语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自己“我在代表公司讲话，这是公司形象

的一部分。”所以用电话时，一定要注意使用

文明礼貌语言，例如：您好、请、麻烦您了、

谢谢、对不起、请原谅、再见等。在讲话时，

声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方

职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓？应

当怎样称呼您？”；

第二条发音要清楚，语言要准确。通话应使用期普通话，切忌夹杂方言土语；

第三条内容要扼要，重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通

话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意，使

对方能抓住中心；

第四条按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自己的权限，不可怕麻烦，就拒绝或随口答

应，应向对方说明情况，特向领导请示后再答

复对方。

4、总机的管理制度

第一条总机人员应注意衣着、态度；

第二条总机在工作时间必须有人值班，总机文秘有事外出，必须找人替位。除总机文秘外，其

他人不得用总机接打电话；

第三条不准过多、过长时间打私人电话；

第四条不得用公司电话拨打私人长途；

第五条由总机负责快递收发；

第六条由总机负责报刊杂志。

5、来宾接待须知

第一条对非公司同事进入，应主动询问，了解来访目的及机构，姓名，并请对方出示名片；第二条打分机联络被访者，以确定是否有空或接见，如等候时间过久，应主动再联络被访人，

并委婉告之来访者原因；

第三条要求被访人到大堂服务台接来访者到会客室，不可让来宾自行进入；

第四条来访者如果是高级主管之贵宾，即应与主