人事行政管理制度办公用品管理规定

办公用品管理规定

1、目的

为加强公司对办公用品的管理，本着节约开支、避免浪费的原则，特制定本规定。

2、范围

适用于公司各部门、各管理处

3、职责

3.1办公室负责本规定的修改完善和监督。

3.2各部门经理负责本部门办公用品的采购审核和管理。

3.3各部门办公用品管理人员负责按本规定要求保管本部门办公用品。

4、方法和过程控制

4.1分类

4.1.1低值易耗品：签字笔、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、便签纸、标签纸、笔芯、橡皮擦、夹子、涂改液、更正带、白板笔、荧光笔、水彩笔、笔记本、信封、档案袋、墨水等。

4.1.2耐用品：名片、文件夹、压杆架、计算器、订书器、笔筒、钢笔、档案盒、票夹、印台（油）、软盘、刻录盘、剪刀、打孔机、起钉器、装订机、板夹、裁纸刀等价值较高或使用寿命较长的物品。

4.1.3办公耗材：打印机、复印机、激光打印机碳粉、硒鼓，喷墨打印机墨盒（水）、复印机碳粉、传真机、鼠标，键盘等。

4.1.4其它：各类印刷的表格、文件头、信封等，财务账本、凭证，U盘等。

4.2办公用品申请规定

4.2.1每月20日前，各部门办公用品负责人汇总本部门下月所需的办公用品，根据计划指标和库存量填写《办公用品/设备需求表》，经部门经理审核批准后报行政部，行政副总审批后，各部门再填报《采购申请表》，按采购程序进行办公用品的采购。

4.2.2行政部对耐用品按公司规定的《办公用品配发标准》，并审核各部门的需求计划，对于申报不合理的办公用品应予纠正。

4.3办公用品采购规定

4.3.1办公用品实行计划采购，统一发放，办公用品每月计划采购一次。

4.3.2核算处采购部负责办公用品的采购。办公用品的采购应本着“节约开支，合理使用”的原则；在采购办公用品时应查清库存，避免重复浪费；采购时应综合考虑价格、质量、使用期限等因素，货比三家，取最佳性能价格比的分供方予以合作。

4.3.3各部门每月使用办公用品的费用由核算部核定，各部门应按核定费用进行采购。凡超支的月计划采购，各部门还应向核算部提出超支款消化计划。

4.3.4办公用品采购后，由核算处库房依据办公用品采购申请单办理入库登记。

4.3.5属于收楼、节日现场布置、工程使用的物品，不要混在办公用品采购单中，应单独申报采购单并予以注明。

4.4办公用品领用规定

4.4.1各部门于次月5日前到核算部库房按计划领取当月办公用品。领用时，须填写《办公用品领用登记表》。

4.4.2办公用品的领用由库房设专人负责，并做好办公用品领用登记，做到有帐可查。

4.4.3各部门发放办公用品应作发放登记，建立个人领用办公用品台帐。

4.4.4对于所需的墨盒、墨粉、色带等办公耗材由设备负责人统一管理，领用时以旧换新。

4.4.5前台接待及收银可配带签字笔，保洁领班、设备人员可领用圆珠笔。

4.4.6员工使用的各种笔芯和笔记本按部门的月计划指标以旧换新。

4.4.7新进员工到职时，所在部门办公用品负责人应及时提供必需的办公用品；员工离职时，须将所领办公用品交至本部门办公用品负责人处，并在《离职人员完善表》中“办公用品”项目栏签字确认。

4.5办公用品管理规定

4.5.1办公用品的使用分个人使用和部门使用两种。个人使用指由个人使用保管的用品，如铅笔、橡皮擦、胶水等；而部门使用指本部门共同使用的用品，如打孔机、钉书器，应由部门负责人指定专人保管。

4.5.2超过一个季度需要保存的文件资料，可装订归档。库房有装订可借用，资料盒、文件夹只适于保管当月或本季度的文件资料。

4.5.3对于各部门保管的办公用品，管理员要针对其使用寿命、价值或工作需要进行合理调配，当使用人更换时，必须以旧换新，对于丢失或人为损坏的须照价赔偿。

4.5.4办公用品管理员应定期对需报废的耐用品办理报废手续。

4.5.5各部门及员工在使用办公用品文具用品时应节约、爱惜和认真保管，严禁将公司的文具用品带回家私用。

4.5.6每年6月30日及12月30日，各部门应配合核算部库房和行政部对各部门办公用品库房和使用情况进行盘点。

5、相关文件

《办公用品配发标准》

6、工作记录

6.1《办公用品/设备需求表》

6.2《采购申请表》